Willkommen bei Motimate - wir freuen uns sehr, dir unsere Plattform vorzustellen, und hoffen, dass dein Unternehmen alle Vorteile als Motimate-Kunde nutzen wird 🎉.

Um sicherzustellen, dass du erfolgreich bist und das Beste aus deinem Organisationskonto (oder"MotiSpace", wie wir es nennen) herausholen kannst, haben wir diesen Einführungsleitfaden für dich erstellt. Hier führen wir dich durch einige wichtige Einstellungen, Funktionen, Optionen und andere Überlegungen, die du beachten solltest, um deinen MotiSpace an dein Unternehmen anzupassen.

Erste Schritte

Passe deinen MotiSpace mit Logo und Themenfarbe an

Sorge dafür, dass deine Nutzer sich von Anfang an wie zu Hause fühlen! Hier erfährst du, wie du ganz einfach das Logo deiner Organisation hochladen und die Markenfarbe für deinen MotiSpace auswählen kannst.

Funktionen

Sieh dir die optionalen Funktionen an, die in deinem Konto verfügbar sind, und aktiviere und konfiguriere die Funktionen, die du nutzen möchtest. Lies mehr dazu hier.

 

Einladungen

Passe die Vorlagen für die Einladungs- und Kurserinnerungs-E-Mails an, die an deine Nutzer/innen verschickt werden. Wir empfehlen dir, den Einladungsnachrichten besondere Aufmerksamkeit zu schenken , bevor du deine Nutzer/innen in deinen MotiSpace einlädst, damit du deinen Nutzer/innen die bestmögliche Einführung in dein neues Lernwerkzeug geben kannst. Du kannst deine Nutzer/innen über die mobile App darüber informieren, dass Motimate eine Mobile-First-Plattform ist, aber die Nutzer/innen können sich auch über einen Webbrowser anmelden, wenn sie das bevorzugen. Die App heißt Motimate und kann gefunden werden im dem Apple App Store und bei Google Play. Weitere Informationen darüber, wie du deine Einladungen individuell gestalten kannst, findest du hier.

Administratoren und Redakteure

Alle Benutzer haben eine Benutzerrolle die festlegt, welche Berechtigungen sie auf der Plattform haben, sowie eine Gruppenrolle für jede Gruppe, in der sie Mitglied sind. Du kannst hier mehr über diese Rollen lesen.

Du solltest dir überlegen, welche Benutzer in deiner Organisation du als Organisationsadministratoren haben möchtest ("Org. Admins"), und wer Kurse erstellen soll, der bekommt eine der Editor-Rollen. Wir empfehlen, nur eine Handvoll Benutzer als Org einzurichten. Admins in deinem MotiSpace, da diese Benutzer/innen Zugriff auf alle Einstellungen haben - und wir alle wissen, dass mehr Personen mit Zugriff ein höheres Risiko für Probleme bedeuten. 

Benutzer und Gruppen 

Der erste Inhalt, den du in deinem MotiSpace brauchst, sind deine Benutzer und Gruppen. Gruppen in Motimate dienen in erster Linie dazu, deinen Nutzerstamm in kleinere Segmente aufzuteilen, die in der Regel die gleichen Kurse belegen müssen, um den verschiedenen Nutzern im Unternehmen relevante Schulungen zuzuweisen (z. B. wird ein Kurs über das korrekte Verfahren zur Abgabe von Steuererklärungen allen Nutzern der Gruppe "Finanzen" zugewiesen).

 

Dein Gruppenbaum (oder deine Hierarchie) hat mehrere Ebenen, beginnend mit Ebene 1, die das gesamte Unternehmen repräsentiert, und verzweigt sich nach unten, z.B. durch verschiedene Abteilungen, bis zur untersten Ebene, die typischerweise einzelne Teams oder vielleicht deine verschiedenen Filialen sind. Kurse, die einer "übergeordneten Gruppe" zugewiesen werden, werden automatisch auch allen Nutzern in den Gruppen der darunter liegenden Ebenen zugewiesen (z. B. wird ein Kurs, der der Gruppe "Finanzen" der Ebene 3 zugewiesen wurde, auch den Gruppen "Buchhaltung", "Rechnungsprüfung" und "Steuern" der Ebene 4 zugewiesen). Du entscheidest, wie viele Ebenen dein Gruppenbaum haben soll. Deine Gruppenstruktur kann auf Märkten an verschiedenen Standorten basieren oder einfach der Teamstruktur deines Unternehmens folgen. Bevor du mit dem Import beginnst, solltest du dir überlegen, welche Art von Gruppenhierarchie für dein Unternehmen am sinnvollsten ist und wie du deine Trainingskurse einführen willst. Mehr darüber kannst du hier lesen.

