Beveiliging en IT: Microsoft PowerPoint-synchronisatie

Onze software integreert met OneDrive en SharePoint met behulp van een door Microsoft geverifieerde OAuth-toepassing, die onze identiteit als vertrouwde uitgever bevestigt. We gebruiken de Microsoft Graph voor alle interacties en zorgen ervoor dat we alleen toegang hebben tot gegevens die de gebruiker expliciet heeft toegestaan.

De gebruiker wordt gevraagd in te loggen op Microsoft OneDrive / SharePoint om een bestand/presentatie te selecteren die door Kahoot kan worden geopend en geïmporteerd.  

• Rechten (Scopes)
  • Files.Read.All
    Geeft leestoegang tot alle bestanden die de gebruiker mag bekijken.
  • User.Read
    Hiermee kan onze software de basisprofielgegevens van de gebruiker ophalen (bijv. naam).

Alle bewerkingen vinden plaats onder de eigen Microsoft-referenties van de gebruiker, wat betekent dat onze software geen toegang krijgt tot andere inhoud dan wat de gebruiker al kan bekijken.  Bovendien leest onze software alleen de bestanden die de gebruiker expliciet heeft geselecteerd om te importeren in de picker UI.  

Gegevens die we opslaan en waar ze worden opgeslagen

1. Metagegevens

• Wanneer een gebruiker een document synchroniseert, slaan we geselecteerde informatie op:
  • Microsoft-specifieke gebruikers-ID
  • Microsoft-specifieke document-ID
  • Documentnaam en -type
  • Laatst bijgewerkte tijdstempel (van Microsoft)
  • Laatst gesynchroniseerde tijdstempel
  • Een hash per dia voor PowerPoint-bestanden (PPTX) (om wijzigingen te detecteren)
• Deze metagegevens worden gehost in Europese datacenters op Google Cloud.

2. Afbeeldingen van dia's

• Onze software genereert afbeeldingen van elke dia (of pagina).
• Deze afbeeldingen worden opgeslagen in een beveiligde Amazon S3 bucket in Europa en geleverd via een Content Delivery Network (CDN).

3. Conversie van documenten

• We werken samen met een externe service, CloudConvertom documenten om te zetten in afbeeldingen.
• CloudConvert verwijdert het bronbestand automatisch na 24 uur.

4. Bewaren van gegevens

• Wanneer een gebruiker een document uit onze software verwijdert, blijven de bijbehorende metadata en eventueel gegenereerde afbeeldingen behouden, tenzij de gebruiker of zijn organisatie om volledige verwijdering verzoekt.
• Alle gegevensoverdrachten (bijvoorbeeld naar Microsoft of naar CloudConvert) vinden plaats via versleutelde (HTTPS) verbindingen.

Toegang intrekken en Token verlopen

Als een beheerder de rechten van een gebruiker op toegang tot OneDrive/SharePoint intrekt, verloopt het OAuth-token binnen een uur, maar de wijziging van de rechten moet onmiddellijk van kracht zijn op de servers van Microsoft. Na deze Kahoot! hebben geen toegang tot de presentatie en kunnen de kahoot niet bijwerken met bijgewerkte informatie uit de presentatie.