Målsætning

Opret en automatiseret proces til at holde dine medarbejderdata opdateret baseret på dine medarbejderdata. Det giver dig mulighed for at bruge alle de data, du har til rådighed i dine HR- eller IT-systemer i Actimo, samt sikre, at dine medarbejdere oprettes og slettes på baggrund af deres rejse i din virksomhed.

Integrationen fungerer som en data-co-pilot, der hjælper dig med at fokusere på kontakten med medarbejderne.

Kravene

Du skal have følgende krav på plads for at kunne bruge CSV-integrationen.

• Køb integrationsmuligheder (hvis du er i tvivl, så kontakt vores support)

• Adgang til en sftp-server eller webserver med Basic Authentication

• Være i stand til at dumpe en csv-fil med medarbejderdata på serveren

• Administratoradgang i Actimo

• Vi kan have én CSV-integration pr. klient.

• Filnavnet skal være det samme og må ikke indeholde dato eller lignende.

• Filen skal indeholde alle medarbejdere. Oprettelser, sletninger og opdateringer håndteres af os.

• Den første linje skal være en overskriftslinje, der forklarer de forskellige kolonner.

• Der skal være et unikt ID, som ikke ændrer sig, hvis medarbejderen skifter stilling, navn, e-mail eller lignende. Normalt det primære id i kildesystemet.

• Navne skal adskilles i fornavn og efternavn.

• Landekoden kan være en del af mobilnummeret eller en separat kolonne, men er nødvendig for at analysere telefonnumre korrekt.

• Du kan oprette medarbejderrelationer ved hjælp af det unikke ID, typisk en manager_id-kolonne med lederens unikke ID.

• Du kan tilføje validering til de forskellige kolonner baseret på type. Hvis valideringen mislykkes, bliver medarbejderen ikke overført til Actimo, og hvis medarbejderen allerede er overført, bliver den slettet.

• Streng: "Lige", "Tom" og "Ikke tom"

• Nummer: ">", ">=", "<" og "<="

• Dato: "Før nu eller tom" og "Efter nu eller tom".

Eksempel på sag

I dette scenarie bruger vi en case til at eksemplificere, hvordan man opsætter integrationen. Lad os forestille os, at vi er en detailhandler, der ønsker at køre en medarbejderapp for 500 medarbejdere i forskellige regioner, funktioner og afdelinger. Vi ved også, at selv om vi vil køre en native app, er der et ønske om at kunne sende sms'er og e-mails. Vi har til opgave at integrere og automatisk håndtere medarbejderdata. Vi har nu følgende jobs:

• Importer relevante data, så vores kommunikationsafdeling kan komme i kontakt med medarbejderne og bruge Smarte grupper og feeds til at differentiere medarbejderne fra hinanden

• Sørg for, at folk, der holder op med at arbejde i virksomheden, bliver slettet

• Sørg for, at nye medarbejdere automatisk bliver tilføjet

• Tilføjelse: Vi er også blevet bedt om at prøve at se, om vi kan forbinde direkte ledelse til medarbejdere i Actimo via integrationen

Skridt til lancering

Trin 1: Hvilke data er der brug for?

Du skal tale med dine teams og sørge for, at du har de relevante data til rådighed for de mål, du forsøger at nå. I vores tilfælde vil vi hente følgende data:

• Fornavn

• Efternavn

• medarbejder-id (eller en anden unik identifikator for en medarbejder)

• titel

• Jobfunktion

• butik

• Region

• Landekode

• Mobiltelefonens nummer

• e-mail

• manager employee id (kolonner, der viser id for en medarbejders manager)

Tip: Bed din HR/IT om et eksempel på den CSV-fil, som de skal indsættes i på sftp-serveren, så du får et overblik over, hvilke data du kan vælge imellem. Du får også brug for denne fil senere, når du skal mappe de forskellige kolonner til felter på kontakter i Actimo. 

Du vil også kunne se kolonnenavnene, når du tester din integration første gang med eksempeldata i Actimo.

Trin 2: Lad os sætte Actimo op til at modtage medarbejderdata

Når du har besluttet dig for, hvilke data du vil sende på tværs, skal du have de rigtige felter klar til at hente dataene i Actimo. Til dette formål bruger vi Contact Fields.

Gå til Admin i øverste højre hjørne --> Klik på Kontakter

Actimo leveres med standardfelter som land, medarbejder-id, firmanavn osv. Du skal identificere, om du har data, der ikke passer til den nuværende opsætning. I vores eksempel har vi oprettet et nyt brugerdefineret felt til butik og funktion. Når du klikker på Gem, er de klar til brug.

