Objectif

Créez un processus automatisé de mise à jour des données relatives à vos employés sur la base de ces données. Il vous permettra d'utiliser dans Actimo toutes les données dont vous disposez dans vos systèmes RH ou informatiques et de vous assurer que vos employés sont créés et supprimés en fonction de leur parcours au sein de votre entreprise.

L'intégration agira comme un copilote de données qui vous aidera à vous concentrer sur la connexion avec les employés.

Exigences

Les conditions suivantes doivent être remplies pour pouvoir utiliser l'intégration CSV.

• Acheter des options d'intégration (en cas de doute, contactez notre service d'assistance)

• Accès à un serveur sftp ou à un serveur web avec authentification de base

• Pouvoir transférer un fichier csv contenant les données des employés vers le serveur.

• Accès administrateur dans Actimo

• Nous pouvons avoir une intégration CSV par client.

• Le nom du fichier doit rester le même et ne pas contenir de date ou d'élément similaire.

• Le fichier doit contenir tous les employés. Les créations, suppressions et mises à jour sont gérées par nos soins.

• La première ligne doit être une ligne d'en-tête expliquant les différentes colonnes.

• Il faut un identifiant unique, qui ne change pas si l'employé change de poste, de nom, d'adresse électronique ou autre. Il s'agit généralement de l'identifiant principal dans le système source.

• Les noms doivent être séparés en Prénom et Nom.

• L'indicatif de pays peut faire partie du numéro de téléphone mobile ou constituer une colonne distincte, mais il est nécessaire pour analyser correctement les numéros de téléphone.

• Vous pouvez créer des relations entre les employés à l'aide de l'identifiant unique, généralement une colonne manager_id contenant l'identifiant unique du manager.

• Vous pouvez ajouter une validation aux différentes colonnes, en fonction de leur type. Si la validation échoue, le salarié n'est pas transféré dans Actimo et s'il a déjà été transféré, il est supprimé.

• Chaîne : "Égal", "Vide" et "Non vide"

• Numéro : ">", ">= ", "<" et "< = "

• Date : "Avant maintenant ou vide" et "Après maintenant ou vide".

Exemple de cas

Dans ce scénario, nous allons utiliser un cas pour illustrer comment configurer l'intégration. Imaginons que nous soyons un détaillant qui souhaite gérer une application pour 500 employés dans différentes régions, fonctions et départements. Nous savons également que, même si nous utiliserons une application native, certains souhaitent pouvoir envoyer des SMS et des courriels. Nous sommes chargés d'intégrer et de traiter automatiquement les données relatives aux employés. Nous avons maintenant les emplois suivants :

• Importer des données pertinentes, afin que notre service de communication puisse se connecter avec les employés et les utiliser. Groupes intelligents et flux pour différencier les employés les uns des autres

• S'assurer que les personnes qui ne travaillent plus dans l'entreprise sont supprimées.

• S'assurer que les nouveaux employés sont automatiquement ajoutés

• Ajout : On nous a également demandé d'essayer de voir si nous pouvions connecter les gestionnaires directs aux employés dans Actimo via l'intégration.

Les étapes du lancement

Étape 1 : Quelles sont les données nécessaires ?

Vous devez parler à vos équipes et vous assurer que vous disposez des données pertinentes pour les objectifs que vous essayez d'atteindre. Dans notre cas, nous allons saisir les données suivantes :

• prénom

• nom de famille

• l'identifiant de l'employé (ou un autre identifiant unique pour l'employé)

• titre

• fonction professionnelle

• magasin

• région

• code pays

• numéro de téléphone mobile

• courriel

• manager employee id (colonnes indiquant l'identifiant du manager d'un employé)

Conseil : Demandez à vos RH / IT un exemple de fichier CSV qui doit être inséré dans le serveur sftp, afin d'avoir un aperçu des données que vous pouvez choisir. Vous aurez besoin de ce fichier plus tard lorsque vous devrez faire correspondre les différentes colonnes aux champs des contacts dans Actimo. 

Vous pourrez également voir les noms des colonnes lorsque vous testerez votre intégration pour la première fois avec des données d'exemple dans Actimo.

Étape 2 : Configurer Actimo pour recevoir les données des employés

Une fois que vous avez déterminé les données que vous souhaitez transmettre, vous devez disposer des champs appropriés pour saisir les données dans Actimo. À cette fin, nous utilisons les champs de contact.

Allez sur Admin en haut à droite --> Cliquez sur Contacts

Actimo est livré avec des champs par défaut tels que le pays, l'identifiant de l'employé, le prénom, etc. Vous devez déterminer si vous disposez de données qui ne correspondent pas à la configuration actuelle. Dans notre exemple, nous avons créé un nouveau champ personnalisé pour le magasin et la fonction. Une fois que vous aurez cliqué sur Enregistrer, ils seront prêts à être utilisés.

