Benvenuto in Motimate: siamo molto felici di presentarti la nostra piattaforma e ci auguriamo che la tua organizzazione possa trarre tutti i vantaggi di essere un cliente Motimate 🎉

Per assicurarti il successo e ottenere il massimo dal tuo account organizzativo (o"MotiSpace", come lo chiamiamo noi), abbiamo creato per te questa guida all'ingresso. Qui di seguito ti illustreremo alcune delle impostazioni, delle caratteristiche, delle opzioni e delle altre considerazioni importanti di cui dovresti essere a conoscenza per adattare il tuo MotiSpace alla tua attività.

Introduzione

Personalizza il tuo MotiSpace con il logo e il colore del tema

Fai in modo che i tuoi utenti si sentano a casa fin dall'inizio! Vai qui per scoprire come puoi caricare facilmente il logo della tua organizzazione e selezionare il colore del marchio per il tuo MotiSpace.

Funzioni

Controlla le funzioni opzionali disponibili nel tuo account e attiva e configura quelle che desideri utilizzare. Per saperne di più leggi qui.

 

Inviti

Personalizza i modelli di e-mail di invito e di promemoria del corso che vengono inviati ai tuoi utenti - ti consigliamo di prestare particolare attenzione ai messaggi di invito prima di iniziare a invitare i tuoi utenti al tuo MotiSpace, in modo da offrire ai tuoi utenti la migliore introduzione possibile al tuo nuovo strumento di apprendimento. Potresti informare i tuoi utenti che Motimate è una piattaforma mobile first tramite l'applicazione mobile, ma gli utenti possono anche accedere tramite un browser web se preferiscono. L'applicazione si chiama Motimate e si trova su App Store di Apple e su Google Play. Maggiori informazioni su come personalizzare i tuoi inviti sono disponibili qui.

Amministratori e redattori

Tutti gli utenti avranno un ruolo utente che determina quali permessi avranno nella piattaforma, oltre a un ruolo di gruppo ruolo di gruppo per ogni gruppo di cui fanno parte. Puoi leggere ulteriori informazioni su questi ruoli qui.

Dovresti pensare a quali utenti della tua organizzazione vuoi avere come Amministratori dell'Organizzazione ("Org. Admins"), e chi vuoi che crei i corsi, che otterrà uno dei ruoli di Editor. Raccomandiamo di impostare solo una manciata di utenti come Org. Gli amministratori del tuo MotiSpace, dato che questi utenti avranno accesso a tutte le impostazioni e sappiamo tutti che un maggior numero di persone con accesso equivale a un maggior rischio di problemi. 

Utenti e gruppi 

I primi contenuti di cui hai bisogno nel tuo MotiSpace sono gli utenti e i gruppi. I gruppi in Motimate sono utilizzati principalmente per suddividere la tua base di utenti in segmenti più piccoli che di solito dovranno seguire gli stessi corsi, in modo da assegnare la formazione pertinente ai diversi utenti dell'azienda (ad esempio, un corso sulla corretta procedura di compilazione dei rapporti fiscali sarà assegnato a tutti gli utenti del gruppo "Finanza").

 

L'albero dei gruppi (o gerarchia) avrà diversi livelli, a partire dal livello 1, che rappresenta l'intera organizzazione, e si dirama verso il basso, ad esempio attraverso i diversi dipartimenti, fino al livello più basso, che di solito è rappresentato dai singoli team o forse dai diversi negozi. I corsi assegnati a un "gruppo padre" saranno automaticamente assegnati anche a tutti gli utenti dei gruppi di livello inferiore (ad esempio, un corso assegnato al gruppo di livello 3 "Finanza" sarà assegnato anche ai gruppi di livello 4 "Contabilità", "Revisione" e "Fiscalità"). Sei tu a scegliere quanti livelli avrà il tuo albero di gruppo. La struttura del gruppo può essere basata su negozi in sedi diverse o semplicemente seguire la struttura del team della tua organizzazione. Dovresti pensare a quale tipo di gerarchia di gruppo ha più senso per la tua organizzazione e a come intendi organizzare i tuoi corsi di formazione prima di iniziare a importare qualsiasi cosa. Puoi leggere di più su questo argomento qui.

