Målsetting

Opprett en automatisert prosess for å holde medarbeiderdataene oppdatert basert på medarbeiderdataene dine. Det vil gjøre det mulig for deg å bruke alle data du har tilgjengelig i HR- eller IT-systemene dine i Actimo, samt sørge for at medarbeiderne dine opprettes og slettes basert på deres reise i bedriften.

Integrasjonen fungerer som en datapilot som hjelper deg med å fokusere på kontakten med de ansatte.

Krav

Du må ha følgende krav på plass for å kunne bruke CSV-integrasjonen.

• Kjøp integrasjonsalternativer (hvis du er usikker, ta kontakt med vår support)

• Tilgang til en sftp-server eller webserver med grunnleggende autentisering

• Kunne dumpe en csv-fil med ansattdata til serveren

• Administratortilgang i Actimo

• Vi kan ha én CSV-integrasjon per kunde.

• Filnavnet må være det samme og ikke inneholde dato eller lignende.

• Filen skal inneholde alle ansatte. Opprettelser, slettinger og oppdateringer håndteres av oss.

• Den første linjen bør være en overskriftslinje som forklarer de ulike kolonnene.

• Det må finnes en unik ID som ikke endres hvis den ansatte bytter stilling, navn, e-postadresse eller lignende. Vanligvis den primære id-en i kildesystemet.

• Navnene må skilles i fornavn og etternavn.

• Landskoden kan være en del av mobilnummeret eller en separat kolonne, men er nødvendig for å analysere telefonnumre korrekt.

• Du kan opprette medarbeiderrelasjoner ved hjelp av den unike ID-en, vanligvis en manager_id-kolonne med den unike ID-en til lederen.

• Du kan legge til validering for de ulike kolonnene, basert på type. Hvis valideringen mislykkes, blir ikke medarbeideren overført til Actimo, og hvis medarbeideren har blitt overført tidligere, blir den slettet.

• Streng: "Lik", "Tom" og "Ikke tom"

• Nummer: ">", ">=", "<" og "<="

• Dato: "Før nå eller tom" og "Etter nå eller tom".

Eksempel på sak

I dette scenariet skal vi bruke et case som eksempel på hvordan du konfigurerer integrasjonen. La oss tenke oss at vi er en forhandler som ønsker å kjøre en medarbeiderapp for 500 ansatte i ulike regioner, funksjoner og avdelinger. Vi vet også at selv om vi vil kjøre en native app, er det et ønske om å kunne sende sms og e-post. Vi har fått i oppgave å integrere og automatisk håndtere medarbeiderdata. Vi har nå følgende jobber:

• Importer relevante data, slik at kommunikasjonsavdelingen vår kan komme i kontakt med de ansatte og bruke Smarte grupper og Feeds for å skille de ansatte fra hverandre

• Sørg for at personer som slutter å jobbe i selskapet, blir slettet

• Sørg for at nye ansatte legges til automatisk

• Tillegg: Vi har også blitt bedt om å prøve å se om vi kan koble direkteadministrasjon til ansatte i Actimo via integrasjonen

Fremgangsmåte for lansering

Trinn 1: Hvilke data er det behov for?

Du må snakke med teamene dine og sørge for at du har relevante data tilgjengelig for de målene du prøver å nå. I vårt tilfelle vil vi hente inn følgende data:

• fornavn

• etternavn

• ansatt-ID (eller en annen unik identifikator for en ansatt)

• tittel

• jobbfunksjon

• butikk

• region

• landskode

• mobiltelefonnummer

• e-post

• manager employee id (kolonner som viser id-en til en ansatts leder)

Tips: Be HR/IT om et eksempel på CSV-filen som skal legges inn på sftp-serveren, slik at du får en oversikt over hvilke data du kan velge mellom. Du trenger også denne filen senere når du skal tilordne de ulike kolonnene til feltene på kontaktene i Actimo. 

Du vil også kunne se kolonnenavnene når du tester integrasjonen din første gang med eksempeldata i Actimo.

Trinn 2: La oss konfigurere Actimo til å motta medarbeiderdata

Når du har bestemt deg for hvilke data du ønsker å sende over, må du ha de riktige feltene klare til å hente dataene i Actimo. Til dette formålet bruker vi Contact Fields.

Gå til Admin øverst i høyre hjørne --> Klikk på Kontakter

Actimo leveres med standardfelt som land, ansatt-ID, firmanavn osv. Du må identifisere om du har data som ikke passer inn i det gjeldende oppsettet. I vårt eksempel har vi opprettet et nytt egendefinert felt for Store og Function. Når du klikker på Lagre, er de klare til bruk.

