Mục tiêu

Tạo quy trình tự động để cập nhật dữ liệu nhân viên của bạn dựa trên dữ liệu nhân viên hiện có. Nó sẽ cho phép bạn sử dụng toàn bộ dữ liệu có sẵn trong hệ thống HR hoặc IT của bạn trong Actimo, đồng thời đảm bảo rằng nhân viên của bạn được tạo và xóa dựa trên hành trình của họ trong công ty.

Sự tích hợp này sẽ hoạt động như một trợ lý dữ liệu, giúp bạn tập trung vào việc kết nối với nhân viên.

Yêu cầu

Bạn cần đáp ứng các yêu cầu sau đây để có thể sử dụng tích hợp CSV.

• Các tùy chọn tích hợp mua hàng (nếu không chắc chắn, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ của chúng tôi)

• Quyền truy cập vào máy chủ SFTP hoặc máy chủ web sử dụng xác thực cơ bản.

• Có khả năng tải lên tệp CSV chứa dữ liệu nhân viên lên máy chủ.

• Quyền truy cập quản trị trong Actimo

• Chúng tôi có thể cung cấp một tích hợp CSV cho mỗi khách hàng.

• Tên tệp phải giữ nguyên và không chứa ngày tháng hoặc các thông tin tương tự.

• Tệp tin phải chứa thông tin của tất cả nhân viên. Việc tạo, xóa và cập nhật được chúng tôi xử lý.

• Dòng đầu tiên nên là dòng tiêu đề giải thích các cột khác nhau.

• Cần có một Mã định danh duy nhất (Unique ID), không thay đổi ngay cả khi nhân viên thay đổi vị trí, tên, email hoặc các thông tin tương tự. Thường là mã định danh chính trong hệ thống nguồn.

• Tên cần được chia thành Tên đệm và Họ.

• Mã quốc gia có thể là một phần của số điện thoại di động hoặc nằm trong một cột riêng biệt, nhưng là thông tin cần thiết để phân tích số điện thoại một cách chính xác.

• Bạn có thể tạo mối quan hệ nhân viên bằng cách sử dụng ID duy nhất, thường là cột manager_id chứa ID duy nhất của người quản lý.

• Bạn có thể thêm kiểm tra hợp lệ cho các cột khác nhau dựa trên loại dữ liệu. Nếu quá trình xác thực thất bại, nhân viên sẽ không được chuyển sang Actimo. Nếu nhân viên đã được chuyển trước đó, họ sẽ bị xóa.

• Dây: “Bằng nhau”, “Trống” và “Không trống”

• Số: “>”, “>=“, “<” và “<=”

• Ngày: “Trước bây giờ hoặc trống” và “Sau bây giờ hoặc trống”.

Ví dụ về trường hợp

Trong tình huống này, chúng ta sẽ sử dụng một ví dụ cụ thể để minh họa cách thiết lập tích hợp. Hãy tưởng tượng chúng ta là một nhà bán lẻ muốn triển khai ứng dụng dành cho nhân viên cho 500 nhân viên ở các khu vực, chức năng và bộ phận khác nhau. Chúng tôi cũng biết rằng mặc dù chúng tôi sẽ chạy một ứng dụng gốc, nhưng vẫn có mong muốn có thể gửi tin nhắn SMS và email. Chúng tôi được giao nhiệm vụ tích hợp và xử lý tự động dữ liệu nhân viên. Hiện tại, chúng tôi có các vị trí công việc sau:

• Nhập dữ liệu liên quan để bộ phận truyền thông của chúng tôi có thể liên hệ với nhân viên và sử dụng Nhóm thông minh và Feeds để phân biệt nhân viên với nhau.

• Đảm bảo rằng những người ngừng làm việc tại công ty được xóa khỏi hệ thống.

• Đảm bảo rằng nhân viên mới được tự động thêm vào.

• Thêm vào đó: Chúng tôi cũng đã được yêu cầu thử xem có thể kết nối các quản lý trực tiếp với nhân viên trong Actimo thông qua tích hợp hay không.