 

Beachte, dass du den Benutzern neben Gruppen auch Positionen zuweisen kannst, die du selbst erstellst. Diese können genutzt werden, um die Ausbildung noch gezielter zuzuordnen. Du kannst z.B. festlegen, dass ein Kurs nur Nutzern in einer Gruppe (einem bestimmten Markt oder Team) zugewiesen wird, aber nur denjenigen, die die Position "Teamleiter" haben. Lies mehr über die Positionen hier.

Wenn du dich entschieden hast, wie du deine Gruppen organisieren willst, solltest du dir überlegen, wie du deine Nutzer importieren willst. 

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Importieren deiner Daten

Es ist zwar möglich, einzelne Benutzer über die Plattform-UI zu erstellen(Anleitung hier), aber wenn du ganz neu bei Motimate bist und das Konto einrichtest, wirst du wahrscheinlich eine Möglichkeit brauchen, viele neue Benutzer auf einmal zu erstellen. Wir bieten dir hier eine Reihe von Optionen, damit du diejenige auswählen kannst, die am besten zu deinem Unternehmen passt. Beachte, dass nicht alle Funktionen für alle Optionen verfügbar sind:

• Massen-Upload:
  Alle deine Nutzer können in einer CSV-Datei gespeichert und dann in großen Mengen ins System hochgeladen werden. Du kannst Nutzer/innen Gruppen zuweisen und ihnen eine Gruppenrolle geben, aber alle Nutzer/innen erhalten eine "normale" Nutzer/innenrolle, d.h. diejenigen, die eine andere Rolle haben sollten, müssen nach dem Import aktualisiert werden(siehe Anleitung hier).
   
• Integrationen:
  Vielleicht möchtest du eine Integration zwischen Motimate und deinem HR-System einrichten, damit du alle deine Benutzer und sogar deine interne Organisationsstruktur, wenn du möchtest, direkt aus deinen eigenen Systemen importieren, synchronisieren und pflegen kannst. Die folgenden Integrationsmethoden sind verfügbar:
  • API (empfohlen)
    Dies ist unsere flexibelste Option, bei der du die meisten Verwaltungsvorgänge über die API automatisieren kannst, sodass alles, was du mit einem Benutzer in deinem HR-System machst, auch in Motimate angezeigt wird(siehe Anleitung hier).
     
  • SCIM (nur Benutzer- und Gruppenimport)
    Eine SCIM-Integration ermöglicht es dir, deine Benutzer und Gruppen zu importieren und zu aktualisieren, ist aber weniger flexibel und es gibt einige Importaktionen, die manuell durchgeführt werden müssen, z. B. das Festlegen von Gruppen- und Benutzerrollen(siehe Anleitung hier).
     
  • sFTP (nur Benutzerimport)
    Dies ist genau wie die CSV-Importoption, nur dass es sich um einen automatischen Import handelt, bei dem du die CSV-Datei jeden Tag auf unseren Servern zur Verfügung stellst, die alle Änderungen an deinen Benutzern widerspiegelt, und diese wird in der Nacht hochgeladen und implementiert alle Änderungen an deinen Benutzern(siehe Anleitung hier).

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Erstellen deiner Kurse und Inhalte

Jetzt kommt der spaßige Teil - die Erstellung deiner Lernkurse, die wir gerne"Motis" nennen!

Hier haben wir eine Reihe von verschiedenen Tools und Inhaltsblöcken, die darauf warten, dass du kreativ wirst und ansprechende und großartige Lernerfahrungen für deine Mitarbeiter/innen schaffst.

Hier findest du unsere Anleitung, wie du deine ersten Motis erstellst. Folge den verlinkten Artikeln am Ende dieser Seite, um durch den gesamten Prozess von der Erstellung deines Moti bis zur Veröffentlichung und dem Rollout für deine Nutzer/innen geführt zu werden. 

Wir empfehlen, dass du mindestens 5 Kurse für deine Nutzerinnen und Nutzer bereithältst, wenn du in Betrieb gehst - und wenn du Hilfe dabei brauchst, deine Bibliothek an Lernkursen zu erweitern, sprich einfach mit deinem Customer Success Manager, der dir gerne weitere vorgefertigte Inhalte aus einer Vielzahl von Themen vorschlägt.

Du kannst deine Kurse auch zu Paketen zusammenfassen, um eine Sammlung zusammengehöriger Kurse einfach zuzuweisen, oder du kannst Lernpfade erstellen, bei denen die Nutzer/innen in einer bestimmten Reihenfolge durch einige deiner Kurse geführt werden, um ihnen genau die Erfahrung zu bieten, die sie haben sollen.


 

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Vermeide, dass E-Mails im Junkmail/Spam landen

E-Mails, die von Motimate an deine Nutzer/innen gesendet werden (z. B. Einladungen und Erinnerungen), werden von den folgenden Domänen gesendet:

• motimateapp.com
• motimate.app

In der Regel wird die unten stehende E-Mail-Adresse verwendet:

• no-reply@motimateapp.com

Wir empfehlen dir dringend, diese Domänen in deiner E-Mail-Lösung auf die Whitelist zu setzen, um sicherzustellen, dass sie nicht im Spam landen. Melde dies rechtzeitig dem IT-Manager/der Abteilung/dem Zulieferer. Für die Umsetzung ist es entscheidend, dass die E-Mails von Motimate bei deinen Nutzern ankommen.

