วัตถุประสงค์

สร้างกระบวนการอัตโนมัติสำหรับการรักษาข้อมูลพนักงานของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ โดยอ้างอิงจากข้อมูลพนักงานของคุณ มันจะช่วยให้คุณสามารถใช้ข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในระบบ HR หรือ IT ของคุณใน Actimo ได้ รวมถึงทำให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณถูกสร้างและลบตามเส้นทางของพวกเขาภายในบริษัทของคุณ

การผสานรวมจะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยข้อมูลที่ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่การเชื่อมต่อกับพนักงาน

ข้อกำหนด

คุณจำเป็นต้องมีข้อกำหนดดังต่อไปนี้เพื่อให้สามารถใช้การเชื่อมต่อ CSV ได้

• ตัวเลือกการผสานการซื้อ (หากไม่แน่ใจ โปรดติดต่อฝ่ายสนับสนุนของเรา)

• การเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ sftp หรือเซิร์ฟเวอร์เว็บที่มีการรับรองความถูกต้องแบบ Basic

• สามารถดึงไฟล์ csv ที่มีข้อมูลพนักงานลงในเซิร์ฟเวอร์ได้

• การเข้าถึงของผู้ดูแลระบบใน Actimo

• เราสามารถมีการเชื่อมต่อ CSV หนึ่งครั้งต่อหนึ่งลูกค้า

• ชื่อไฟล์ต้องคงเดิมและห้ามมีวันที่หรือสิ่งที่คล้ายกัน

• ไฟล์ควรมีข้อมูลพนักงานทั้งหมด การสร้าง, การลบ และการอัปเดต จะดำเนินการโดยเรา

• บรรทัดแรกควรเป็นบรรทัดหัวเรื่องที่อธิบายคอลัมน์ต่างๆ

• จำเป็นต้องมีรหัสประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งจะไม่เปลี่ยนแปลงหากพนักงานเปลี่ยนตำแหน่ง ชื่อ อีเมล หรือข้อมูลที่คล้ายกัน โดยปกติคือรหัสหลักในระบบต้นทาง

• ชื่อต้องแยกเป็นชื่อและนามสกุล

• รหัสประเทศสามารถเป็นส่วนหนึ่งของหมายเลขโทรศัพท์มือถือ หรืออยู่ในคอลัมน์แยกต่างหากก็ได้ แต่จำเป็นต้องใช้เพื่อแยกวิเคราะห์หมายเลขโทรศัพท์ให้ถูกต้อง

• คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานได้โดยใช้รหัสประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน (Unique ID) ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นคอลัมน์ manager_id ที่มีรหัสประจำตัวของผู้จัดการ

• คุณสามารถเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องให้กับคอลัมน์ต่างๆ ได้ โดยอิงตามประเภท หากการตรวจสอบความถูกต้องล้มเหลว พนักงานจะไม่ถูกโอนไปยัง Actimo และหากมีการโอนไปแล้ว พนักงานจะถูกลบออก

• สตริง: "Equal", "Empty" และ "Not Empty"

• หมายเลข: ">", ">=", "<" และ "<="

• วันที่: "ก่อนตอนนี้หรือว่างเปล่า" และ "หลังจากตอนนี้หรือว่างเปล่า"

ตัวอย่างกรณี

ในสถานการณ์นี้เราจะใช้เคสเป็นตัวอย่างเพื่ออธิบายวิธีการตั้งค่าการผสานรวม สมมติว่าเราเป็นผู้ค้าปลีกที่ต้องการใช้แอปพลิเคชันสำหรับพนักงานจำนวน 500 คนในภูมิภาค หน้าที่ และแผนกต่างๆ เราทราบด้วยว่าแม้ว่าเราจะใช้งานแอปพลิเคชันแบบเนทีฟ แต่ยังคงมีความต้องการที่จะสามารถส่ง SMS และอีเมลได้ เราได้รับมอบหมายให้รวมและจัดการข้อมูลพนักงานโดยอัตโนมัติ ขณะนี้เรามีงานดังต่อไปนี้:

• นำเข้าข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้แผนกสื่อสารของเราสามารถติดต่อกับพนักงานและใช้ กลุ่มอัจฉริยะ และ ฟีดเพื่อแยกแยะพนักงานออกจากกัน

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่หยุดทำงานในบริษัทถูกลบออกจากระบบ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ

• เพิ่มเติม: เราได้รับการขอให้ลองดูว่าเราสามารถเชื่อมต่อผู้จัดการโดยตรงกับพนักงานใน Actimo ผ่านการผสานรวมได้หรือไม่

ขั้นตอนในการเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 1: ข้อมูลใดที่จำเป็น?