Et annet viktig trinn for å klargjøre Actimo-plattformen er å velge Duplicate Key-oppsett. Slik sikrer du at du aldri får dupliserte medarbeidere i plattformen din. Den må være 100 % unik for den ansatte.

Når du bruker en integrasjon, må du velge "Source Data" i rullegardinmenyen.

Gå til Admin øverst i høyre hjørne --> Klikk på Kontakter --> bla ned til bunnen av siden

Tips: I noen tilfeller har du kanskje ikke en ansatt-ID, i så fall kan du bruke e-post. Vennligst skriv til support på support@actimo.com hvis du har noen spørsmål.

Trinn 3: La oss koble Actimo og SFTP-serveren din

Før vi kan synkronisere alle dataene, må vi koble de to systemene til hverandre.

Gå til Admin øverst i høyre hjørne --> Klikk på Integrasjon --> Klikk på Legg til ekstern CSV

Du trenger en rekke opplysninger fra IT-avdelingen eller personen som har satt opp SFTP-serveren hos deg. Feltene som er merket med rødt, er obligatoriske. Se en feltforklaring nedenfor.

• Fullstendig URI-skjema til CSV-fil: Enten en sftp:// eller https:// fullstendig bane til den faktiske filen. Hvis porten er annerledes enn standard (sftp 22, https 443), må dette inkluderes.

• Feltseparator: Type skilletegn som brukes, vanligvis enten semikolon eller komma , eller ; -, men kan også være et annet.

• Koding: vanligvis enten utf8 eller latin1 - standard er utf8

• Filen er uten en overskriftsrad: I CSV-filer har du normalt en første linje med kolonnenavn definert. Hvis det ikke finnes noen definisjonslinje i filen, må denne avmerkingsboksen krysses av.

• Legitimasjon (brukernavn, passord, passordfrase, privat nøkkel):

• Hvis protokollen er https, alltid brukernavn og passord

• Hvis protokollen er sftp, kan det være brukernavn og passord, eller brukernavn og privat nøkkel, eller brukernavn og privat nøkkel og passordfrase, eller brukernavn og passord og privat nøkkel og passordfrase.

Fyll ut informasjonen for oppsettet ditt --> Klikk på Lagre nederst --> Klikk på Test

Du bør nå kunne se en grønn bekreftelsesmelding som forteller deg at du er tilkoblet, og et eksempel på dataene dine fra CSV-filen.

Trinn 4: Tilordne CSV-data til kontakter i Actimo

Det er viktig at vi sørger for at de riktige dataene mappes til de riktige feltene på kontaktene i Actimo. På denne måten kan du gruppere alle ansatte i en bestemt butikk, region, funksjon osv. automatisk ved hjelp av smartgrupper.

Gå til Admin øverst i høyre hjørne --> Klikk på Integrasjon --> Bla nedover og klikk på Annonsetilpasset felt.

Målet her er å sørge for at medarbeiderdataene dine blir satt inn riktig i kontaktfeltene i Actimo. Dette gjøres ved å opprette et felt for kolonneoverskriftene og deretter tilordne det til riktig felt i Actimo. 

Klikk på + Legg til egendefinert felt --> Skriv inn samme navn som overskriftstittelen i CSV --> Lagre --> Tilordne til feltet i Actimo.

Da er det bare å sørge for at du tilordner alle CSV-kolonnene i CSV-filen din til et felt i Actimo i henhold til trinn 1 i denne veiledningen.

Til slutt kan du velge hvilket arbeidsområde du ønsker at dataene skal settes inn i. Vi anbefaler at du importerer til det primære arbeidsområdet ditt og bare kjører med ett på kontoen din, med mindre du har et spesielt behov for flere. Ta kontakt med vår support ved behov.

Klikk på Lagre når du er ferdig med å kartlegge dataene.

Trinn 5: Synkroniser til Actimo

Når du er ferdig med alle trinnene ovenfor, er det bare å starte integreringen.

Gå til Admin øverst i høyre hjørne --> Klikk på Integration --> Klikk på Sync Now

Du bør oppleve at alle dine ansatte blir lagt inn i Kontakter i Actimo. Du kan se dataene ved å klikke på kontakter. Det skal se omtrent slik ut.

Følgende krypteringskoder støttes av sFTP

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Skriv til vår support for IP-hvitelisting om nødvendig på support@actimo.com eller ta en prat med integrasjonsspesialisten din hvis en slik har blitt tildelt saken din.

Tagger: tilpasset, felt, kontakter, integrasjon, SFTP, CSV, URI, Ciphers