Objetivo

Crea un proceso automatizado para mantener actualizados los datos de tus empleados en función de tus datos. Te permitirá utilizar en Actimo todos los datos que tengas disponibles en tus sistemas de RRHH o informáticos, así como asegurarte de que tus empleados se crean y eliminan en función de su trayectoria dentro de tu empresa.

La integración actuará como un copiloto de datos que te ayudará a centrarte en conectar con los empleados.

Requisitos

Debes cumplir los siguientes requisitos para poder utilizar la integración CSV.

• Comprar opciones de integración (si no estás seguro, contacta con nuestro servicio de asistencia)

• Acceso a un servidor sftp o a un servidor web con autenticación básica

• Poder volcar en el servidor un fichero csv con los datos de los empleados

• Acceso de administrador en Actimo

• Podemos tener una integración CSV por cliente.

• El nombre del archivo debe seguir siendo el mismo y no contener fecha o similar.

• El archivo debe contener todos los empleados. Nosotros nos encargamos de las creaciones, eliminaciones y actualizaciones.

• La primera línea debe ser una línea de encabezamiento que explique las distintas columnas.

• Tiene que haber un ID Único, que no cambie si el empleado cambia de puesto, nombre, correo electrónico o similar. Suele ser el identificador primario del sistema de origen.

• Los nombres deben ir separados en Nombre y Apellidos.

• El código de país puede formar parte del número de móvil o ser una columna aparte, pero es necesario para analizar correctamente los números de teléfono.

• Puedes crear relaciones con los empleados utilizando el ID Único, normalmente una columna manager_id con el ID Único del manager.

• Puedes añadir validación a las distintas columnas, en función del tipo. Si la validación falla, el empleado no será transferido a Actimo y si ha sido transferido previamente, el empleado será eliminado.

• Cadena: "Igual", "Vacío" y "No vacío"

• Número: ">", ">=", "<" y "<="

• Fecha: "Antes de ahora o vacío" y "Después de ahora o vacío".

Ejemplo de caso

En este escenario vamos a utilizar un caso para ejemplificar cómo configurar la integración. Imaginemos que somos un minorista que quiere gestionar una aplicación para 500 empleados de distintas regiones, funciones y departamentos. También sabemos que, aunque vayamos a ejecutar una aplicación nativa, existe el deseo de poder enviar sms y correos electrónicos. Nuestra tarea consiste en integrar y gestionar automáticamente los datos de los empleados. Ahora tenemos los siguientes puestos de trabajo:

• Importa datos relevantes, para que nuestro departamento de comunicación pueda conectar con los empleados y utilizar Grupos inteligentes y Feeds para diferenciar a los empleados entre sí

• Asegúrate de que se borran las personas que dejan de trabajar en la empresa

• Asegúrate de que los nuevos empleados se añaden automáticamente

• Además: También nos han pedido que intentemos ver si podemos conectar las gestiones directas con los empleados i Actimo a través de la integración

Pasos para el lanzamiento

Paso 1: ¿Qué datos se necesitan?

Tienes que hablar con tus equipos y asegurarte de que dispones de los datos pertinentes para los objetivos que intentas alcanzar. En nuestro caso cogeremos los siguientes datos:

• Nombre

• apellido

• id de empleado (u otro identificador único para un empleado)

• título

• función laboral

• almacenar

• región

• código de país

• número de teléfono móvil

• correo electrónico

• manager employee id (columnas que muestran el id del manager de un empleado)

Consejo: Pide a tu RRHH / TI un ejemplo del archivo CSV que se supone que deben introducir en el servidor sftp, para que tengas una visión general de los datos que puedes elegir. También necesitarás este archivo más adelante cuando tengas que asignar las diferentes columnas a los campos de los contactos en Actimo. 

También podrás ver los nombres de las columnas cuando pruebes tu integración por primera vez con datos de ejemplo en Actimo.

Paso 2: Configuremos Actimo para recibir los datos de los empleados

Una vez que hayas decidido qué datos deseas disparar, necesitas tener preparados los campos adecuados para capturar los datos en Actimo. Para ello utilizamos los Campos de Contacto.

Ve a la esquina superior derecha de Admin --> Haz clic en Contactos

Actimo viene con campos por defecto como País, ID de Empleado, Nombre de pila, etc. Tienes que identificar si tienes datos que no se ajustan a la configuración actual. En nuestro ejemplo hemos creado un nuevo campo personalizado para Tienda y Función. Una vez que hagas clic en Guardar, estarán listos para usar.