คุณจำเป็นต้องพูดคุยกับทีมของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องพร้อมใช้งานสำหรับเป้าหมายที่คุณกำลังพยายามบรรลุ ในกรณีของเรา เราจะดึงข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อ

• นามสกุล

• รหัสพนักงาน (หรือรหัสประจำตัวอื่นที่ระบุตัวตนพนักงานได้อย่างชัดเจน)

• ชื่อ

• หน้าที่งาน

• ร้านค้า

• ภูมิภาค

• รหัสประเทศ

• หมายเลขโทรศัพท์มือถือ

• อีเมล

• ผู้จัดการ รหัสพนักงาน (คอลัมน์ที่แสดงรหัสของผู้จัดการของพนักงาน)

คำแนะนำ: ขอตัวอย่างไฟล์ CSV จากฝ่ายทรัพยากรบุคคล / ไอทีของคุณ ซึ่งไฟล์นี้ควรจะถูกแทรกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์ sftp เพื่อให้คุณมีภาพรวมของข้อมูลที่คุณสามารถเลือกได้ คุณจะต้องใช้ไฟล์นี้ในภายหลังเช่นกันเมื่อคุณต้องทำการแมปคอลัมน์ต่าง ๆ กับฟิลด์บนผู้ติดต่อใน Actimo 

คุณจะสามารถเห็นชื่อคอลัมน์ได้เช่นกันเมื่อคุณทดสอบการผสานระบบครั้งแรกด้วยข้อมูลตัวอย่างใน Actimo.

ขั้นตอนที่ 2: มาตั้งค่า Actimo เพื่อรับข้อมูลพนักงาน

เมื่อคุณได้ตัดสินใจเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องการถ่ายโอนแล้ว คุณจำเป็นต้องเตรียมฟิลด์ที่ถูกต้องให้พร้อมเพื่อดึงข้อมูลใน Actimo เพื่อวัตถุประสงค์นี้ เราใช้ช่องข้อมูลติดต่อ

ไปที่ Admin มุมขวาบน --> คลิก ติดต่อ

Actimo มาพร้อมกับฟิลด์เริ่มต้น เช่น ประเทศ, รหัสพนักงาน, ชื่อ เป็นต้น คุณจำเป็นต้องระบุว่าข้อมูลของคุณมีข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกับการตั้งค่าปัจจุบันหรือไม่ ในตัวอย่างของเรา เราได้สร้างฟิลด์แบบกำหนดเองใหม่สำหรับร้านค้าและฟังก์ชัน เมื่อคุณคลิกบันทึกแล้ว พวกเขาก็พร้อมใช้งาน

อีกขั้นตอนสำคัญในการเตรียมแพลตฟอร์ม Actimo ของคุณคือการเลือกการตั้งค่า Duplicate Key ของคุณ นี่คือวิธีที่คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณไม่มีพนักงานซ้ำซ้อนในระบบของคุณ มันต้องเป็นเอกลักษณ์ 100% ของพนักงานคนนั้นเท่านั้น

เมื่อใช้การผสานข้อมูล คุณจะต้องใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือก "ข้อมูลต้นฉบับ"

ไปที่ Admin มุมขวาบน --> คลิก Contacts --> เลื่อนลงไปที่ด้านล่างของหน้า

คำแนะนำ: ในบางกรณีคุณอาจไม่มีหมายเลขประจำตัวพนักงาน ในกรณีนี้คุณสามารถใช้ที่อยู่อีเมลได้ กรุณาเขียนถึงฝ่ายสนับสนุนที่support@actimo.com หากคุณมีคำถามใด ๆ

ขั้นตอนที่ 3: มาเชื่อมต่อ Actimo กับเซิร์ฟเวอร์ SFTP ของคุณ

ก่อนที่เราจะสามารถซิงค์ข้อมูลทั้งหมดได้ เราจำเป็นต้องเชื่อมต่อระบบทั้งสองเข้าด้วยกันก่อน

ไปที่ Admin มุมขวาบน --> คลิก Integration --> คลิก Add External CSV

คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลจำนวนมากจากฝ่ายไอทีของคุณหรือบุคคลที่ตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ SFTP ฝั่งของคุณ ช่องที่ระบุด้วยสีแดงเป็นข้อมูลที่จำเป็น ดูคำอธิบายของฟิลด์ด้านล่าง

• スキมา URI แบบเต็มไปยังไฟล์ CSV: สามารถใช้ได้ทั้งเส้นทางแบบสมบูรณ์ของ URI (sftp://) หรือเส้นทางแบบสมบูรณ์ของ URL (https://) ที่ชี้ไปยังไฟล์จริง หากพอร์ตแตกต่างจากมาตรฐาน (sftp 22, https 443) จำเป็นต้องระบุไว้ด้วย

• ตัวคั่นฟิลด์: ประเภทของตัวคั่นที่ใช้ โดยทั่วไปคือเครื่องหมายจุลภาคหรือเครื่องหมายอัฒภาค หรือ ; - แต่สามารถเป็นตัวอื่นได้