 

Nota che oltre ai gruppi, puoi assegnare agli utenti anche delle Posizioni, che crei tu stesso. Questi possono essere utilizzati per assegnare la formazione in modo ancora più specifico. Ad esempio, puoi scegliere di assegnare un corso agli utenti di un gruppo (un negozio o un team specifico), ma solo a quelli che ricoprono la posizione di "Team Leader". Per saperne di più sulle posizioni, leggi qui.

Una volta deciso come organizzare i tuoi gruppi, devi iniziare a pensare a come importare i tuoi utenti. 

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Importazione dei dati

Sebbene sia ovviamente possibile creare singoli utenti tramite l'interfaccia utente della piattaforma(guida qui), è probabile che tu abbia bisogno di un modo per creare molti nuovi utenti in una sola volta quando sei alle prime armi con Motimate e la creazione dell'account. Qui ti offriamo una serie di opzioni, in modo che tu possa scegliere quella più adatta alla tua attività. Nota che non tutte le funzionalità sono disponibili per tutte le opzioni:

• Caricamento in blocco:
  Tutti i tuoi utenti possono essere inseriti in un file CSV e poi caricati in blocco nel sistema. Puoi assegnare gli utenti ai gruppi e dare loro un ruolo di gruppo, ma tutti gli utenti avranno un ruolo di "utente normale", quindi quelli che dovrebbero avere un altro ruolo dovranno essere aggiornati dopo l'importazione(vedi la guida qui).
   
• Integrazioni:
  Potresti voler creare un'integrazione tra Motimate e il tuo sistema HR, in modo da poter importare, sincronizzare e gestire tutti i tuoi utenti, e anche la tua struttura organizzativa interna se lo desideri, direttamente dai tuoi sistemi. Sono disponibili i seguenti metodi di integrazione:
  • API (consigliata)
    Questa è la nostra opzione più flessibile: potrai automatizzare la maggior parte delle azioni di amministrazione tramite API, in modo che tutto ciò che fai a un utente nel tuo sistema HR si rifletta anche in Motimate(vedi guida qui).
     
  • SCIM (solo importazione di utenti e gruppi)
    Un'integrazione SCIM ti permette di importare e aggiornare i tuoi utenti e gruppi, ma è meno flessibile e alcune azioni di importazione devono essere gestite manualmente, come ad esempio l'impostazione dei ruoli di gruppi e utenti(vedi guida qui).
     
  • sFTP (solo per l'importazione degli utenti)
    Questa è un'opzione simile a quella del CSV, solo che si tratta di un'importazione automatica in cui ogni giorno rendi disponibile il file CSV sui nostri server, che riflette le modifiche apportate ai tuoi utenti, e questo viene caricato durante la notte e implementa le modifiche ai tuoi utenti(vedi la guida qui).

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Creare corsi e contenuti

Ora passiamo alla parte più divertente: la creazione dei tuoi corsi di apprendimento, che a noi piace chiamare"Motis"!

Qui abbiamo una serie di strumenti e blocchi di contenuti diversi che ti aspettano per creare esperienze di apprendimento coinvolgenti e fantastiche per i tuoi dipendenti.

Qui trovi la nostra guida su come creare il tuo primo Motis. Segui gli articoli collegati in fondo a questa pagina per essere guidato attraverso l'intero processo, dalla creazione del tuo Moti fino alla pubblicazione e all'invio ai tuoi utenti. 

Ti consigliamo di avere almeno 5 corsi pronti per i tuoi utenti al momento dell'attivazione - e se vuoi essere aiutato ad arricchire la tua libreria di corsi di apprendimento, parla con il tuo Customer Success Manager che sarà lieto di suggerirti altri contenuti preconfezionati su cui potrai mettere le mani, che spaziano tra un'ampia gamma di argomenti.

Puoi anche combinare i tuoi corsi in Pacchetti per assegnare facilmente una collezione di corsi correlati, oppure puoi creare dei Percorsi didattici in cui gli utenti vengono accompagnati in un viaggio attraverso alcuni dei tuoi corsi in un ordine prestabilito, in modo da offrire loro esattamente l'esperienza che desideri.


