Amaç

Çalışan verilerinizi temel alarak çalışan verilerinizi güncel tutmak için otomatik bir süreç oluşturun. İK veya BT sistemlerinizde bulunan tüm verileri Actimo'da kullanmanıza ve çalışanlarınızın şirketinizdeki yolculuklarına göre oluşturulmasını ve silinmesini sağlamanıza olanak tanır.

Entegrasyon, çalışanlarla bağlantı kurmaya odaklanmanıza yardımcı olan bir veri yardımcı pilotu görevi görecektir.

Gereksinimler

CSV entegrasyonunu kullanabilmek için aşağıdaki gereksinimlere sahip olmanız gerekir.

• Entegrasyon seçeneklerini satın alın (emin değilseniz desteğimize ulaşın)

• Temel Kimlik Doğrulama ile bir sftp sunucusuna veya web sunucusuna erişim

• Çalışan verilerini içeren bir csv dosyasını sunucuya dökebilme

• Actimo'da Yönetici Erişimi

• Müşteri başına bir CSV entegrasyonuna sahip olabiliriz.

• Dosya adı aynı kalmalı ve tarih veya benzeri bir şey içermemelidir.

• Dosya tüm çalışanları içermelidir. Oluşturma, silme ve güncelleme işlemleri tarafımızca gerçekleştirilir.

• İlk satır, farklı sütunları açıklayan bir başlık satırı olmalıdır.

• Çalışanın pozisyon, isim, e-posta veya benzerlerini değiştirmesi durumunda değişmeyen Benzersiz bir Kimlik olması gerekir. Genellikle kaynak sistemdeki birincil kimlik.

• İsimler Ad ve Soyad olarak ayrılmalıdır.

• Ülke kodu cep telefonu numarasının bir parçası veya ayrı bir sütun olabilir, ancak telefon numaralarını doğru şekilde ayrıştırmak için gereklidir.

• Benzersiz Kimliği, tipik olarak yöneticinin Benzersiz Kimliğini içeren bir manager_id sütununu kullanarak çalışan ilişkileri oluşturabilirsiniz.

• Türe bağlı olarak farklı sütunlara doğrulama ekleyebilirsiniz. Doğrulama başarısız olursa çalışan Actimo'ya aktarılmaz ve daha önce aktarılmışsa çalışan silinir.

• String: "Eşit", "Boş" ve "Boş Değil"

• Numara: ">", ">=", "<" ve "<="

• Tarih: "Şimdiden Önce veya Boş" ve "Şimdiden Sonra veya Boş".

Örnek vaka

Bu senaryoda, entegrasyonun nasıl kurulacağını örneklemek için bir vaka kullanacağız. Farklı bölgelerde, işlevlerde, departmanlarda 500 çalışan için bir çalışan uygulaması çalıştırmak isteyen bir Perakendeci olduğumuzu hayal edelim. Ayrıca, yerel bir uygulama çalıştıracak olsak bile, sms ve e-posta gönderebilmek için bir istek olduğunu biliyoruz. Çalışan verilerini entegre etmek ve otomatik olarak işlemekle görevliyiz. Şu anda aşağıdaki işlerimiz var:

• İlgili verileri içe aktarın, böylece iletişim departmanımız çalışanlarla bağlantı kurabilir ve Akıllı gruplar ve Beslemeler çalışanları birbirinden ayırmak için

• Şirkette çalışmayı bırakan kişilerin silindiğinden emin olun

• Yeni çalışanların otomatik olarak eklendiğinden emin olun

• Ekleme: Ayrıca, entegrasyon aracılığıyla doğrudan yöneticileri çalışanlara i Actimo'ya bağlayıp bağlayamayacağımızı görmemiz istendi

Lansman için adımlar

Adım 1: Hangi verilere ihtiyaç var?

Ekiplerinizle konuşmanız ve ulaşmaya çalıştığınız hedefler için ilgili verilere sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir. Bizim durumumuzda aşağıdaki verileri alacağız:

• ilk isim

• soyadı

• çalışan kimliği (veya bir çalışan için başka bir benzersiz tanımlayıcı)

• başlık

• İŞ FONKSİYONU

• mağaza

• bölge

• ülke kodu

• cep telefonu numarası

• e-posta

• yönetici çalışan kimliği (bir çalışanın yöneticisinin kimliğini gösteren sütunlar)

İpucu: İK / BT'nizden sftp sunucusuna eklenmesi gereken CSV dosyasının bir örneğini isteyin, böylece hangi veriler arasından seçim yapabileceğinize dair genel bir bakış elde edersiniz. Bu dosyaya daha sonra, farklı sütunları Actimo'daki kişilerdeki alanlarla eşleştirmeniz gerektiğinde de ihtiyacınız olacak. 

Entegrasyonunuzu Actimo'daki örnek verilerle ilk kez test ettiğinizde sütun adlarını da görebileceksiniz.

Adım 2: Çalışan verilerini almak için Actimo'yu kuralım

Hangi verileri çekmek istediğinize karar verdikten sonra, Actimo'da verileri almak için doğru alanları hazır bulundurmanız gerekir. Bu amaçla İletişim Alanlarını kullanıyoruz.

Yönetici sağ üst köşeye gidin --> Kişiler'e tıklayın

Actimo, Ülke, Çalışan kimliği, ilk ad vb. gibi varsayılan alanlarla birlikte gelir. Mevcut düzene uymayan verilerinizin olup olmadığını belirlemeniz gerekir. Örneğimizde Mağaza ve İşlev için yeni bir özel alan oluşturduk. Kaydet'e tıkladığınızda kullanıma hazır olacaklardır.

