Actimo：從 CSV 檔案同步員工資料

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目標

根據您的員工資料，建立自動化流程，讓您的員工資料隨時更新。 它可以讓您在 Actimo 中使用人力資源或 IT 系統中的所有可用資料，並確保您的員工是根據他們在公司內的工作旅程來建立和刪除。

 

這項整合將扮演資料副駕駛員的角色，協助您專注於與員工聯繫。

 

要求

您需要具備下列條件才能使用 CSV 整合。

 

  • 購買整合選項 (如果不確定，請聯絡我們的支援人員)

  • 使用基本驗證存取 sftp 伺服器或網頁伺服器

  • 能將包含員工資料的 csv 檔案匯入伺服器

  • Actimo 中的管理存取

  • 我們可以為每位客戶提供一個 CSV 整合。

  • 檔案名稱必須保持不變，且不得包含日期或類似內容。

  • 檔案應包含所有員工。 建立、刪除和更新都由我們處理。

  • 第一行應該是說明不同欄位的標題行。

  • 需要有一個唯一的 ID，即使員工更改職位、姓名、電子郵件或類似資料也不會變更。 通常是來源系統中的主要 id。

  • 姓名需要用名和姓分開。

  • 國家代碼可以是行動電話號碼的一部分，也可以是單獨的一列，但需要用來正確解析電話號碼。

  • 您可以使用 Unique ID 建立員工關係，典型的做法是在 manager_id 欄中加入經理的 Unique ID。

  • 您可以依類型為不同欄位加入驗證。 如果驗證失敗，該員工不會轉移到 Actimo，如果先前已轉移，該員工將被刪除。

  • 字串：「相等」、「空 」和 「非空」

  • 編號： ">", ">=", "<「 和 」<="

  • 日期：「Before Now or Empty」和「After Now or Empty」。

個案範例

在此方案中，我們會使用一個案例來說明如何設定整合。 假設我們是零售商，想要為不同地區、功能、部門的 500 名員工執行員工應用程式。 我們也知道，儘管我們將會執行原生應用程式，但仍希望能夠傳送簡訊和電子郵件。 我們的任務是整合並自動處理員工的資料。 我們現在有以下工作：

 

  • 匯入相關資料，讓我們的通訊部門能與員工聯繫，並使用 智慧群組 和 饋送來區分員工

  • 確保刪除停止在公司工作的人

  • 確保自動新增員工

  • 補充：我們也被要求嘗試看看是否能透過整合將直接管理員工與 i Actimo 連線

啟動步驟

步驟 1：需要哪些資料？

您需要與您的團隊討論，並確保您有相關的資料可用於您要達成的目標。 在我們的案例中，我們將擷取下列資料：

 

  • 名

  • 姓氏

  • 僱員 id（或僱員的其他唯一識別碼）

  • 名稱

  • 工作職能

  • 商店

  • 區域

  • 國家代碼

  • 手機號碼

  • 電子郵件

  • manager employee id (顯示員工經理 id 的欄位)

提示：向您的人力資源/IT 部門索取 CSV 檔案的範例，並將其插入到 sftp 伺服器中，這樣您就能大致瞭解可以從哪些資料中進行選擇。 當您稍後將不同的欄位對應到 Actimo 中聯絡人的欄位時，也需要這個檔案。 

當您第一次使用 Actimo 中的範例資料測試您的整合時，您也可以看到欄名。

 

步驟 2：設定 Actimo 以接收員工資料

一旦您決定了您想要擷取的資料，您就需要準備好正確的欄位，以便在 Actimo 擷取資料。 為此，我們使用「聯絡欄位」。

 

移至管理員右上角 --> 按一下連絡人

 

Actimo 自帶預設欄位，例如國家、員工 ID、姓名等。 您需要確認是否有不符合目前設定的資料。 在我們的範例中，我們為商店和功能建立了一個新的自訂欄位。 按一下儲存後，它們就可以使用了。

 

