Doel

Creëer een geautomatiseerd proces om je werknemersgegevens up-to-date te houden op basis van je werknemersgegevens. Hiermee kunt u alle gegevens die u beschikbaar hebt in uw HR- of IT-systemen gebruiken in Actimo en ervoor zorgen dat uw medewerkers worden aangemaakt en verwijderd op basis van hun reis binnen uw bedrijf.

De integratie fungeert als een co-piloot die je helpt om je te concentreren op het contact met je werknemers.

Vereisten

Je hebt de volgende vereisten nodig om de CSV-integratie te kunnen gebruiken.

• Integratieopties aanschaffen (als u het niet zeker weet, neem dan contact op met onze supportafdeling)

• Toegang tot een sftp-server of webserver met basisverificatie

• Een csv-bestand met werknemersgegevens naar de server kunnen dumpen

• Admin-toegang in Actimo

• We kunnen één CSV-integratie per klant gebruiken.

• De bestandsnaam moet hetzelfde blijven en mag geen datum of iets dergelijks bevatten.

• Het bestand moet alle werknemers bevatten. Aanmaken, verwijderen en updates worden door ons afgehandeld.

• De eerste regel moet een kopregel zijn die de verschillende kolommen uitlegt.

• Er moet een unieke ID zijn die niet verandert als de werknemer van functie, naam, e-mail of iets dergelijks verandert. Meestal de primaire id in het bronsysteem.

• Namen moeten worden gescheiden in Voornaam en Achternaam.

• De landcode kan deel uitmaken van het mobiele nummer of een aparte kolom zijn, maar is nodig om telefoonnummers correct te parsen.

• Je kunt werknemersrelaties maken met behulp van de unieke ID, meestal een manager_id kolom met de unieke ID van de manager.

• Je kunt validatie toevoegen aan de verschillende kolommen, gebaseerd op type. Als de validatie mislukt, wordt de medewerker niet overgezet naar Actimo en als de medewerker eerder is overgezet, wordt deze verwijderd.

• String: "Gelijk", "Leeg" en "Niet leeg".

• Nummer: ">", ">=", "<" en "<=".

• Datum: "Voor nu of leeg" en "Na nu of leeg".

Voorbeeld

In dit scenario gaan we een case gebruiken om te laten zien hoe we de integratie kunnen opzetten. Laten we ons eens voorstellen dat we een Retailer zijn die een werknemers-app wil uitvoeren voor 500 werknemers in verschillende regio's, functies, afdelingen. We weten ook dat, hoewel we een native app zullen gebruiken, er een wens is om sms'jes en e-mails te kunnen versturen. Het is onze taak om personeelsgegevens te integreren en automatisch te verwerken. We hebben nu de volgende banen:

• Importeer relevante gegevens, zodat onze communicatieafdeling in contact kan komen met de medewerkers en gebruik kan maken van Slimme groepen en Feeds om medewerkers van elkaar te onderscheiden

• Zorg ervoor dat mensen die stoppen met werken in het bedrijf worden verwijderd

• Zorg ervoor dat nieuwe werknemers automatisch worden toegevoegd

• Toevoeging: We zijn ook gevraagd om te proberen of we direct beheer kunnen koppelen aan medewerkers i Actimo via de integratie

Stappen voor lancering

Stap 1: Welke gegevens zijn er nodig?

Je moet met je teams praten en ervoor zorgen dat je over de relevante gegevens beschikt voor de doelen die je probeert te bereiken. In ons geval pakken we de volgende gegevens:

• voornaam

• achternaam

• werknemer id (of een andere unieke identificatie voor een werknemer)

• titel

• functie

• opslaan

• regio

• landcode

• mobiel telefoonnummer

• e-mail

• manager employee id (kolommen die de id van de manager van een werknemer weergeven)

Tip: Vraag je HR / IT om een voorbeeld van het CSV-bestand dat in de sftp-server moet worden ingevoegd, zodat je een overzicht krijgt van de gegevens waaruit je kunt kiezen. Je zult dit bestand later ook nodig hebben wanneer je de verschillende kolommen moet koppelen aan velden in contactpersonen in Actimo. 

U kunt de kolomnamen ook zien wanneer u uw integratie de eerste keer test met voorbeeldgegevens in Actimo.

Stap 2: Actimo instellen om werknemersgegevens te ontvangen

Als je eenmaal hebt besloten welke gegevens je wilt opnemen, moet je de juiste velden klaar hebben staan om de gegevens in Actimo op te nemen. Hiervoor gebruiken we Contactvelden.

Ga naar Admin rechtsboven --> Klik op Contactpersonen

Actimo wordt geleverd met standaardvelden zoals Land, Werknemer-id, voornaam enz. Je moet vaststellen of je gegevens hebt die niet in de huidige opstelling passen. In ons voorbeeld hebben we een nieuw aangepast veld gemaakt voor Winkel en Functie. Zodra je op Opslaan klikt, zijn ze klaar voor gebruik.