Actimo platformunuzu hazırlamak için bir diğer önemli adım da Yinelenen Anahtar kurulumunuzu seçmektir. Bu şekilde platformunuzda asla mükerrer çalışanlar olmadığından emin olursunuz. Çalışana %100 özgü olmalıdır.

Bir entegrasyon kullanırken "Kaynak Veriler" için açılır menüye ihtiyacınız olacaktır.

Yönetici sağ üst köşeye gidin --> Kişiler'e tıklayın --> sayfanın en altına inin

İpucu: Bazı durumlarda çalışan kimliğiniz olmayabilir, bu durumda e-posta kullanabilirsiniz. Lütfen şu adrese destek yazın support@actimo.com herhangi bir sorunuz varsa.

Adım 3: Actimo ile SFTP sunucunuzu bağlayalım

Tüm verileri senkronize edebilmemiz için önce iki sistemi birbirine bağlamamız gerekiyor.

Yönetici sağ üst köşeye gidin --> Entegrasyon'a tıklayın --> Harici CSV Ekle'ye tıklayın

BT departmanınızdan veya SFTP sunucusunu sizin tarafınızda kuran kişiden bir dizi bilgiye ihtiyacınız olacak. Kırmızı ile işaretlenmiş alanlar zorunludur. Aşağıdaki alan açıklamasına bakın.

• CSV dosyası için Tam URI Şeması: Gerçek dosyaya giden sftp:// veya https:// tam yolu. Bağlantı noktası standarttan farklıysa (sftp 22, https 443), bunun dahil edilmesi gerekir.

• Alan ayırıcı: Kullanılan sınırlayıcı türü, tipik olarak iki nokta üst üste veya virgül ya da ; - ancak başka bir şey de olabilir.

• Kodlama: tipik olarak utf8 veya latin1 - varsayılan olarak utf8

• Dosya bir başlık satırı içermiyor: CSV'de normalde sütun adlarının tanımlandığı bir ilk satırınız vardır. Dosyada tanım satırı yoksa, bu onay kutusu işaretlenmelidir.

• Kimlik bilgileri (kullanıcı adı, şifre, parola, özel anahtar):

• Protokol https ise, her zaman kullanıcı adı ve parola

• Protokol sftp ise, kullanıcı adı ve parola veya kullanıcı adı ve özel anahtar veya kullanıcı adı ve özel anahtar ve parola veya kullanıcı adı ve parola ve özel anahtar ve parola olabilir.

Kurulumunuz için bilgileri doldurun --> En alttaki Kaydet'e tıklayın --> Test'e tıklayın

Artık bağlandığınızı bildiren yeşil bir onay mesajı ve CSV dosyasındaki verilerinizin bir örneğini görebilmeniz gerekir.

Adım 4: CSV verilerini Actimo'daki kişilerle eşleştirin

Doğru verilerin Actimo'daki kişilerde doğru alanlarla eşleştirildiğinden emin olmamız önemlidir. Bu, akıllı grupları kullanarak belirli bir mağazadaki, bölgedeki, işlevdeki vb. tüm çalışanları otomatik olarak gruplandırmanızı sağlayacaktır.

Yönetici sağ üst köşeye gidin --> Entegrasyon'a tıklayın --> Aşağı kaydırın ve Reklam Özel Alanı'na tıklayın.

Buradaki amaç, çalışan verilerinizin Actimo'daki iletişim alanlarına doğru şekilde eklendiğinden emin olmaktır. Bu, sütun başlıklarınız için bir alan oluşturarak ve ardından bunu Actimo'daki doğru alanla eşleyerek yapılır. 

Tıklayın + Özel Alan Ekle --> CSV'deki başlık başlığıyla aynı adı yazın --> Kaydet --> Actimo'daki alanla eşleştirin.

Ardından, CSV'nizdeki tüm CSV sütunlarını bu kılavuzdaki 1. adıma göre Actimo'daki bir alanla eşleştirdiğinizden emin olmanız yeterlidir.

Son olarak, verilerinizin hangi çalışma alanına eklenmesini istediğinizi seçebilirsiniz. Birincil çalışma alanınıza içe aktarmanızı ve daha fazlasına özel bir ihtiyacınız olmadığı sürece hesabınızda yalnızca bir tane ile çalışmanızı öneririz. Gerekirse lütfen destek ekibimize ulaşın.

Verilerinizi eşlemeyi tamamladığınızda Kaydet'e tıklayın.

Adım 5: Actimo ile Senkronize Edin

Yukarıdaki tüm adımları tamamladıktan sonra tek yapmanız gereken entegrasyonu başlatmaktır.

Yönetici sağ üst köşeye gidin --> Entegrasyon'a tıklayın --> Şimdi Senkronize Et'e tıklayın

Tüm çalışanlarınızın Actimo'daki Kişilere ekleneceğini deneyimlemelisiniz. Kişilere tıklayarak verileri görebileceksiniz. Bunun gibi bir şey görünmelidir.

sFTP'nin kullanabileceği desteklenen şifreler şunlardır:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Gerekirse IP beyaz liste için lütfen support@actimo.com adresinden desteğimize yazın veya vakanıza atanmışsa entegrasyon uzmanınızla görüşün.

Etiketler: özel, alan, kişiler, entegrasyon, SFTP, CSV, URI, Şifreler