Otro paso importante para preparar tu plataforma Actimo es elegir la configuración de tu Clave Duplicada. Así te aseguras de no tener nunca empleados duplicados en tu plataforma. Tiene que ser 100% único para el empleado.

Cuando utilices una integración necesitarás que el desplegable esté en "Datos de origen".

Ve a la esquina superior derecha de Admin --> Haz clic en Contactos --> desplázate hasta el final de la página

Consejo: En algunos casos puede que no tengas un ID de empleado, en este caso puedes utilizar el correo electrónico. Escríbenos a support@actimo.com si tienes alguna duda.

Paso 3: Conecta Actimo y tu servidor SFTP

Antes de poder sincronizar todos los datos, tenemos que conectar los dos sistemas entre sí.

Ve a la esquina superior derecha de Admin --> Haz clic en Integración --> Haz clic en Añadir CSV externo

Necesitarás un montón de información de tu departamento informático o de la persona que configuró el servidor SFTP por tu parte. Los campos marcados en rojo son obligatorios. Más abajo encontrarás una explicación de los campos.

• Esquema URI completo al archivo CSV: Una ruta completa sftp:// o https:// al archivo real. Si el puerto es distinto del estándar (sftp 22, https 443), hay que incluirlo.

• Separador de campos: El tipo de delimitador que se utiliza, normalmente son los dos puntos o la coma , o ; - pero puede ser otro.

• Codificación: normalmente utf8 o latin1 - por defecto utf8

• El archivo no tiene línea de encabezamiento: En CSV normalmente tienes una primera línea con nombres de columnas definidos. Si no hay ninguna línea de definición en el archivo, esta casilla debe estar marcada.

• Credenciales (nombre de usuario, contraseña, frase de contraseña, clave privada):

• Si el protocolo es https, entonces siempre nombre de usuario y contraseña

• Si el protocolo es sftp, puede ser nombre de usuario y contraseña, o nombre de usuario y clave privada, o nombre de usuario y clave privada y frase de contraseña, o nombre de usuario y contraseña y clave privada y frase de contraseña.

Rellena la información de tu configuración --> Haz clic en Guardar en la parte inferior --> Haz clic en Probar

Ahora deberías poder ver un mensaje verde de confirmación indicándote que estás conectado y un ejemplo de tus datos del archivo CSV.

Paso 4: Asignar datos CSV a contactos en Actimo

Es importante que nos aseguremos de que los datos correctos se asignan a los campos correctos de los contactos en Actimo. Esto te permitirá agrupar automáticamente a todos los empleados de una tienda, región, función, etc., utilizando grupos inteligentes.

Ve a la esquina superior derecha de Admin --> Haz clic en Integración --> Desplázate hacia abajo y haz clic en Campo personalizado de anuncios.

El objetivo aquí es asegurarte de que los datos de tus empleados se insertan correctamente en los campos de contacto en Actimo. Esto se hace creando un campo para tus cabeceras de columna y luego asignándolo al campo correcto en Actimo. 

Haz clic en + Añadir campo personalizado --> Escribe el mismo nombre que el título de la cabecera en el CSV --> Guardar --> Asignar al campo en Actimo.

Entonces sólo es cuestión de asegurarte de que asignas todas las columnas CSV de tu CSV a un campo en Actimo según el paso 1 de esta guía.

Por último, puedes seleccionar en qué espacio de trabajo deseas insertar tus datos. Te recomendamos que lo importes a tu espacio de trabajo principal y que sólo funciones con uno en tu cuenta, a menos que tengas una necesidad especial de más. Ponte en contacto con nuestro servicio de asistencia si lo necesitas.

Haz clic en Guardar cuando hayas terminado de mapear tus datos.

Paso 5: Sincroniza con Actimo

Una vez que hayas realizado todos los pasos anteriores, sólo es cuestión de iniciar la integración.

Ve a la esquina superior derecha de Admin --> Haz clic en Integración --> Haz clic en Sincronizar ahora

Deberías experimentar que todos tus empleados serán insertados en Contactos en Actimo. Podrás ver los datos haciendo clic en contactos. Debería tener este aspecto.

Los cifrados que puede utilizar sFTP son:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Si es necesario, escribe a nuestro servicio de asistencia para la creación de listas blancas de IP a support@actimo.com o habla con tu especialista en integración, si se ha asignado uno a tu caso.

Etiquetas: personalizado, campo, contactos, integración, SFTP, CSV, URI, Cifras