準備 Actimo 平台的另一個重要步驟是選擇複製金鑰設定。 這樣才能確保您的平台上永遠不會出現重複的員工。 它必須是 100% 獨一無二的員工。

 

使用整合時，您需要將下拉式選單設定為「原始資料」。

 

移至管理右上角 --> 按一下聯絡人 --> 向下捲動至頁面底部

 

提示： 在某些情況下，您可能沒有員工 ID，在這種情況下，您可以使用電子郵件。 請寫信至support@actimo.com 如果您有任何問題。

 

步驟 3：連接 Actimo 和您的 SFTP 伺服器

在同步所有資料之前，我們需要將兩個系統互相連接。

 

前往管理員右上角 --> 按一下整合 --> 按一下新增外部 CSV

 

您需要 IT 部門或在您這邊設定 SFTP 伺服器的人提供一堆資訊。 標紅色的欄位為必填欄位。 請參閱下面的字段說明。

 

  • CSV 檔案的完整 URI 模式：sftp:// 或 https:// 實際檔案的完整路徑。 如果連接埠不同於標準 (sftp 22, https 443) 則必須包括在內。

  • 欄位分隔符：使用的分隔符類型，通常是分號或逗號 , 或 ; -，但也可以是其他類型。

  • 編碼：通常為 utf8 或 latin1 - 預設為 utf8

  • 檔案沒有標頭行：在 CSV 中，通常第一行會定義列名。 如果檔案中沒有定義行，則必須勾選此核取方塊。

  • 憑證(使用者名稱、密碼、通行密碼、私人密碼鑰匙)：

  • 如果通訊協定是 https，則總是使用者名稱和密碼

  • 如果通訊協定是 sftp，則可以是使用者名稱和密碼，或使用者名稱和私人密碼鑰匙，或使用者名稱和私人密碼鑰匙及口令，或使用者名稱和密碼及私人密碼鑰匙及口令。

填寫您的設定資訊 --> 按一下底部的儲存 --> 按一下測試

 

現在您應該可以看到綠色的確認訊息，告訴您已經連線，以及 CSV 檔案中的資料範例。

 

步驟 4：將 CSV 資料映射至 Actimo 中的聯絡人

我們必須確保在 Actimo 中，正確的資料映射到聯絡人的正確欄位。 這可讓您使用智慧群組自動將特定商店、區域、功能等的所有員工分組。

 

前往管理員右上角 --> 點選整合 --> 向下捲動並按一下廣告自訂欄位。

 

這裡的目標是確保您的員工資料正確插入 Actimo 中的聯絡欄位。 這是透過為您的列標題建立欄位，然後將其對應到 Actimo 中正確的欄位。 

按一下 + 新增自訂欄位 --> 寫入與 CSV 中標題相同的名稱 --> 儲存 --> 映射到 Actimo 中的欄位。

 

然後，只需根據本指南中的步驟 1 確保將 CSV 中的所有 CSV 列對應到 Actimo 中的欄位。

 

最後，您可以選擇希望將資料插入的工作區。 我們建議匯入到您的主要工作區，除非您有特殊需要，否則只在您的帳戶中執行一個工作區。 如有需要，請聯絡我們的支援人員。

 

完成映射資料後，按一下儲存。

 

步驟 5：同步至 Actimo

完成上述所有步驟後，就可以開始整合了。

 

前往管理員右上角 --> 按一下整合 --> 按一下立即同步

 

您應該會發現您所有的員工都會插入 Actimo 的聯絡人中。 按一下連絡人即可看到資料。 它應該看起來像這樣。

 

sFTP 可以使用的支援密碼有

 

Chacha20-poly1305@openssh.com、

 

aes128-ctr、

 

aes192-ctr、

 

aes256-ctr、

 

aes128-gcm@openssh.com、

 

aes256-gcm@openssh.com

 

如有必要，請寫信至 support@actimo.com 與我們的 IP 白名單支援人員聯絡，或與您的整合專家討論 (如果已指派一位專家處理您的個案)。

 

標籤：自訂、欄位、連絡人、整合、SFTP、CSV、URI、Ciphers

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