Et andet vigtigt skridt til at forberede din Actimo-platform er at vælge din Duplicate Key-opsætning. På den måde sikrer du dig, at du aldrig får dobbelte medarbejdere på din platform. Det skal være 100 % unikt for medarbejderen.

Når du bruger en integration, skal du bruge rullemenuen til "Source Data".

Gå til Admin i øverste højre hjørne --> Klik på Kontakter --> rul ned til bunden af siden

Tip: I nogle tilfælde har du måske ikke et medarbejder-id, i dette tilfælde kan du bruge e-mail. Skriv venligst til support på support@actimo.com hvis du har spørgsmål.

Trin 3: Lad os forbinde Actimo og din SFTP-server

Før vi kan synkronisere alle data, skal vi forbinde de to systemer med hinanden.

Gå til Admin i øverste højre hjørne --> Klik på Integration --> Klik på Tilføj ekstern CSV

Du skal bruge en masse oplysninger fra din IT-afdeling eller den person, der har sat SFTP-serveren op på din side. Felterne markeret med rødt er obligatoriske. Se en forklaring af felterne nedenfor.

• Fuldt URI-skema til CSV-fil: Enten en sftp:// eller https:// fuld sti til den faktiske fil. Hvis porten er anderledes end standard (sftp 22, https 443), skal det medtages.

• Feltseparator: Den type afgrænsning, der bruges, typisk enten semikolon eller komma , eller ; - men kan være en anden.

• Kodning: typisk enten utf8 eller latin1 - standard er utf8

• Filen er uden en overskriftsrække: I CSV har man normalt en første linje med definerede kolonnenavne. Hvis der ikke er nogen definitionslinje i filen, skal dette afkrydsningsfelt være markeret.

• Legitimationsoplysninger (brugernavn, adgangskode, passphrase, privat nøgle):

• Hvis protokollen er https, så altid brugernavn og adgangskode

• Hvis protokollen er sftp, kan det være brugernavn og adgangskode, eller brugernavn og privat nøgle, eller brugernavn og privat nøgle og passphrase, eller brugernavn og adgangskode og privat nøgle og passphrase.

Udfyld oplysningerne for din opsætning --> Klik på Gem i bunden --> Klik på Test

Du bør nu kunne se en grøn bekræftelsesmeddelelse, der fortæller dig, at du er forbundet, og et eksempel på dine data fra CSV-filen.

Trin 4: Tilknyt CSV-data til kontakter i Actimo

Det er vigtigt, at vi sørger for, at de korrekte data mappes til de korrekte felter på kontakterne i Actimo. På den måde kan du automatisk gruppere alle medarbejdere i en bestemt butik, region, funktion osv. ved hjælp af smarte grupper.

Gå til Admin i øverste højre hjørne --> Klik på Integration --> Rul ned, og klik på Ad Custom Field.

Målet her er at sikre, at dine medarbejderdata indsættes korrekt i kontaktfelterne i Actimo. Dette gøres ved at oprette et felt til dine kolonneoverskrifter og derefter mappe det til det korrekte felt i Actimo. 

Klik på + Tilføj brugerdefineret felt --> Skriv det samme navn som overskriftstitlen i CSV --> Gem --> Tilknyt feltet i Actimo.

Så er det bare at sørge for, at du mapper alle CSV-kolonnerne i din CSV til et felt i Actimo i henhold til trin 1 i denne vejledning.

Til sidst kan du vælge, hvilket arbejdsområde du ønsker, at dine data skal indsættes i. Vi anbefaler, at du importerer til dit primære arbejdsområde og kun kører med ét på din konto, medmindre du har et særligt behov for flere. Kontakt vores support, hvis du har brug for det.

Klik på Gem, når du er færdig med at kortlægge dine data.

Trin 5: Synkroniser med Actimo

Når du er færdig med alle ovenstående trin, er det kun et spørgsmål om at starte integrationen.

Gå til Admin i øverste højre hjørne --> Klik på Integration --> Klik på Synkroniser nu

Du vil opleve, at alle dine medarbejdere bliver indsat i Kontakter i Actimo. Du vil kunne se dataene ved at klikke på kontakter. Det skal se nogenlunde sådan her ud.

Understøttede cifre, som sFTP kan bruge, er:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Skriv til vores support for IP-whitelisting, hvis det er nødvendigt, på support@actimo.com, eller tag en snak med din integrationsspecialist, hvis en sådan er blevet tildelt din sag.

Tags: brugerdefineret, felt, kontakter, integration, SFTP, CSV, URI, Ciphers