Cel

Stwórz zautomatyzowany proces aktualizacji danych pracowników w oparciu o dane pracowników. Umożliwi to wykorzystanie wszystkich danych dostępnych w systemach HR lub IT w Actimo, a także upewnienie się, że pracownicy są tworzeni i usuwani na podstawie ich podróży w firmie.

Integracja będzie działać jako pilot danych, który pomoże Ci skupić się na kontaktach z pracownikami.

Wymagania

Aby móc korzystać z integracji CSV, musisz spełnić następujące wymagania.

• Kup opcje integracji (jeśli nie masz pewności, skontaktuj się z naszym działem pomocy technicznej)

• Dostęp do serwera sftp lub serwera WWW z uwierzytelnianiem podstawowym

• Umiejętność zrzucania pliku csv z danymi pracowników na serwer.

• Dostęp administratora w Actimo

• Możemy mieć jedną integrację CSV na klienta.

• Nazwa pliku musi pozostać taka sama i nie może zawierać daty ani podobnych elementów.

• Plik powinien zawierać wszystkich pracowników. Tworzenie, usuwanie i aktualizacje są obsługiwane przez nas.

• Pierwszy wiersz powinien być wierszem nagłówka wyjaśniającym poszczególne kolumny.

• Musi istnieć unikalny identyfikator, który nie zmieni się, jeśli pracownik zmieni stanowisko, nazwisko, adres e-mail itp. Zwykle główny identyfikator w systemie źródłowym.

• Imiona i nazwiska muszą być rozdzielone na imię i nazwisko.

• Kod kraju może być częścią numeru telefonu komórkowego lub osobną kolumną, ale jest wymagany do prawidłowego analizowania numerów telefonów.

• Możesz tworzyć relacje pracowników przy użyciu unikalnego identyfikatora, zazwyczaj kolumny manager_id z unikalnym identyfikatorem menedżera.

• Możesz dodać walidację do różnych kolumn, w zależności od typu. Jeśli walidacja nie powiedzie się, pracownik nie zostanie przeniesiony do Actimo, a jeśli został wcześniej przeniesiony, zostanie usunięty.

• String: "Equal", "Empty" i "Not Empty".

• Numer: ">", ">=", "<" i "<="

• Data: "Przed teraz lub puste" i "Po teraz lub puste".

Przykład przypadku

W tym scenariuszu użyjemy przypadku, aby pokazać, jak skonfigurować integrację. Wyobraźmy sobie, że jesteśmy sprzedawcą detalicznym, który chce uruchomić aplikację pracowniczą dla 500 pracowników w różnych regionach, funkcjach i działach. Wiemy również, że nawet jeśli będziemy uruchamiać aplikację natywną, istnieje potrzeba wysyłania wiadomości sms i e-mail. Naszym zadaniem jest integracja i automatyczna obsługa danych pracowników. Mamy teraz następujące zadania:

• Importuj odpowiednie dane, aby nasz dział komunikacji mógł łączyć się z pracownikami i korzystać z Inteligentne grupy i Kanały aby odróżnić pracowników od siebie

• Upewnij się, że osoby, które przestały pracować w firmie, zostały usunięte.

• Upewnij się, że nowi pracownicy są dodawani automatycznie

• Dodatek: Zostaliśmy również poproszeni o sprawdzenie, czy możemy połączyć bezpośrednie zarządzanie z pracownikami w Actimo poprzez integrację.

Kroki do uruchomienia

Krok 1: Jakie dane są potrzebne?

Musisz porozmawiać ze swoimi zespołami i upewnić się, że masz dostępne odpowiednie dane dla celów, które próbujesz osiągnąć. W naszym przypadku pobierzemy następujące dane:

• imię

• nazwisko

• identyfikator pracownika (lub inny unikalny identyfikator pracownika)

• tytuł

• funkcja stanowiska

• sklep

• region

• kod kraju

• numer telefonu komórkowego

• e-mail

• manager employee id (kolumna zawierająca identyfikator menedżera pracownika)

Wskazówka: Poproś dział HR / IT o przykład pliku CSV, który ma zostać umieszczony na serwerze sftp, aby uzyskać przegląd danych, z których możesz wybierać. Będziesz potrzebować tego pliku również później, gdy będziesz musiał zmapować różne kolumny do pól w kontaktach w Actimo. 

Będziesz także mógł zobaczyć nazwy kolumn podczas pierwszego testowania integracji z przykładowymi danymi w Actimo.

Krok 2: Skonfigurujmy Actimo do odbierania danych pracowników

Po podjęciu decyzji, które dane chcesz przechwycić, musisz mieć odpowiednie pola gotowe do pobrania danych w Actimo. W tym celu używamy pól kontaktowych.

Przejdź do Administratora w prawym górnym rogu -> Kliknij Kontakty.

Actimo zawiera domyślne pola, takie jak kraj, identyfikator pracownika, imię i nazwisko itp. Musisz zidentyfikować, czy masz dane, które nie pasują do bieżącej konfiguracji. W naszym przykładzie utworzyliśmy nowe pole niestandardowe dla Store and Function. Po kliknięciu Zapisz będą one gotowe do użycia.