• การเข้ารหัส: โดยทั่วไปคือ utf8 หรือ latin1 - ค่าเริ่มต้นคือ utf8

• ไฟล์ไม่มีแถวหัวตาราง: ใน CSV ปกติจะมีแถวแรกที่ระบุชื่อคอลัมน์ไว้ หากไม่มีบรรทัดคำจำกัดความในไฟล์ กล่องกาเครื่องหมายนี้จะต้องถูกทำเครื่องหมาย

• ข้อมูลรับรอง(ชื่อผู้ใช้, รหัสผ่าน, วลีรหัสผ่าน, คีย์ส่วนตัว):

• หากโปรโตคอลคือ https ให้ใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านเสมอ

• หากโปรโตคอลคือ sftp สามารถใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน หรือชื่อผู้ใช้และคีย์ส่วนตัว หรือชื่อผู้ใช้และคีย์ส่วนตัวพร้อมวลีรหัสผ่าน หรือชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านพร้อมคีย์ส่วนตัวและวลีรหัสผ่าน

กรอกข้อมูลสำหรับการตั้งค่าของคุณ --> คลิกบันทึกที่ด้านล่าง --> คลิกทดสอบ

คุณควรจะสามารถเห็นข้อความยืนยันสีเขียวที่แจ้งให้คุณทราบว่าคุณได้เชื่อมต่อแล้ว และตัวอย่างข้อมูลของคุณจากไฟล์ CSV

ขั้นตอนที่ 4: แผนข้อมูล CSV ไปยังผู้ติดต่อใน Actimo

สิ่งสำคัญคือเราต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ถูกต้องถูกเชื่อมโยงกับฟิลด์ที่ถูกต้องในข้อมูลติดต่อใน Actimo นี่จะช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มพนักงานทั้งหมดในร้านค้า, ภูมิภาค, หน้าที่การงาน, เป็นต้น ได้โดยอัตโนมัติผ่านการใช้กลุ่มอัจฉริยะ

ไปที่ Admin มุมขวาบน --> คลิก Integration --> เลื่อนลงและคลิก Ad Custom Field.

เป้าหมายที่นี่คือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลพนักงานของคุณถูกป้อนอย่างถูกต้องในช่องข้อมูลติดต่อใน Actimo. สิ่งนี้ทำโดยการสร้างฟิลด์สำหรับหัวข้อคอลัมน์ของคุณ จากนั้นเชื่อมโยงไปยังฟิลด์ที่ถูกต้องใน Actimo 

คลิก + เพิ่มฟิลด์กำหนดเอง --> เขียนชื่อให้เหมือนกับชื่อหัวข้อใน CSV --> บันทึก --> จับคู่กับฟิลด์ใน Actimo.

จากนั้นก็เพียงแค่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จับคู่คอลัมน์ทั้งหมดในไฟล์ CSV ของคุณกับฟิลด์ใน Actimo ตามขั้นตอนที่ 1 ในคู่มือนี้

ในที่สุดคุณสามารถเลือกพื้นที่ทำงานที่คุณต้องการให้ข้อมูลของคุณถูกแทรกเข้าไปได้ เราขอแนะนำให้ทำการนำเข้าในเวิร์กสเปซหลักของคุณ และใช้งานเพียงหนึ่งรายการในบัญชีของคุณ เว้นแต่คุณมีความต้องการพิเศษในการใช้งานมากกว่านั้น กรุณาติดต่อฝ่ายสนับสนุนของเราหากจำเป็น

คลิกบันทึกเมื่อเสร็จสิ้นการแมปข้อมูลของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: ซิงค์กับ Actimo

เมื่อคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดข้างต้นเสร็จแล้ว ก็เป็นเพียงเรื่องของการเริ่มต้นการผสานรวมเท่านั้น

ไปที่ Admin มุมขวาบน --> คลิก Integration --> คลิก Sync Now

คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนของคุณได้ถูกเพิ่มเข้าไปในรายชื่อผู้ติดต่อใน Actimo แล้ว คุณสามารถดูข้อมูลได้โดยการคลิกที่ติดต่อ มันควรจะมีลักษณะประมาณนี้

การเข้ารหัสที่รองรับซึ่ง sFTP สามารถใช้งานได้คือ:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128 -gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

กรุณาเขียนคำขอการสนับสนุนของเราสำหรับการทำ IP whitelisting หากจำเป็นได้ที่ support@actimo.com หรือติดต่อผู้เชี่ยวชาญด้านการผสานระบบของคุณหากมีการมอบหมายให้ดูแลกรณีของคุณ

แท็ก: แบบกำหนดเอง, ฟิลด์, รายชื่อติดต่อ, การผสานรวม, SFTP, CSV, URI, Ciphers