Мета

Створіть автоматизований процес підтримки актуальності даних про ваших співробітників на основі їхніх даних. Це дозволить вам використовувати в Actimo всі дані, які ви маєте у своїх HR- або IT-системах, а також створювати та видаляти співробітників на основі їхнього шляху у вашій компанії.

Інтеграція діятиме як ко-пілот даних, який допоможе вам зосередитися на спілкуванні з працівниками.

Вимоги

Щоб використовувати інтеграцію CSV, ви повинні відповідати наступним вимогам.

• Придбайте опції інтеграції (якщо ви не впевнені, зверніться до нашої служби підтримки)

• Доступ до sftp-сервера або веб-сервера з базовою автентифікацією

• Вміти вивантажувати на сервер csv-файл з даними співробітників

• Доступ адміністратора в Actimo

• Ми можемо мати одну інтеграцію CSV для кожного клієнта.

• Ім'я файлу повинно залишатися незмінним і не містити дати або подібних слів.

• У файлі повинні бути вказані всі співробітники. Ми створюємо, видаляємо та оновлюємо їх.

• Перший рядок повинен бути заголовком, що пояснює різні стовпчики.

• Потрібен унікальний ідентифікатор, який не змінюється, якщо працівник змінює посаду, ім'я, електронну пошту тощо. Зазвичай це первинний ідентифікатор у вихідній системі.

• Імена повинні бути розділені на Ім'я та Прізвище.

• Код країни може бути частиною мобільного номера або окремим стовпчиком, але він необхідний для правильного розбору телефонних номерів.

• Ви можете створювати зв'язки з працівниками, використовуючи Унікальний ідентифікатор, як правило, стовпець manager_id з Унікальним ідентифікатором менеджера.

• Ви можете додати перевірку до різних стовпців, залежно від типу. Якщо валідація не пройдена, працівник не буде перенесений до Actimo, а якщо він був перенесений раніше, то його буде видалено.

• Рядок: "Equal", "Empty" та "Not Empty"

• Номер: ">", ">=", "<" та "<="

• Дата: "До цього часу або порожньо" та "Після цього часу або порожньо".

Приклад з практики

У цьому сценарії ми розглянемо на прикладі кейсу, як налаштувати інтеграцію. Уявімо, що ми - ритейлер, який хоче запустити додаток для 500 співробітників у різних регіонах, функціях, відділах. Ми також знаємо, що навіть якщо ми запустимо нативний додаток, є бажання мати можливість надсилати смс та електронні листи. Перед нами стоїть завдання інтегрувати та автоматично обробляти дані співробітників. Зараз у нас є наступні роботи:

• Імпортуйте відповідні дані, щоб наш відділ комунікацій міг зв'язатися з працівниками та використовувати Розумні групи та стрічки щоб відрізняти співробітників один від одного

• Переконайтеся, що люди, які припиняють працювати в компанії, видаляються

• Переконайтеся, що нові співробітники додаються автоматично

• Доповнення: Нас також попросили спробувати з'ясувати, чи можемо ми підключити прямі менеджери до співробітників i Actimo через інтеграцію

Кроки для запуску

Крок 1: Які дані потрібні?

Вам потрібно поговорити зі своїми командами і переконатися, що у вас є відповідні дані для досягнення цілей, яких ви намагаєтеся досягти. У нашому випадку ми візьмемо такі дані:

• ім'я та прізвище

• прізвище

• ідентифікатор працівника (або інший унікальний ідентифікатор працівника)

• назва

• посадова функція

• магазин

• регіон

• код країни

• номер мобільного телефону

• електронна пошта

• ідентифікатор працівника менеджера (стовпці, що показують ідентифікатор працівника менеджера)

Порада: Попросіть вашого HR/IT-спеціаліста надати приклад CSV-файлу, який вони мають вставити на sftp-сервер, щоб мати уявлення про те, які дані ви можете вибрати. Цей файл знадобиться вам пізніше, коли вам потрібно буде зіставити різні стовпці з полями контактів в Actimo. 

Ви також зможете побачити назви стовпців, коли вперше протестуєте інтеграцію на прикладі даних в Actimo.

Крок 2: Налаштовуємо Actimo для отримання даних про співробітників

Після того, як ви вирішили, які дані ви хочете переглянути, вам потрібно підготувати правильні поля для отримання даних в Actimo. Для цього ми використовуємо контактні поля.

Перейдіть до розділу "Адміністрування" у верхньому правому куті -> Натисніть "Контакти

Actimo постачається з полями за замовчуванням, такими як Країна, Ідентифікатор працівника, ПІБ тощо. Вам потрібно визначити, чи є у вас дані, які не відповідають поточним налаштуванням. У нашому прикладі ми створили нове кастомне поле для Store і Function. Після натискання кнопки "Зберегти" вони будуть готові до використання.

