Objetivo

Crie um processo automatizado para manter os dados dos funcionários atualizados com base nos dados dos funcionários. Ele permitirá que você use todos os dados disponíveis em seus sistemas de RH ou TI no Actimo, além de garantir que seus funcionários sejam criados e excluídos com base na jornada deles dentro da empresa.

A integração funcionará como um copiloto de dados que ajuda você a se concentrar na conexão com os funcionários.

Requisitos

Você precisa ter os seguintes requisitos em vigor para poder usar a integração CSV.

• Comprar opções de integração (se você não tiver certeza, entre em contato com nosso suporte)

• Acesso a um servidor sftp ou servidor da Web com autenticação básica

• Ser capaz de enviar um arquivo csv com dados de funcionários para o servidor

• Acesso de administrador no Actimo

• Você pode ter uma integração CSV por cliente.

• O nome do arquivo deve permanecer o mesmo e não deve conter data ou algo semelhante.

• O arquivo deve conter todos os funcionários. As criações, exclusões e atualizações são tratadas por nós.

• A primeira linha deve ser uma linha de cabeçalho que explique as diferentes colunas.

• Você precisa ter uma ID exclusiva, que não muda se o funcionário mudar de cargo, nome, e-mail ou algo semelhante. Normalmente, o ID primário no sistema de origem.

• Os nomes precisam ser separados em Nome e Sobrenome.

• O código do país pode fazer parte do número do celular ou ser uma coluna separada, mas é necessário para analisar corretamente os números de telefone.

• Você pode criar relações de funcionários usando o ID exclusivo, normalmente uma coluna manager_id com o ID exclusivo do gerente.

• Você pode adicionar validação às diferentes colunas, com base no tipo. Se a validação falhar, o funcionário não será transferido para o Actimo e, se tiver sido transferido anteriormente, o funcionário será excluído.

• Cadeia de caracteres: "Equal", "Empty" e "Not Empty"

• Número: ">", ">=", "<" e "<="

• Data: "Antes de agora ou vazio" e "Depois de agora ou vazio".

Exemplo de caso

Neste cenário, usaremos um caso para exemplificar como configurar a integração. Vamos imaginar que você é um varejista que deseja executar um aplicativo para 500 funcionários em diferentes regiões, funções e departamentos. Também sabemos que, embora executemos um aplicativo nativo, há um desejo de poder enviar mensagens SMS e e-mails. Temos a tarefa de integrar e tratar automaticamente os dados dos funcionários. Agora temos os seguintes trabalhos:

• Importe dados relevantes, para que nosso departamento de comunicações possa se conectar com os funcionários e usar Grupos inteligentes e Feeds para diferenciar os funcionários uns dos outros

• Certifique-se de que as pessoas que pararam de trabalhar na empresa sejam excluídas

• Certifique-se de que os novos funcionários sejam adicionados automaticamente

• E mais: Também nos pediram para tentar ver se podemos conectar os gerentes diretos aos funcionários no Actimo por meio da integração

Etapas para o lançamento

Etapa 1: Quais dados são necessários?

Você precisa conversar com suas equipes e certificar-se de que tem os dados relevantes disponíveis para as metas que está tentando alcançar. No nosso caso, obteremos os seguintes dados:

• primeiro nome

• sobrenome

• id do funcionário (ou outro identificador exclusivo de um funcionário)

• título

• função do trabalho

• loja

• região

• código do país

• número de telefone celular

• e-mail

• manager employee id (colunas que mostram a identificação do gerente de um funcionário)

Dica: Peça ao seu RH/TI um exemplo do arquivo CSV que deve ser inserido no servidor sftp, para que você tenha uma visão geral dos dados que pode escolher. Você também precisará desse arquivo mais tarde, quando tiver que mapear as diferentes colunas para os campos nos contatos no Actimo. 

Você também poderá ver os nomes das colunas quando testar sua integração pela primeira vez com dados de exemplo no Actimo.

Etapa 2: Vamos configurar o Actimo para receber os dados dos funcionários

Depois de decidir quais dados você deseja obter, você precisa ter os campos certos prontos para capturar os dados no Actimo. Para essa finalidade, usamos os campos de contato.

Vá para o canto superior direito do Admin --> Clique em Contacts

O Actimo vem com campos padrão, como país, ID do funcionário, nome do primeiro, etc. Você precisa identificar se tem dados que não se encaixam na configuração atual. Em nosso exemplo, criamos um novo campo personalizado para Store e Function. Quando você clicar em Salvar, eles estarão prontos para serem usados.