Các bước để khởi chạy

Bước 1: Dữ liệu nào cần thiết?

Bạn cần trao đổi với các đội của mình và đảm bảo rằng bạn có sẵn dữ liệu cần thiết để đạt được các mục tiêu mà bạn đang hướng tới. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ thu thập các dữ liệu sau:

• tên đệm

• họ

• Mã nhân viên (hoặc một mã định danh duy nhất khác cho nhân viên)

• Tiêu đề

• Chức năng công việc

• cửa hàng

• khu vực

• mã quốc gia

• số điện thoại di động

• email

• Mã nhân viên của người quản lý (các cột hiển thị mã nhân viên của người quản lý)

Mẹo: Hãy yêu cầu bộ phận Nhân sự (HR) hoặc Công nghệ Thông tin (IT) cung cấp một ví dụ về tệp CSV mà họ cần tải lên máy chủ SFTP, để bạn có thể nắm rõ các trường dữ liệu có thể lựa chọn. Bạn cũng sẽ cần tệp này sau này khi cần ánh xạ các cột khác nhau sang các trường trên danh bạ trong Actimo. 

Bạn cũng sẽ có thể xem tên các cột khi thử nghiệm tích hợp lần đầu tiên với dữ liệu mẫu trong Actimo.

Bước 2: Hãy thiết lập Actimo để nhận dữ liệu nhân viên.

Sau khi đã quyết định dữ liệu nào bạn muốn truyền qua, bạn cần chuẩn bị các trường dữ liệu phù hợp để lấy dữ liệu trong Actimo. Để mục đích này, chúng tôi sử dụng các trường liên hệ.

Đi đến góc trên bên phải của Admin --> Nhấp vào Contacts

Actimo đi kèm với các trường mặc định như Quốc gia, Mã nhân viên, Tên đệm, v.v. Bạn cần xác định xem liệu có dữ liệu nào không phù hợp với cấu hình hiện tại hay không. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã tạo một trường tùy chỉnh mới cho Cửa hàng và Chức năng. Sau khi nhấp vào Lưu, chúng sẽ sẵn sàng để sử dụng.

Một bước quan trọng khác để chuẩn bị cho nền tảng Actimo của bạn là chọn cấu hình Khóa Sao chép. Đây là cách để đảm bảo rằng bạn không bao giờ có nhân viên trùng lặp trên nền tảng của mình. Nó phải hoàn toàn độc nhất vô nhị đối với nhân viên.

Khi sử dụng tích hợp, bạn cần chọn "Nguồn dữ liệu" từ menu thả xuống.

Đi đến góc trên bên phải của Admin --> Nhấp vào Contacts --> Cuộn xuống cuối trang

Lưu ý: Trong một số trường hợp, bạn có thể không có mã nhân viên. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng email. Vui lòng gửi email đến support@actimo.com nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.

Bước 3: Hãy kết nối Actimo với máy chủ SFTP của bạn.

Trước khi có thể đồng bộ hóa tất cả dữ liệu, chúng ta cần kết nối hai hệ thống với nhau.

Đi đến góc trên bên phải của Admin --> Nhấp vào Integration --> Nhấp vào Add External CSV

Bạn sẽ cần một số thông tin từ bộ phận CNTT của bạn hoặc người đã thiết lập máy chủ SFTP trên hệ thống của bạn. Các trường được đánh dấu màu đỏ là bắt buộc. Xem giải thích về các trường bên dưới.

• Định dạng URI đầy đủ sang tệp CSV: Đường dẫn đầy đủ đến tệp thực tế dưới dạng "Sftp://" hoặc "https://". Nếu cổng không phải là cổng tiêu chuẩn (sftp 22, https 443) thì cần phải bao gồm cổng đó.

• Dấu phân tách trường: Loại dấu phân tách được sử dụng, thường là dấu chấm phẩy (;) hoặc dấu phẩy (,), hoặc ; - nhưng có thể là dấu khác.