 

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Evita che le email finiscano nella posta indesiderata/spam

Le e-mail inviate da Motimate ai tuoi utenti (come inviti e promemoria) saranno inviate dai seguenti domini:

• motimateapp.com
• motimate.app

In generale, verrà utilizzato l'indirizzo e-mail indicato di seguito:

• no-reply@motimateapp.com

Ti consigliamo vivamente di inserire questi domini nella whitelist della tua soluzione di posta elettronica per assicurarti che non finiscano nello spam. Segnalalo tempestivamente al responsabile IT/dipartimento/fornitore. È fondamentale per l'implementazione che le e-mail di Motimate vengano ricevute dai tuoi utenti.

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Presto il lancio!

Prima del lancio, abbiamo creato la seguente lista di controllo per aiutarti a garantire che tutto sia pronto per un inizio di successo!

Importazione e accesso degli utenti

• Tutti gli utenti sono stati aggiunti al sistema?
• Sono stati creati tutti i gruppi necessari?
• Gli utenti sono assegnati ai gruppi corretti?
• Hai verificato che le classifiche funzionino come previsto?

Ruoli e responsabilità

• ✅ È chiaro chi sono gli Amministratori dell'Org e chi è responsabile dell'approvazione e della pubblicazione dei corsi?
• I ruoli di redattori, caporedattori e creatori di contenuti sono chiaramente definiti?
• È stato stabilito un flusso di lavoro per la comunicazione interna tra redattori, caporedattori e amministratori dell'organizzazione per quanto riguarda la creazione e la pubblicazione dei corsi?

Corsi (Motis)

• Sono stati pubblicati almeno cinque corsi nell'app per evitare che gli utenti accedano a una piattaforma vuota?
• Hai verificato che i corsi siano presenti nell'app e che funzionino come previsto?
• Esiste un piano editoriale per i mesi successivi al lancio per mantenere un flusso costante di nuovi corsi?

Configurazione del supporto

• ✅ È stato deciso chi si occuperà dell'assistenza di prima linea nella tua azienda?
• ✅ Gli utenti devono contattare direttamente gli amministratori dell'Org o verrà fornito un indirizzo e-mail di supporto dedicato?

Nota: la tua azienda gestisce l'assistenza di prima linea. Motimate fornisce assistenza di seconda linea tramite support@motimateapp.com.

Impostazioni dell'account

• Hai programmato una breve telefonata con Motimate per rivedere le impostazioni dell'account e rispondere a qualsiasi domanda? (Si consiglia di farlo non più tardi di una settimana prima del lancio).

Inviti

• Hai redatto il testo per gli inviti agli utenti via SMS o email? (Contatta Motimate se non sai quale canale utilizzare).
• Il testo dell'invito è stato inviato a Motimate per essere inserito nel tuo account? (Invia il modulo almeno una settimana prima del lancio).
• È stato inviato un invito di prova a un utente designato all'interno della tua azienda per confermare la funzionalità?

Lancio

• Gli utenti sono stati informati dell'imminente lancio? (Sanno cosa aspettarsi?)
• Che tipo di lancio avrai? (Lancio silenzioso? Evento?)
• Gli inviti saranno inviati a tutti gli utenti contemporaneamente o il rollout sarà graduale, gruppo per gruppo?
• Hai comunicato a Motimate la data e l'ora del lancio? (Fornisci un preavviso di almeno una settimana).
• Sei pronto a gestire le potenziali richieste di assistenza nei primi giorni dopo il lancio? (ad esempio, gli utenti non ricevono gli inviti o hanno problemi di accesso).

Follow-up post-lancio

• Esiste un piano per seguire gli utenti che non hanno effettuato il login?

Suggerimento: Motimate può aiutarti a inviare inviti di sollecito agli utenti inattivi. Contattaci se necessario.

Rimani nel giro

• 📰 Iscriviti alla nostra newsletter per ricevere notizie sui prodotti, aggiornamenti e inviti ai meet-up.
• 💬 Puoi trovare le risposte alla maggior parte delle tue domande nel nostro Centro assistenza.
• Se hai bisogno di altro, il tuo Customer Success Manager o l'Assistenza (support@motimateapp.com) sono a portata di messaggio!

Ora sei pronto: esci e goditi il tuo MotiSpace al massimo! 🎉

- Con affetto dal team Motimate 💚