Outra etapa importante para preparar sua plataforma Actimo é escolher a configuração da chave duplicada. É dessa forma que você garante que nunca terá funcionários duplicados em sua plataforma. Ela deve ser 100% exclusiva do funcionário.

Ao usar uma integração, você precisará que o menu suspenso seja "Dados de origem".

Vá para o canto superior direito do Admin --> Clique em Contacts --> e role para baixo até a parte inferior da página.

Dica: Em alguns casos, você pode não ter um ID de funcionário e, nesse caso, pode usar o e-mail. Por favor, escreva para o suporte em support@actimo.com se você tiver alguma dúvida.

Etapa 3: Vamos conectar o Actimo e seu servidor SFTP

Antes de podermos sincronizar todos os dados, precisamos conectar os dois sistemas entre si.

Vá para o canto superior direito do Admin --> Clique em Integration --> Clique em Add External CSV

Você precisará de várias informações do seu departamento de TI ou da pessoa que configurou o servidor SFTP no seu lado. Os campos marcados em vermelho são obrigatórios. Veja uma explicação dos campos abaixo.

• Esquema URI completo para o arquivo CSV: Um caminho completo sftp:// ou https:// para o arquivo real. Se a porta for diferente do padrão (sftp 22, https 443), você precisará incluí-la.

• Separador de campo: O tipo de delimitador usado, normalmente dois pontos ou vírgula, ou ; -, mas pode ser outro.

• Codificação: normalmente utf8 ou latin1 - o padrão é utf8

• O arquivo não tem uma linha de cabeçalho: No CSV, você normalmente tem uma primeira linha com nomes de coluna definidos. Se não houver uma linha de definição no arquivo, essa caixa de seleção deverá ser marcada.

• Credenciais (nome de usuário, senha, frase secreta, chave privada):

• Se o protocolo for https, então sempre o nome de usuário e a senha

• Se o protocolo for sftp, poderá ser nome de usuário e senha, ou nome de usuário e chave privada, ou nome de usuário e chave privada e frase secreta, ou nome de usuário e senha e chave privada e frase secreta.

Preencha as informações de sua configuração --> Clique em Save (Salvar) na parte inferior --> Clique em Test (Testar)

Agora você deve ver uma mensagem de confirmação verde informando que está conectado e um exemplo dos seus dados do arquivo CSV.

Etapa 4: mapear dados CSV para contatos no Actimo

É importante que você se certifique de que os dados corretos sejam mapeados para os campos corretos nos contatos no Actimo. Isso permitirá que você agrupe automaticamente todos os funcionários de uma loja, região, função etc. específica usando grupos inteligentes.

Vá para o canto superior direito do Admin --> Clique em Integration --> Role para baixo e clique em Ad Custom Field.

O objetivo aqui é garantir que os dados dos funcionários sejam inseridos corretamente nos campos de contato no Actimo. Para isso, você deve criar um campo para os cabeçalhos das colunas e mapeá-lo para o campo correto no Actimo. 

Clique em + Add Custom Field (Adicionar campo personalizado) --> Escreva o mesmo nome do título do cabeçalho no CSV --> Save (Salvar) --> Map (Mapear) para o campo no Actimo.

Em seguida, basta certificar-se de que você mapeou todas as colunas do seu CSV para um campo no Actimo, de acordo com a etapa 1 deste guia.

Por fim, você pode selecionar em qual espaço de trabalho deseja que seus dados sejam inseridos. Recomendamos a importação para o seu espaço de trabalho principal e a execução de apenas um em sua conta, a menos que você tenha uma necessidade especial de mais. Se necessário, entre em contato com nosso suporte.

Clique em Salvar quando terminar de mapear seus dados.

Etapa 5: Sincronizar com o Actimo

Quando você tiver concluído todas as etapas acima, basta iniciar a integração.

Vá para o canto superior direito do Admin --> Clique em Integration --> Clique em Sync Now

Você deve perceber que todos os seus funcionários serão inseridos em Contatos no Actimo. Você poderá ver os dados clicando em contatos. Ele deve ter a seguinte aparência.

As cifras suportadas que o sFTP pode usar são:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Se necessário, escreva para o nosso suporte para a lista de permissões de IP em support@actimo.com ou converse com o seu especialista em integração, caso ele tenha sido designado para o seu caso.

Tags: personalizado, campo, contatos, integração, SFTP, CSV, URI, Cifras