Een andere belangrijke stap om uw Actimo platform voor te bereiden is het kiezen van de Duplicate Key setup. Zo zorg je ervoor dat je nooit dubbele medewerkers in je platform krijgt. Het moet 100% uniek zijn voor de werknemer.

Als je een integratie gebruikt, moet je de dropdown op "Brongegevens" zetten.

Ga naar Admin rechtsboven --> Klik op Contacten --> scroll naar beneden naar de onderkant van de pagina

Tip: In sommige gevallen heb je geen id van een werknemer, in dat geval kun je e-mail gebruiken. Schrijf ondersteuning op support@actimo.com als je vragen hebt.

Stap 3: Laten we Actimo en uw SFTP-server verbinden

Voordat we alle gegevens kunnen synchroniseren, moeten we de twee systemen met elkaar verbinden.

Ga naar Admin rechtsboven --> Klik op Integratie --> Klik op Externe CSV toevoegen

Je hebt een heleboel informatie nodig van je IT-afdeling of de persoon die de SFTP-server aan jouw kant heeft ingesteld. De rood gemarkeerde velden zijn verplicht. Zie hieronder een uitleg van de velden.

• Volledig URI-schema naar CSV-bestand: Ofwel een sftp:// of https:// volledig pad naar het eigenlijke bestand. Als de poort anders is dan standaard (sftp 22, https 443) dan moet dat worden opgenomen.

• Veldscheidingsteken: Het type scheidingsteken dat wordt gebruikt, meestal een puntkomma of komma , of ; - maar het kan ook een ander zijn.

• Codering: meestal utf8 of latin1 - standaard utf8

• Het bestand heeft geen header-rij: In CSV heb je normaal gesproken een eerste regel met kolomnamen gedefinieerd. Als er geen definitieregel in het bestand staat, moet dit selectievakje worden aangevinkt.

• Credentials (gebruikersnaam, wachtwoord, wachtwoordzin, privésleutel):

• Als protocol https is, dan altijd gebruikersnaam en wachtwoord

• Als het protocol sftp is, dan kan het gebruikersnaam en wachtwoord zijn, of gebruikersnaam en privésleutel, of gebruikersnaam en privésleutel en wachtwoordzin, of gebruikersnaam en wachtwoord en privésleutel en wachtwoordzin.

Vul de informatie voor uw instelling in --> Klik onderaan op Opslaan --> Klik op Testen

Je zou nu een groen bevestigingsbericht moeten zien waarin staat dat je verbonden bent en een voorbeeld van je gegevens uit het CSV-bestand.

Stap 4: CSV-gegevens koppelen aan contactpersonen in Actimo

Het is belangrijk dat we ervoor zorgen dat de juiste gegevens worden gekoppeld aan de juiste velden van contactpersonen in Actimo. Hiermee kun je alle medewerkers in een bepaalde winkel, regio, functie enz. automatisch groeperen met behulp van slimme groepen.

Ga naar Admin rechtsboven --> Klik op Integratie --> Scroll naar beneden en klik op Aangepast veld.

Het doel is om ervoor te zorgen dat de gegevens van je werknemers correct worden ingevoegd in de contactvelden van Actimo. Dit wordt gedaan door een veld aan te maken voor je kolomkoppen en dit vervolgens toe te wijzen aan het juiste veld in Actimo. 

Klik op + Aangepast veld toevoegen --> Schrijf dezelfde naam als de koptitel in CSV --> Opslaan --> Map naar veld in Actimo.

Dan is het gewoon een kwestie van ervoor zorgen dat je alle CSV-kolommen in je CSV in kaart brengt naar een veld in Actimo volgens stap 1 in deze handleiding.

Tot slot kun je selecteren in welke werkruimte je je gegevens wilt invoegen. We raden aan om te importeren in je primaire werkruimte en er maar één op je account te gebruiken, tenzij je er meer nodig hebt. Neem indien nodig contact op met onze supportafdeling.

Klik op Opslaan als u klaar bent met het in kaart brengen van uw gegevens.

Stap 5: Synchroniseren met Actimo

Als je alle bovenstaande stappen hebt uitgevoerd, hoef je alleen nog maar de integratie te starten.

Ga naar Admin rechtsboven --> Klik op Integratie --> Klik op Nu synchroniseren

Je zou moeten ervaren dat al je medewerkers worden ingevoegd in Contacten in Actimo. Je kunt de gegevens zien door op contactpersonen te klikken. Het zou er ongeveer zo uit moeten zien.

Ondersteunde cijfers die sFTP kan gebruiken zijn:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Schrijf indien nodig onze support voor IP-whitelisting naar support@actimo.com of praat met uw integratiespecialist als die aan uw case is toegewezen.

Tags: aangepast, veld, contactpersonen, integratie, SFTP, CSV, URI, cijfers