Ще одним важливим кроком у підготовці платформи Actimo є вибір налаштувань дублікатів ключів. Так ви гарантуєте, що у вас ніколи не буде дублюючих співробітників на вашій платформі. Він має бути на 100% унікальним для працівника.

При використанні інтеграції вам знадобиться випадаючий список "Вихідні дані".

Перейдіть до розділу Адміністрування у верхньому правому куті --> Натисніть Контакти --> прокрутіть сторінку вниз до кінця

Порада: У деяких випадках у вас може не бути ідентифікатора співробітника, в такому випадку ви можете використовувати електронну пошту. Будь ласка, напишіть у службу підтримки на адресу support@actimo.com якщо у вас виникли запитання.

Крок 3: Підключіть Actimo до вашого SFTP-сервера

Перш ніж ми зможемо синхронізувати всі дані, нам потрібно з'єднати дві системи між собою.

Перейдіть до розділу Адміністрування у верхньому правому куті --> Натисніть Інтеграція --> Натисніть Додати зовнішній CSV

Вам знадобиться багато інформації від вашого ІТ-відділу або людини, яка налаштовувала SFTP-сервер на вашому боці. Поля, позначені червоним кольором, є обов'язковими для заповнення. Дивіться пояснення полів нижче.

• Повна схема URI до CSV-файлу: Або sftp://, або https:// повний шлях до фактичного файлу. Якщо порт відрізняється від стандартного (sftp 22, https 443), його потрібно вказати.

• Розділювач полів: Тип використовуваного роздільника, як правило, крапка з комою або кома, або ; - але може бути й іншим.

• Кодування: зазвичай utf8 або latin1 - за замовчуванням використовується utf8

• Файл не має рядка заголовка: У CSV зазвичай є перший рядок з назвами стовпців. Якщо у файлі немає рядка визначення, то цей прапорець має бути встановлений.

• Облікові дані (ім'я користувача, пароль, парольна фраза, приватний ключ):

• Якщо протокол https, то завжди ім'я користувача та пароль

• Якщо протокол sftp, то це може бути ім'я користувача і пароль, або ім'я користувача і приватний ключ, або ім'я користувача і приватний ключ і пароль, або ім'я користувача і пароль, або приватний ключ і пароль.

Заповніть інформацію для налаштування -> Натисніть "Зберегти" внизу -> Натисніть "Перевірити

Тепер ви повинні побачити зелене повідомлення з підтвердженням, що ви підключені, і приклад ваших даних з CSV-файлу.

Крок 4: Зіставте дані CSV з контактами в Actimo

Важливо, щоб ми переконалися, що правильні дані зіставлені з правильними полями в контактах в Actimo. Це дозволить вам автоматично групувати всіх співробітників у певному магазині, регіоні, функції тощо за допомогою смарт-груп.

Перейдіть до розділу Адміністрування у верхньому правому куті -> Натисніть Інтеграція -> Прокрутіть вниз і натисніть Налаштоване поле реклами.

Мета полягає в тому, щоб переконатися, що дані вашого співробітника правильно вставлені в контактні поля в Actimo. Це робиться шляхом створення поля для заголовків ваших стовпців, а потім зіставлення його з відповідним полем в Actimo. 

Натисніть + Додати користувацьке поле --> Напишіть назву так само, як назву заголовка у CSV --> Зберегти --> Зіставлення з полем в Actimo.

Після цього вам залишиться лише прив'язати всі стовпці CSV-файлу до поля в Actimo відповідно до кроку 1 цього посібника.

Нарешті, ви можете вибрати робочу область, в яку ви хочете вставити дані. Ми рекомендуємо імпортувати в основний робочий простір і працювати лише з одним акаунтом, якщо у вас немає особливої потреби в більшій кількості. Будь ласка, зверніться до нашої служби підтримки, якщо вам потрібна допомога.

Натисніть "Зберегти" після завершення мапування даних.

Крок 5: Синхронізуйте з Actimo

Після того, як ви виконаєте всі вищезазначені кроки, залишиться лише розпочати інтеграцію.

Перейдіть до розділу Адміністрування у верхньому правому куті --> Натисніть Інтеграція --> Натисніть Синхронізувати зараз

Ви повинні відчути, що всі ваші співробітники будуть додані до контактів в Actimo. Ви зможете побачити дані, натиснувши контакти. Це має виглядати приблизно так.

Підтримувані шифри, які може використовувати sFTP

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

У разі необхідності, будь ласка, напишіть до нашої служби підтримки щодо внесення ІВ до білого списку за адресою support@actimo.com або поговоріть зі своїм спеціалістом з інтеграції, якщо він займається вашою справою.

Теги: кастомне, поле, контакти, інтеграція, SFTP, CSV, URI, Шифри