Tujuan

Buat proses otomatis untuk memperbarui data karyawan Anda berdasarkan data karyawan Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk menggunakan semua data yang Anda miliki di sistem HR atau IT Anda di Actimo serta memastikan karyawan Anda dibuat dan dihapus berdasarkan perjalanan mereka di perusahaan Anda.

Integrasi ini akan bertindak sebagai co-pilot data yang membantu Anda fokus untuk terhubung dengan karyawan.

Persyaratan

Anda harus memiliki persyaratan berikut untuk dapat menggunakan integrasi CSV.

• Beli opsi integrasi (jika tidak yakin, hubungi tim dukungan kami)

• Akses ke server sftp atau server web dengan Autentikasi Dasar

• Dapat membuang file csv dengan data karyawan ke server

• Akses Admin di Actimo

• Kami dapat memiliki satu integrasi CSV per klien.

• Nama file harus tetap sama dan tidak mengandung tanggal atau sejenisnya.

• File tersebut harus berisi semua karyawan. Pembuatan, penghapusan, dan pembaruan ditangani oleh kami.

• Baris pertama harus merupakan baris header yang menjelaskan kolom yang berbeda.

• Perlu ada ID Unik, yang tidak berubah jika karyawan berganti posisi, nama, email, atau sejenisnya. Biasanya merupakan id utama dalam sistem sumber.

• Nama harus dipisahkan antara Nama Depan dan Nama Belakang.

• Kode negara dapat menjadi bagian dari nomor ponsel, atau kolom terpisah, tetapi diperlukan untuk mengurai nomor telepon dengan benar.

• Anda dapat membuat hubungan karyawan menggunakan ID Unik, biasanya kolom manager_id dengan ID Unik manajer.

• Anda dapat menambahkan validasi ke kolom yang berbeda, berdasarkan jenisnya. Jika validasi gagal, karyawan tidak akan ditransfer ke Actimo dan jika sudah ditransfer, karyawan tersebut akan dihapus.

• String: "Sama", "Kosong", dan "Tidak Kosong"

• Nomor: ">", ">=", "<" dan "<="

• Tanggal: "Sebelum Sekarang atau Kosong" dan "Setelah Sekarang atau Kosong".

Contoh kasus

Dalam skenario ini kita akan menggunakan sebuah kasus sebagai contoh bagaimana cara mengatur integrasi. Bayangkan kita adalah Retailer yang ingin menjalankan aplikasi karyawan untuk 500 karyawan di berbagai wilayah, fungsi, dan departemen. Kita juga tahu bahwa meskipun kita akan menjalankan aplikasi asli, ada keinginan untuk dapat mengirim sms dan email. Kami ditugaskan untuk mengintegrasikan dan menangani data karyawan secara otomatis. Saat ini kami memiliki beberapa pekerjaan sebagai berikut:

• Impor data yang relevan, sehingga departemen komunikasi kami dapat terhubung dengan karyawan dan menggunakan Grup pintar dan Umpan untuk membedakan karyawan satu dengan yang lain

• Pastikan orang yang berhenti bekerja di perusahaan dihapus

• Pastikan karyawan baru ditambahkan secara otomatis

• Tambahan: Kami juga telah diminta untuk mencoba melihat apakah kami dapat menghubungkan langsung manajemen ke karyawan i Actimo melalui integrasi

Langkah-langkah untuk meluncurkan

Langkah 1: Data apa saja yang dibutuhkan?

Anda perlu berbicara dengan tim Anda dan memastikan bahwa Anda memiliki data yang relevan untuk tujuan yang ingin Anda capai. Dalam kasus kami, kami akan mengambil data berikut ini:

• nama depan

• nama belakang

• id karyawan (atau pengenal unik lainnya untuk karyawan)

• judul

• fungsi pekerjaan

• toko

• wilayah

• kode negara

• nomor ponsel

• email

• id karyawan manajer (kolom yang menunjukkan id karyawan manajer)

Tips: Tanyakan kepada HR / TI Anda untuk contoh file CSV yang akan dimasukkan ke server sftp, sehingga Anda bisa mendapatkan gambaran umum tentang data mana yang bisa Anda pilih. Anda akan membutuhkan file ini nantinya juga ketika anda harus memetakan kolom yang berbeda ke kolom pada kontak di Actimo. 

Anda juga akan dapat melihat nama-nama kolom ketika Anda menguji integrasi Anda untuk pertama kalinya dengan contoh data di Actimo.

Langkah 2: Menyiapkan Actimo untuk menerima data karyawan

Setelah Anda memutuskan data mana yang ingin Anda bidik, Anda harus memiliki bidang yang tepat untuk mengambil data di Actimo. Untuk tujuan ini, kami menggunakan Bidang Kontak.

Masuk ke bagian Admin di pojok kanan atas -> Klik Kontak

Actimo dilengkapi dengan bidang default seperti Negara, id Karyawan, nama pertama, dll. Anda perlu mengidentifikasi apakah Anda memiliki data yang tidak sesuai dengan pengaturan saat ini. Dalam contoh kita, kita telah membuat bidang kustom baru untuk Toko dan Fungsi. Setelah Anda mengklik Simpan, mereka akan siap digunakan.