Une autre étape importante de la préparation de votre plateforme Actimo est le choix de la configuration de la clé de duplication. C'est ainsi que vous vous assurez de ne jamais avoir d'employés en double dans votre plateforme. Il doit être unique à 100 % pour l'employé.

Si vous utilisez une intégration, vous devez mettre le menu déroulant sur "Source Data".

Allez sur Admin en haut à droite --> Cliquez sur Contacts --> Faites défiler jusqu'au bas de la page

Conseil : dans certains cas, vous n'avez pas d'identifiant d'employé, dans ce cas vous pouvez utiliser l'email. Veuillez écrire à l'adresse suivante support@actimo.com si vous avez des questions.

Etape 3 : Connecter Actimo à votre serveur SFTP

Avant de synchroniser toutes les données, nous devons connecter les deux systèmes l'un à l'autre.

Allez sur Admin en haut à droite --> Cliquez sur Intégration --> Cliquez sur Ajouter un CSV externe

Vous aurez besoin d'un certain nombre d'informations de la part de votre service informatique ou de la personne qui a mis en place le serveur SFTP de votre côté. Les champs marqués en rouge sont obligatoires. Voir l'explication des champs ci-dessous.

• Schéma URI complet du fichier CSV: Soit un chemin complet sftp:// ou https:// vers le fichier réel. Si le port est différent du port standard (sftp 22, https 443), il faut l'inclure.

• Séparateur de champ: Le type de délimiteur utilisé, généralement un point-virgule ou une virgule, ou ; -, mais il peut s'agir d'un autre type de séparateur.

• Encodage: typiquement utf8 ou latin1 - par défaut utf8

• Le fichier n'a pas de ligne d'en-tête: Dans un fichier CSV, il y a normalement une première ligne avec des noms de colonnes définis. S'il n'y a pas de ligne de définition dans le fichier, cette case doit être cochée.

• Informations d'identification (nom d'utilisateur, mot de passe, phrase de passe, clé privée) :

• Si le protocole est https, toujours le nom d'utilisateur et le mot de passe.

• Si le protocole est sftp, il peut s'agir du nom d'utilisateur et du mot de passe, ou du nom d'utilisateur et de la clé privée, ou du nom d'utilisateur et de la clé privée et de la phrase de passe, ou du nom d'utilisateur et du mot de passe et de la clé privée et de la phrase de passe.

Complétez les informations relatives à votre installation --> Cliquez sur Enregistrer en bas --> Cliquez sur Test

Vous devriez maintenant voir un message de confirmation vert vous indiquant que vous êtes connecté et un exemple de vos données provenant du fichier CSV.

Étape 4 : Associer les données CSV aux contacts dans Actimo

Il est important de s'assurer que les données correctes sont associées aux champs corrects des contacts dans Actimo. Cela vous permettra de regrouper automatiquement tous les employés d'un magasin, d'une région, d'une fonction, etc. à l'aide de groupes intelligents.

Allez sur Admin en haut à droite --> Cliquez sur Intégration --> Faites défiler vers le bas et cliquez sur Champ personnalisé de publicité.

L'objectif est de s'assurer que les données de vos employés sont insérées correctement dans les champs de contact d'Actimo. Pour ce faire, vous devez créer un champ pour vos en-têtes de colonne et le faire correspondre au champ correct dans Actimo. 

Cliquez sur + Ajouter un champ personnalisé --> Inscrivez le même nom que le titre de l'en-tête dans le CSV --> Enregistrez --> Mettez en correspondance avec le champ dans Actimo.

Il suffit ensuite de s'assurer que toutes les colonnes de votre CSV correspondent à un champ dans Actimo, conformément à l'étape 1 de ce guide.

Enfin, vous pouvez sélectionner l'espace de travail dans lequel vous souhaitez que vos données soient insérées. Nous vous recommandons de l'importer dans votre espace de travail principal et de n'en utiliser qu'un seul sur votre compte, à moins que vous n'ayez un besoin particulier d'en avoir plus. N'hésitez pas à contacter notre service d'assistance si nécessaire.

Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé de mapper vos données.

Étape 5 : Synchronisation avec Actimo

Une fois que vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus, il ne vous reste plus qu'à lancer l'intégration.

Allez sur Admin en haut à droite --> Cliquez sur Intégration --> Cliquez sur Sync Now

Vous devriez constater que tous vos employés seront insérés dans les contacts d'Actimo. Vous pourrez consulter les données en cliquant sur contacts. Il devrait ressembler à ceci.

Les codes cryptographiques pris en charge par sFTP sont les suivants :

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Veuillez écrire à notre support pour la liste blanche d'IP si nécessaire à support@actimo.com ou parlez-en à votre spécialiste de l'intégration si un spécialiste a été assigné à votre cas.

Tags : personnalisé, champ, contacts, intégration, SFTP, CSV, URI, Ciphers