Zielsetzung

Erstelle einen automatisierten Prozess, um deine Mitarbeiterdaten auf der Grundlage deiner Mitarbeiterdaten auf dem neuesten Stand zu halten. Damit kannst du alle Daten, die du in deinen HR- oder IT-Systemen hast, in Actimo nutzen und sicherstellen, dass deine Mitarbeiter entsprechend ihrer Reise innerhalb deines Unternehmens angelegt und gelöscht werden.

Die Integration fungiert als Daten-Copilot, der dir hilft, dich auf die Kommunikation mit deinen Mitarbeitern zu konzentrieren.

Anforderungen

Damit du die CSV-Integration nutzen kannst, musst du die folgenden Voraussetzungen erfüllen.

• Kaufe Integrationsoptionen (wenn du unsicher bist, wende dich an unseren Support)

• Zugriff auf einen sftp-Server oder Webserver mit Basic Authentication

• Eine csv-Datei mit Mitarbeiterdaten auf den Server übertragen können

• Admin-Zugang in Actimo

• Wir können eine CSV-Integration pro Kunde haben.

• Der Dateiname muss gleich bleiben und darf kein Datum oder ähnliches enthalten.

• Die Datei sollte alle Mitarbeiter enthalten. Erstellungen, Löschungen und Aktualisierungen werden von uns durchgeführt.

• Die erste Zeile sollte eine Kopfzeile sein, in der die verschiedenen Spalten erklärt werden.

• Es muss eine eindeutige ID geben, die sich nicht ändert, wenn der Mitarbeiter seine Position, seinen Namen, seine E-Mail-Adresse oder ähnliches ändert. Normalerweise die primäre ID im Quellsystem.

• Die Namen müssen in Vor- und Nachname getrennt werden.

• Die Landesvorwahl kann Teil der Handynummer oder eine separate Spalte sein, wird aber benötigt, um Telefonnummern korrekt zu analysieren.

• Du kannst Mitarbeiterbeziehungen unter Verwendung der eindeutigen ID erstellen, typischerweise eine manager_id-Spalte mit der eindeutigen ID der Führungskraft.

• Du kannst den verschiedenen Spalten je nach Typ eine Validierung hinzufügen. Wenn die Validierung fehlschlägt, wird der Mitarbeiter nicht an Actimo übertragen und wenn er bereits übertragen wurde, wird er gelöscht.

• String: "Gleich", "Leer" und "Nicht leer"

• Nummer: ">", ">=", "<" und "<="

• Datum: "Vor jetzt oder leer" und "Nach jetzt oder leer".

Fallbeispiel

In diesem Szenario verwenden wir einen Fall, um zu zeigen, wie wir die Integration einrichten. Stellen wir uns vor, wir sind ein Einzelhändler, der eine Mitarbeiter-App für 500 Mitarbeiter in verschiedenen Regionen, Funktionen und Abteilungen betreiben möchte. Wir wissen auch, dass es trotz einer nativen App den Wunsch gibt, SMS und E-Mails versenden zu können. Wir haben die Aufgabe, Mitarbeiterdaten zu integrieren und automatisch zu verarbeiten. Wir haben jetzt die folgenden Jobs:

• Importieren Sie relevante Daten, damit unsere Kommunikationsabteilung mit den Mitarbeitern in Kontakt treten kann und Intelligente Gruppen und Feeds um Mitarbeiter voneinander zu unterscheiden

• Stelle sicher, dass Personen, die nicht mehr im Unternehmen arbeiten, gelöscht werden

• Stelle sicher, dass neue Mitarbeiter automatisch hinzugefügt werden

• Zusatz: Wir wurden auch gebeten, zu prüfen, ob wir über die Integration von Actimo eine direkte Verbindung zu den Mitarbeitern herstellen können.

Schritte zum Start

Schritt 1: Welche Daten werden benötigt?

Du musst mit deinen Teams sprechen und sicherstellen, dass du die relevanten Daten für die Ziele, die du erreichen willst, zur Verfügung hast. In unserem Fall werden wir die folgenden Daten abrufen:

• Vorname

• Nachname

• Mitarbeiter-ID (oder ein anderer eindeutiger Identifikator für einen Mitarbeiter)

• Titel

• Berufsfunktion

• speichern

• Region

• Ländercode

• Handynummer

• E-Mail

• manager employee id (Spalten, die die ID des Managers eines Mitarbeiters anzeigen)

Tipp: Frag deine Personalabteilung / IT-Abteilung nach einem Beispiel für die CSV-Datei, die in den sftp-Server eingefügt werden soll, damit du einen Überblick darüber bekommst, aus welchen Daten du auswählen kannst. Du wirst diese Datei auch später noch brauchen, wenn du die verschiedenen Spalten den Feldern der Kontakte in Actimo zuordnen musst. 

Du wirst die Spaltennamen auch sehen können, wenn du deine Integration zum ersten Mal mit Beispieldaten in Actimo testest.

Schritt 2: Wir richten Actimo für den Empfang von Mitarbeiterdaten ein

Wenn du dich entschieden hast, welche Daten du übermitteln möchtest, musst du die richtigen Felder bereithalten, um die Daten in Actimo zu erfassen. Zu diesem Zweck verwenden wir Kontaktfelder.

Gehe in die obere rechte Ecke von Admin --> Klicke auf Kontakte

Actimo wird mit Standardfeldern wie Land, Mitarbeiter-ID, Firmenname usw. geliefert. Du musst feststellen, ob du Daten hast, die nicht in die aktuelle Konfiguration passen. In unserem Beispiel haben wir ein neues benutzerdefiniertes Feld für Store und Funktion erstellt. Sobald du auf Speichern klickst, sind sie einsatzbereit.