Langkah penting lainnya untuk mempersiapkan platform Actimo Anda adalah memilih pengaturan Duplicate Key. Ini adalah cara untuk memastikan Anda tidak akan pernah mendapatkan karyawan yang sama di platform Anda. Ini harus 100% unik bagi karyawan.

Saat menggunakan integrasi, Anda akan memerlukan menu tarik-turun ke "Sumber Data".

Masuk ke bagian Admin di pojok kanan atas -> Klik Kontak -> gulir ke bawah hingga ke bagian bawah halaman

Tip: Dalam beberapa kasus, Anda mungkin tidak memiliki id karyawan, dalam hal ini Anda dapat menggunakan email. Silakan tulis dukungan di support@actimo.com jika Anda memiliki pertanyaan.

Langkah 3: Mari hubungkan Actimo dan server SFTP Anda

Sebelum kita dapat menyinkronkan semua data, kita perlu menghubungkan kedua sistem satu sama lain.

Masuk ke bagian Admin di pojok kanan atas -> Klik Integrasi -> Klik Tambahkan CSV Eksternal

Anda akan membutuhkan banyak informasi dari departemen TI Anda atau orang yang menyiapkan server SFTP di sisi Anda. Kolom yang ditandai dengan warna merah wajib diisi. Lihat penjelasan kolom di bawah ini.

• Skema URI lengkap ke file CSV: Jalur lengkap sftp:// atau https:// ke file yang sebenarnya. Jika port berbeda dari standar (sftp 22, https 443) maka itu perlu disertakan.

• Pemisah bidang: Jenis pembatas yang digunakan, biasanya berupa titik dua atau koma, atau; - tetapi bisa juga yang lain.

• Pengkodean: biasanya utf8 atau latin1 - standarnya adalah utf8

• File tanpa baris header: Dalam CSV, Anda biasanya memiliki baris pertama dengan nama kolom yang ditentukan. Jika tidak ada baris definisi dalam file, maka kotak centang ini harus dicentang.

• Kredensial (nama pengguna, kata sandi, kata sandi, kunci pribadi):

• Jika protokolnya adalah https, maka selalu gunakan nama pengguna dan kata sandi

• Jika protokolnya adalah sftp, maka bisa berupa nama pengguna dan kata sandi, atau nama pengguna dan kunci privat, atau nama pengguna dan kunci privat dan kata sandi, atau nama pengguna dan kata sandi dan kunci privat dan kata sandi.

Isi informasi untuk penyiapan Anda -> Klik Simpan di bagian bawah -> Klik Uji

Sekarang Anda seharusnya dapat melihat pesan konfirmasi berwarna hijau yang memberitahukan bahwa Anda telah terhubung dan contoh data Anda dari file CSV.

Langkah 4: Memetakan data CSV ke kontak di Actimo

Penting bagi kita untuk memastikan bahwa data yang benar dipetakan ke bidang yang benar pada kontak di Actimo. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengelompokkan semua karyawan di toko, wilayah, fungsi tertentu, dan sebagainya secara otomatis menggunakan grup pintar.

Masuk ke Admin di pojok kanan atas -> Klik Integrasi -> Gulir ke bawah dan klik Bidang Khusus Iklan.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa data karyawan Anda telah dimasukkan dengan benar ke dalam kolom kontak di Actimo. Hal ini dilakukan dengan membuat sebuah bidang untuk tajuk kolom Anda dan kemudian memetakannya ke bidang yang benar di Actimo. 

Klik + Tambahkan Bidang Khusus --> Tulis nama yang sama dengan judul header di CSV --> Simpan --> Petakan ke bidang di Actimo.

Selanjutnya tinggal memastikan bahwa Anda memetakan semua kolom CSV dalam CSV Anda ke sebuah bidang di Actimo sesuai dengan langkah 1 dalam panduan ini.

Terakhir, Anda dapat memilih ruang kerja mana yang Anda inginkan untuk memasukkan data Anda. Kami menyarankan untuk mengimpor ke ruang kerja utama Anda dan hanya menjalankannya dengan satu akun kecuali Anda memiliki kebutuhan khusus untuk lebih dari itu. Silakan hubungi tim dukungan kami jika diperlukan.

Klik Simpan setelah selesai memetakan data Anda.

Langkah 5: Sinkronisasi ke Actimo

Setelah Anda selesai dengan semua langkah di atas, Anda tinggal memulai integrasi.

Masuk ke bagian Admin di pojok kanan atas -> Klik Integrasi -> Klik Sinkronisasi Sekarang

Anda akan merasakan bahwa semua karyawan Anda akan dimasukkan ke dalam Kontak di Actimo. Anda akan dapat melihat data dengan mengeklik kontak. Seharusnya terlihat seperti ini.

Sandi yang didukung yang dapat digunakan sFTP adalah:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Silakan kirimkan dukungan kami untuk daftar putih IP jika perlu ke support@actimo.com atau bicarakan dengan spesialis integrasi Anda jika ada yang menangani kasus Anda.

Tags: kustom, bidang, kontak, integrasi, SFTP, CSV, URI, Ciphers