Obiettivo

Crea un processo automatizzato per mantenere aggiornati i dati dei tuoi dipendenti in base ai dati degli stessi. Ti permetterà di utilizzare tutti i dati disponibili nei tuoi sistemi HR o IT in Actimo e di assicurarti che i tuoi dipendenti vengano creati e cancellati in base al loro percorso all'interno della tua azienda.

L'integrazione agirà come un co-pilota dei dati che ti aiuterà a concentrarti sulla connessione con i dipendenti.

Requisiti

Per poter utilizzare l'integrazione CSV devi avere i seguenti requisiti.

• Acquista le opzioni di integrazione (se non sei sicuro contatta il nostro supporto)

• Accesso a un server sftp o a un server web con Autenticazione di base

• Essere in grado di scaricare un file csv con i dati dei dipendenti sul server

• Accesso amministratore in Actimo

• Possiamo avere un'integrazione CSV per ogni cliente.

• Il nome del file deve rimanere invariato e non deve contenere date o simili.

• Il file deve contenere tutti i dipendenti. Creazioni, cancellazioni e aggiornamenti sono gestiti da noi.

• La prima riga dovrebbe essere una riga di intestazione che spiega le diverse colonne.

• Deve esserci un ID univoco, che non cambi se il dipendente cambia posizione, nome, email o simili. Di solito è l'id primario del sistema di origine.

• I nomi devono essere separati in Nome e Cognome.

• Il prefisso nazionale può far parte del numero di cellulare o essere una colonna separata, ma è necessario per analizzare correttamente i numeri di telefono.

• Puoi creare relazioni con i dipendenti utilizzando l'ID univoco, in genere una colonna manager_id con l'ID univoco del manager.

• Puoi aggiungere la convalida alle diverse colonne, in base al tipo. Se la convalida fallisce, il dipendente non viene trasferito ad Actimo e se è stato trasferito in precedenza viene eliminato.

• Stringa: "Uguale", "Vuoto" e "Non vuoto".

• Numero: ">", ">=", "<" e "<=".

• Data: "Prima di adesso o vuoto" e "Dopo adesso o vuoto".

Esempio di caso

In questo scenario utilizzeremo un caso per illustrare come configurare l'integrazione. Immaginiamo di essere un rivenditore che vuole gestire un'app per i dipendenti per 500 dipendenti in diverse regioni, funzioni e reparti. Sappiamo anche che, anche se gestiremo un'applicazione nativa, c'è il desiderio di poter inviare sms ed e-mail. Il nostro compito è quello di integrare e gestire automaticamente i dati dei dipendenti. Ora abbiamo i seguenti lavori:

• Importazione di dati rilevanti, in modo che il nostro dipartimento di comunicazione possa connettersi con i dipendenti e utilizzare Gruppi intelligenti e Feed per differenziare i dipendenti tra loro

• Assicurati che le persone che smettono di lavorare nell'azienda vengano cancellate

• Assicurati che i nuovi dipendenti vengano aggiunti automaticamente

• Aggiunta: Ci è stato chiesto anche di provare a vedere se è possibile collegare i gestori diretti ai dipendenti di Actimo tramite l'integrazione

Passi per il lancio

Fase 1: Quali dati sono necessari?

Devi parlare con i tuoi team e assicurarti di avere a disposizione i dati rilevanti per gli obiettivi che stai cercando di raggiungere. Nel nostro caso prenderemo i seguenti dati:

• Nome

• cognome

• id del dipendente (o un altro identificativo univoco per un dipendente)

• titolo

• funzione lavorativa

• negozio

• regione

• codice paese

• numero di cellulare

• e-mail

• manager employee id (colonne che mostrano l'id del manager di un dipendente)

Suggerimento: Chiedi al tuo ufficio Risorse Umane/Informatica un esempio del file CSV che deve essere inserito nel server sftp, in modo da avere una panoramica dei dati che puoi scegliere. Questo file ti servirà anche in seguito, quando dovrai mappare le diverse colonne ai campi dei contatti in Actimo. 

Potrai anche vedere i nomi delle colonne quando testerai la prima volta la tua integrazione con i dati di esempio di Actimo.

Passo 2: configurare Actimo per ricevere i dati dei dipendenti

Una volta decisi i dati che vuoi trasmettere, devi avere i campi giusti pronti per acquisire i dati in Actimo. A tal fine utilizziamo i campi di contatto.

Vai nell'angolo in alto a destra di Admin --> Clicca su Contatti

Actimo viene fornito con campi predefiniti come il Paese, l'id del dipendente, il nome dell'azienda, ecc. Devi identificare se hai dei dati che non si adattano alla configurazione attuale. Nel nostro esempio abbiamo creato un nuovo campo personalizzato per Negozio e Funzione. Una volta cliccato su Salva, saranno pronti per essere utilizzati.