Ein weiterer wichtiger Schritt, um deine Actimo-Plattform vorzubereiten, ist die Wahl deiner Nachschlüssel-Einstellungen. Auf diese Weise stellst du sicher, dass du nie doppelte Mitarbeiter in deiner Plattform hast. Sie muss für den Arbeitnehmer zu 100 % einzigartig sein.

Wenn du eine Integration verwendest, musst du das Dropdown-Menü auf "Quelldaten" stellen.

Gehe in die obere rechte Ecke von Admin --> Klicke auf Kontakte --> Scrolle bis zum Ende der Seite

Tipp: In manchen Fällen hast du keine Mitarbeiter-ID, in diesem Fall kannst du eine E-Mail verwenden. Bitte schreibe die Unterstützung an support@actimo.com wenn du irgendwelche Fragen hast.

Schritt 3: Verbinde Actimo mit deinem SFTP-Server

Bevor wir alle Daten synchronisieren können, müssen wir die beiden Systeme miteinander verbinden.

Gehe zu Admin oben rechts --> Klicke auf Integration --> Klicke auf Externe CSV hinzufügen

Du brauchst eine Reihe von Informationen von deiner IT-Abteilung oder der Person, die den SFTP-Server auf deiner Seite eingerichtet hat. Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder. Eine Erklärung der Felder findest du weiter unten.

• Vollständiges URI-Schema zur CSV-Datei: Entweder ein sftp:// oder https:// vollständiger Pfad zu der eigentlichen Datei. Wenn der Port vom Standard abweicht (sftp 22, https 443), muss das angegeben werden.

• Feldtrennzeichen: Die Art des verwendeten Trennzeichens, in der Regel entweder ein Doppelpunkt oder ein Komma oder ; - kann aber auch ein anderes sein.

• Kodierung: typischerweise entweder utf8 oder latin1 - Standardwert ist utf8

• Die Datei ist ohne Kopfzeile: In einer CSV-Datei hast du normalerweise eine erste Zeile mit Spaltennamen definiert. Wenn es in der Datei keine Definitionszeile gibt, muss dieses Kästchen angekreuzt werden.

• Anmeldedaten (Benutzername, Passwort, Passphrase, privater Schlüssel):

• Wenn das Protokoll https ist, dann immer Benutzername und Passwort

• Wenn das Protokoll sftp ist, kann es Benutzername und Passwort sein, oder Benutzername und privater Schlüssel, oder Benutzername und privater Schlüssel und Passphrase, oder Benutzername und Passwort und privater Schlüssel und Passphrase.

Fülle die Informationen für deine Einrichtung aus --> Klicke unten auf Speichern --> Klicke auf Testen

Du solltest jetzt eine grüne Bestätigungsmeldung sehen, die dir mitteilt, dass du verbunden bist, und ein Beispiel für deine Daten aus der CSV-Datei.

Schritt 4: Zuordnung von CSV-Daten zu Kontakten in Actimo

Es ist wichtig, dass wir sicherstellen, dass die richtigen Daten den richtigen Feldern der Kontakte in Actimo zugeordnet werden. So kannst du alle Mitarbeiter in einem bestimmten Geschäft, einer Region, einer Funktion usw. automatisch mit intelligenten Gruppen zusammenfassen.

Gehe zu Admin oben rechts --> Klicke auf Integration --> Scrolle nach unten und klicke auf Ad Custom Field.

Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Daten deiner Mitarbeiter korrekt in die Kontaktfelder in Actimo eingefügt werden. Dazu erstellst du ein Feld für deine Spaltenüberschriften und ordnest es dann dem richtigen Feld in Actimo zu. 

Klicken Sie auf + Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen --> Schreiben Sie den gleichen Namen wie den Titel der Kopfzeile in der CSV-Datei --> Speichern --> Ordnen Sie dem Feld in Actimo zu.

Dann musst du nur noch sicherstellen, dass du alle CSV-Spalten in deiner CSV-Datei einem Feld in Actimo zuordnest, wie in Schritt 1 in dieser Anleitung beschrieben.

Schließlich kannst du auswählen, in welchen Arbeitsbereich deine Daten eingefügt werden sollen. Wir empfehlen, in deinen primären Arbeitsbereich zu importieren und nur mit einem Arbeitsbereich in deinem Konto zu arbeiten, es sei denn, du brauchst mehr. Bitte wende dich bei Bedarf an unseren Support.

Klicke auf Speichern, wenn du mit der Zuordnung deiner Daten fertig bist.

Schritt 5: Mit Actimo synchronisieren

Wenn du alle oben genannten Schritte erledigt hast, musst du nur noch die Integration starten.

Gehe zu Admin oben rechts --> Klicke auf Integration --> Klicke auf Sync Now

Du solltest sehen, dass alle deine Mitarbeiter als Kontakte in Actimo eingetragen werden. Wenn du auf Kontakte klickst, kannst du die Daten sehen. Es sollte in etwa so aussehen.

Unterstützte Verschlüsselungen, die sFTP verwenden kann, sind:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Bitte schreibe unseren Support für IP-Whitelisting bei Bedarf an support@actimo.com oder sprich mit deinem Integrationsspezialisten, falls dir einer zugewiesen wurde.

Tags: Benutzerdefiniert, Feld, Kontakte, Integration, SFTP, CSV, URI, Chiffren