• Mã hóa: thường là utf8 hoặc latin1 - mặc định là utf8

• Tệp không có hàng tiêu đề: Trong CSV, thông thường dòng đầu tiên chứa tên các cột. Nếu trong tệp không có dòng định nghĩa, thì ô này phải được đánh dấu.

• Thông tin đăng nhập (tên người dùng, mật khẩu, cụm mật khẩu, khóa riêng tư):

• Nếu giao thức là HTTPS, thì luôn yêu cầu tên người dùng và mật khẩu.

• Nếu giao thức là SFTP, thì có thể sử dụng tên người dùng và mật khẩu, hoặc tên người dùng và khóa riêng tư, hoặc tên người dùng, khóa riêng tư và cụm mật khẩu, hoặc tên người dùng, mật khẩu, khóa riêng tư và cụm mật khẩu.

Nhập thông tin cho cài đặt của bạn --> Nhấp vào Lưu ở phía dưới --> Nhấp vào Kiểm tra

Bây giờ bạn nên thấy một thông báo xác nhận màu xanh lá cây cho biết bạn đã kết nối thành công và một ví dụ về dữ liệu của bạn từ tệp CSV.

Bước 4: Khớp dữ liệu CSV với các liên hệ trong Actimo

Điều quan trọng là chúng ta phải đảm bảo rằng dữ liệu chính xác được gán vào các trường tương ứng trên các liên hệ trong Actimo. Điều này sẽ cho phép bạn tự động nhóm tất cả nhân viên trong một cửa hàng, khu vực, chức năng cụ thể, v.v. bằng cách sử dụng các nhóm thông minh.

Đi đến góc trên bên phải của Admin --> Nhấp vào Integration --> Cuộn xuống và nhấp vào Ad Custom Field.

Mục tiêu ở đây là đảm bảo rằng dữ liệu nhân viên của bạn được nhập chính xác vào các trường liên hệ trong Actimo. Điều này được thực hiện bằng cách tạo một trường cho các tiêu đề cột của bạn và sau đó ánh xạ nó vào trường tương ứng trong Actimo. 

Nhấp vào + Thêm trường tùy chỉnh --> Nhập tên giống như tiêu đề trong CSV --> Lưu --> Kết nối với trường trong Actimo.

Sau đó, việc còn lại chỉ là đảm bảo rằng bạn đã ánh xạ tất cả các cột CSV trong tệp CSV của mình vào một trường trong Actimo theo bước 1 trong hướng dẫn này.

Cuối cùng, bạn có thể chọn không gian làm việc mà bạn muốn dữ liệu của mình được chèn vào. Chúng tôi khuyến nghị bạn nên nhập vào không gian làm việc chính của mình và chỉ sử dụng một tài khoản trên tài khoản của bạn trừ khi bạn có nhu cầu đặc biệt cần thêm. Vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ của chúng tôi nếu cần thiết.

Nhấp vào Lưu khi hoàn tất việc ánh xạ dữ liệu của bạn.

Bước 5: Đồng bộ hóa với Actimo

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, việc còn lại chỉ là bắt đầu quá trình tích hợp.

Đi đến góc trên bên phải của Admin --> Nhấp vào Integration --> Nhấp vào Sync Now

Bạn nên đảm bảo rằng tất cả nhân viên của bạn sẽ được thêm vào danh bạ trong Actimo. Bạn có thể xem dữ liệu bằng cách nhấp vào mục "Liên hệ". Nó nên trông giống như thế này.

Các thuật toán mã hóa mà sFTP có thể sử dụng là:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

AES-256-CTR,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Vui lòng gửi yêu cầu hỗ trợ về danh sách trắng IP (IP whitelisting) nếu cần thiết đến địa chỉ email support@actimo.com hoặc liên hệ với chuyên viên tích hợp của bạn nếu đã được phân công xử lý trường hợp của bạn.

Thẻ: tùy chỉnh, trường, liên hệ, tích hợp, SFTP, CSV, URI, thuật toán mã hóa