Un altro passo importante per preparare la piattaforma Actimo è quello di scegliere la configurazione della chiave duplicata. In questo modo ti assicuri di non avere mai dipendenti duplicati nella tua piattaforma. Deve essere unico al 100% per il dipendente.

Se utilizzi un'integrazione, dovrai impostare il menu a tendina su "Dati sorgente".

Vai nell'angolo in alto a destra di Admin --> Clicca su Contatti --> scorri fino in fondo alla pagina.

Suggerimento: in alcuni casi potresti non avere un ID dipendente, in questo caso puoi utilizzare l'e-mail. Scrivi il supporto a support@actimo.com per qualsiasi domanda.

Passo 3: Connettiamo Actimo e il tuo server SFTP

Prima di poter sincronizzare tutti i dati, dobbiamo collegare i due sistemi tra loro.

Vai su Admin in alto a destra --> Clicca su Integrazione --> Clicca su Aggiungi CSV esterno

Avrai bisogno di una serie di informazioni dal tuo reparto IT o dalla persona che ha configurato il server SFTP dal tuo lato. I campi contrassegnati in rosso sono obbligatori. Vedi la spiegazione dei campi qui sotto.

• Schema URI completo del file CSV: O un percorso completo sftp:// o https:// al file effettivo. Se la porta è diversa da quella standard (sftp 22, https 443) è necessario includerla.

• Separatore di campo: Il tipo di delimitatore utilizzato, in genere i due punti o la virgola, oppure ; - ma può essere un altro.

• Codifica: tipicamente utf8 o latin1 - predefinita utf8

• Il file è privo di una riga di intestazione: In CSV normalmente c'è una prima riga con i nomi delle colonne definiti. Se non c'è una riga di definizione nel file, questa casella deve essere spuntata.

• Credenziali (nome utente, password, passphrase, chiave privata):

• Se il protocollo è https, allora sempre nome utente e password

• Se il protocollo è sftp, allora può essere username e password, oppure username e chiave privata, oppure username e chiave privata e passphrase, oppure username e password e chiave privata e passphrase.

Inserisci le informazioni relative alla tua configurazione --> Clicca su Salva in fondo --> Clicca su Test

A questo punto dovresti vedere un messaggio di conferma verde che ti dice che sei connesso e un esempio dei tuoi dati dal file CSV.

Passo 4: mappare i dati CSV con i contatti in Actimo

È importante assicurarsi che i dati corretti siano mappati nei campi corretti dei contatti in Actimo. In questo modo potrai raggruppare automaticamente tutti i dipendenti di un determinato negozio, regione, funzione ecc. utilizzando i gruppi intelligenti.

Vai su Admin in alto a destra --> Clicca su Integrazione --> Scorri verso il basso e clicca su Ad Custom Field.

L'obiettivo è quello di assicurarsi che i dati dei dipendenti siano inseriti correttamente nei campi di contatto di Actimo. Questo avviene creando un campo per le intestazioni delle colonne e poi mappandolo nel campo corretto di Actimo. 

Clicca su + Aggiungi campo personalizzato --> Scrivi il nome uguale al titolo dell'intestazione nel CSV --> Salva --> Mappa il campo in Actimo.

A questo punto si tratta solo di assicurarsi di mappare tutte le colonne del CSV in un campo di Actimo seguendo il passo 1 di questa guida.

Infine, puoi selezionare l'area di lavoro in cui desideri inserire i tuoi dati. Ti consigliamo di importarlo nel tuo spazio di lavoro principale e di utilizzarne solo uno sul tuo account, a meno che tu non abbia una necessità particolare di averne altri. Se necessario, contatta il nostro supporto.

Clicca su Salva quando hai finito di mappare i tuoi dati.

Passo 5: sincronizzazione con Actimo

Una volta completati tutti i passaggi sopra descritti, si tratta solo di avviare l'integrazione.

Vai su Admin in alto a destra --> Clicca su Integrazione --> Clicca su Sincronizza ora

Dovresti notare che tutti i tuoi dipendenti saranno inseriti nei Contatti di Actimo. Potrai vedere i dati cliccando su Contatti. Dovrebbe avere un aspetto simile a questo.

I cifrari supportati che sFTP può utilizzare sono:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Se necessario, scrivi al nostro supporto per la whitelisting degli IP all'indirizzo support@actimo.com o parla con il tuo specialista dell'integrazione, se ti è stato assegnato il caso.

Tag: personalizzato, campo, contatti, integrazione, SFTP, CSV, URI, Cifrari