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Bald ist es Zeit zu starten!

Bevor du loslegst, haben wir die folgende Checkliste erstellt, damit du sicherstellen kannst, dass alles für einen erfolgreichen Start vorbereitet ist!

Benutzerimport und Anmeldung

• ✅ Wurden alle Nutzer/innen dem System hinzugefügt?
• ✅ Sind alle notwendigen Gruppen erstellt?
• ✅ Sind die Nutzer/innen den richtigen Gruppen zugewiesen?
• ✅ Hast du bestätigt, dass die Bestenlisten wie erwartet funktionieren?

Rollen und Verantwortlichkeiten

• Ist klar, wer die Org-Admins sind und wer für die Genehmigung und Veröffentlichung von Kursen zuständig ist?
• ✅ Sind die Rollen der Redakteure, Chefredakteure und Content Creators klar definiert?
• Wurde ein Arbeitsablauf für die interne Kommunikation zwischen Redakteuren, Chefredakteuren und Org-Administratoren in Bezug auf die Erstellung und Veröffentlichung von Kursen eingerichtet?

Kurse (Motis)

• ✅ Werden mindestens fünf Kurse in der App veröffentlicht, um sicherzustellen, dass sich die Nutzer/innen nicht auf einer leeren Plattform anmelden?
• Hast du getestet, ob die Kurse in der App erscheinen und wie erwartet funktionieren?
• ✅ Gibt es einen Veröffentlichungsplan für die Monate nach dem Start, um einen stetigen Fluss neuer Kurse aufrechtzuerhalten?

Unterstützung Setup

• ✅ Steht schon fest, wer in deinem Unternehmen für den First-Line-Support zuständig sein wird?
• ✅ Sollen sich die Nutzer/innen direkt an die Org-Administratoren wenden, oder wird eine eigene E-Mail-Adresse für den Support bereitgestellt?

Hinweis: Dein Unternehmen verwaltet den First-Line-Support. Motimate bietet Second-Line-Support über support@motimateapp.com.

Kontoeinstellungen

• ✅ Hast du einen kurzen Anruf mit Motimate vereinbart, um die Kontoeinstellungen zu überprüfen und alle Fragen zu klären? (Spätestens eine Woche vor dem Start empfohlen).

Einladungen

• ✅ Hast du den Text für die Einladungen an die Nutzer/innen per SMS oder E-Mail verfasst? (Wende dich an Motimate, wenn du dir nicht sicher bist, welchen Kanal du verwenden sollst).
• ✅ Wurde der Einladungstext an Motimate gesendet, damit er in dein Konto aufgenommen wird? (Sende dies mindestens eine Woche vor dem Start.)
• Wurde eine Testeinladung an einen bestimmten Benutzer innerhalb deines Unternehmens geschickt, um die Funktionalität zu bestätigen?

Start

• Wurden die Nutzerinnen und Nutzer über den bevorstehenden Start informiert? (Wissen sie, was sie erwartet?)
• ✅ Welche Art von Start wirst du haben? (Stiller Start? Veranstaltung?)
• ✅ Werden die Einladungen an alle Nutzer/innen gleichzeitig verschickt, oder erfolgt die Einführung schrittweise, Gruppe für Gruppe?
• ✅ Hast du Motimate das Datum und die Uhrzeit der Einführung mitgeteilt? (Mindestens eine Woche im Voraus.)
• ✅ Bist du darauf vorbereitet, mögliche Supportanfragen in den ersten Tagen nach der Einführung zu bearbeiten? (z. B. wenn Nutzer keine Einladungen erhalten oder Probleme beim Anmelden haben).

Nachbereitung der Markteinführung

• ✅ Gibt es einen Plan für die Nachverfolgung von Nutzern, die sich nicht angemeldet haben?

Tipp: Motimate kann dich dabei unterstützen, Erinnerungseinladungen an inaktive Nutzer zu senden. Kontaktiere uns bei Bedarf.

Auf dem Laufenden bleiben

• 📰 Abonniere unseren Newsletter für Produktneuheiten, Updates und Einladungen zu Meet-ups.
• 💬 Antworten auf die meisten deiner Fragen findest du in unserem Hilfe-Center.
• ❓ Wenn du noch etwas brauchst, ist dein Customer Success Manager oder dein Support (support@motimateapp.com) nur eine Nachricht entfernt!

✨ Jetzt bist du bereit - geh raus und genieße deinen MotiSpace in vollen Zügen! 🎉

- Liebe Grüße vom Motimate-Team 💚