Kolejnym ważnym krokiem do przygotowania platformy Actimo jest wybór konfiguracji Duplicate Key. W ten sposób upewnisz się, że nigdy nie będziesz mieć zduplikowanych pracowników na swojej platformie. Musi być w 100% unikalny dla pracownika.

Podczas korzystania z integracji będziesz potrzebować rozwijanego menu "Dane źródłowe".

Przejdź do Administratora w prawym górnym rogu --> Kliknij Kontakty --> przewiń w dół do dołu strony.

Wskazówka: W niektórych przypadkach możesz nie mieć identyfikatora pracownika, w takim przypadku możesz użyć adresu e-mail. Napisz do wsparcia na adres support@actimo.com jeśli masz jakiekolwiek pytania.

Krok 3: Połącz Actimo ze swoim serwerem SFTP

Zanim będziemy mogli zsynchronizować wszystkie dane, musimy połączyć oba systemy ze sobą.

Przejdź do Administratora w prawym górnym rogu --> Kliknij Integracja --> Kliknij Dodaj zewnętrzny CSV

Będziesz potrzebować szeregu informacji od działu IT lub osoby, która skonfigurowała serwer SFTP po Twojej stronie. Pola zaznaczone na czerwono są wymagane. Zobacz wyjaśnienie pól poniżej.

• Pełny schemat URI do pliku CSV: Albo sftp:// albo https:// pełna ścieżka do rzeczywistego pliku. Jeśli port jest inny niż standardowy (sftp 22, https 443), należy to uwzględnić.

• Separator pól: Typ używanego separatora, zazwyczaj dwukropek lub przecinek, lub ; -, ale może być inny.

• Kodowanie: zazwyczaj utf8 lub latin1 - domyślnie utf8.

• Plik nie ma wiersza nagłówka: W CSV zwykle masz pierwszy wiersz ze zdefiniowanymi nazwami kolumn. Jeśli w pliku nie ma linii definicji, to pole wyboru musi być zaznaczone.

• Poświadczenia (nazwa użytkownika, hasło, fraza dostępu, klucz prywatny):

• Jeśli protokół to https, zawsze podawaj nazwę użytkownika i hasło.

• Jeśli protokołem jest sftp, może to być nazwa użytkownika i hasło, lub nazwa użytkownika i klucz prywatny, lub nazwa użytkownika i klucz prywatny oraz hasło, lub nazwa użytkownika i hasło oraz klucz prywatny i hasło.

Wypełnij informacje dotyczące konfiguracji --> Kliknij przycisk Zapisz u dołu --> Kliknij przycisk Testuj.

Powinieneś być teraz w stanie zobaczyć zielony komunikat potwierdzający połączenie i przykład danych z pliku CSV.

Krok 4: Mapuj dane CSV na kontakty w Actimo

Ważne jest, aby upewnić się, że prawidłowe dane są mapowane do odpowiednich pól w kontaktach w Actimo. Umożliwi Ci to automatyczne grupowanie wszystkich pracowników w określonym sklepie, regionie, funkcji itp. za pomocą inteligentnych grup.

Przejdź do Administratora w prawym górnym rogu --> Kliknij Integracja --> Przewiń w dół i kliknij Ad Custom Field.

Celem jest upewnienie się, że dane twoich pracowników są poprawnie wstawiane do pól kontaktowych w Actimo. Odbywa się to poprzez utworzenie pola dla nagłówków kolumn, a następnie zmapowanie go do odpowiedniego pola w Actimo. 

Kliknij + Dodaj pole niestandardowe --> Wpisz nazwę taką samą jak tytuł nagłówka w CSV --> Zapisz --> Mapuj do pola w Actimo.

Następnie wystarczy upewnić się, że mapujesz wszystkie kolumny w pliku CSV na pola w Actimo zgodnie z krokiem 1 w tym przewodniku.

Na koniec możesz wybrać obszar roboczy, do którego chcesz wstawić dane. Zalecamy zaimportowanie do głównego obszaru roboczego i korzystanie tylko z jednego na koncie, chyba że masz specjalne potrzeby. W razie potrzeby skontaktuj się z naszym działem wsparcia.

Po zakończeniu mapowania danych kliknij przycisk Zapisz.

Krok 5: Synchronizacja z Actimo

Gdy wykonasz wszystkie powyższe kroki, pozostaje tylko kwestia rozpoczęcia integracji.

Przejdź do Administratora w prawym górnym rogu --> Kliknij Integracja --> Kliknij Synchronizuj teraz

Powinieneś zauważyć, że wszyscy twoi pracownicy zostaną dodani do Kontaktów w Actimo. Będziesz mógł zobaczyć dane, klikając kontakty. Powinno to wyglądać mniej więcej tak.

Obsługiwane szyfry, których może używać sFTP to:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

W razie potrzeby napisz do naszej pomocy technicznej w sprawie białej listy adresów IP na adres support@actimo.com lub porozmawiaj ze specjalistą ds. integracji, jeśli został on przydzielony do Twojej sprawy.

Tagi: niestandardowe, pole, kontakty, integracja, SFTP, CSV, URI, szyfry