Målsättning

Skapa en automatiserad process för att hålla medarbetardata uppdaterade baserat på medarbetardata. Det gör att du kan använda all data som finns tillgänglig i dina HR- eller IT-system i Actimo och se till att dina anställda skapas och tas bort baserat på deras resa inom företaget.

Integrationen kommer att fungera som en datapilot som hjälper dig att fokusera på kontakten med medarbetarna.

Krav och önskemål

Du måste ha följande krav på plats för att kunna använda CSV-integrationen.

• Köp integrationsalternativ (om du är osäker, kontakta vår support)

• Åtkomst till en sftp-server eller webbserver med Basic Authentication

• Kunna dumpa en csv-fil med medarbetardata till servern

• Admin-åtkomst i Actimo

• Vi kan ha en CSV-integration per kund.

• Filnamnet måste vara detsamma och får inte innehålla datum eller liknande.

• Filen ska innehålla alla anställda. Skapande, borttagning och uppdateringar hanteras av oss.

• Den första raden bör vara en rubrikrad som förklarar de olika kolumnerna.

• Det måste finnas ett unikt ID som inte ändras om den anställde byter befattning, namn, e-postadress eller liknande. Vanligtvis det primära id:t i källsystemet.

• Namnen måste vara uppdelade i förnamn och efternamn.

• Landskoden kan vara en del av mobilnumret eller en separat kolumn, men behövs för att tolka telefonnumren korrekt.

• Du kan skapa relationer mellan anställda med hjälp av det unika ID:t, vanligtvis en manager_id-kolumn med chefens unika ID.

• Du kan lägga till validering i de olika kolumnerna, baserat på typ. Om valideringen misslyckas överförs inte den anställde till Actimo och om den anställde redan har överförts raderas den.

• String: "Lika", "Tom" och "Inte tom"

• Nummer: ">", ">=", "<" och "<="

• Datum: "Before Now or Empty" och "After Now or Empty".

Exempel på fall

I det här scenariot kommer vi att använda ett fall för att visa hur du konfigurerar integrationen. Låt oss föreställa oss att vi är en återförsäljare som vill köra en medarbetarapp för 500 anställda i olika regioner, funktioner och avdelningar. Vi vet också att även om vi kommer att köra en native-app så finns det en önskan om att kunna skicka sms och e-post. Vi har till uppgift att integrera och automatiskt hantera medarbetardata. Vi har nu följande jobb:

• Importera relevant data så att vår kommunikationsavdelning kan få kontakt med medarbetarna och använda Smarta grupper och flöden för att skilja anställda från varandra

• Se till att personer som slutar arbeta i företaget raderas

• Se till att nya medarbetare läggs till automatiskt

• Tillägg: Vi har också blivit ombedda att försöka se om vi kan koppla direkthantering till anställda i Actimo via integrationen

Steg till lansering

Steg 1: Vilka uppgifter behövs?

Du måste prata med dina team och se till att du har relevant data tillgänglig för de mål du försöker nå. I vårt fall kommer vi att hämta följande data:

• förnamn

• Efternamn

• employee id (eller annan unik identifierare för en anställd)

• titel

• Arbetsfunktion

• butik

• region

• landskod

• mobiltelefonnummer

• e-post

• manager employee id (kolumner som visar id för en anställds chef)

Tips: Be din HR/IT om ett exempel på den CSV-fil som de ska infoga i sftp-servern, så att du får en överblick över vilka data du kan välja mellan. Du kommer att behöva den här filen senare också när du måste mappa de olika kolumnerna till fält på kontakter i Actimo. 

Du kommer också att kunna se kolumnnamnen när du testar din integration första gången med exempeldata i Actimo.

Steg 2: Ställ in Actimo för att ta emot uppgifter om anställda

När du har bestämt dig för vilka data du vill skicka över måste du ha rätt fält redo för att hämta data i Actimo. För detta ändamål använder vi kontaktfält.

Gå till Admin uppe i högra hörnet --> Klicka på Kontakter

Actimo levereras med standardfält som land, anställnings-id, firmanamn etc. Du måste identifiera om du har data som inte passar in i den aktuella konfigurationen. I vårt exempel har vi skapat ett nytt anpassat fält för butik och funktion. När du klickar på Spara är de klara att användas.

Ett annat viktigt steg för att förbereda din Actimo-plattform är att välja din Duplicate Key-konfiguration. På så sätt kan du se till att du aldrig får dubbla anställda i din plattform. Det måste vara 100% unikt för den anställde.

När du använder en integration behöver du rullgardinsmenyn till "Source Data".

Gå till Admin uppe i högra hörnet --> Klicka på Kontakter --> bläddra ner till botten av sidan

Tips: I vissa fall kanske du inte har ett anställnings-ID, i så fall kan du använda e-post. Vänligen skriv till support på support@actimo.com om du har några frågor.

Steg 3: Anslut Actimo och din SFTP-server

Innan vi kan synkronisera alla data måste vi koppla ihop de två systemen med varandra.

Gå till Admin uppe i högra hörnet --> Klicka på Integration --> Klicka på Lägg till extern CSV

Du kommer att behöva en massa information från din IT-avdelning eller den person som konfigurerade SFTP-servern på din sida. De fält som är markerade med rött är obligatoriska. Se en fältförklaring nedan.

• Fullständigt URI-schema till CSV-fil: Antingen en sftp:// eller https:// fullständig sökväg till den faktiska filen. Om porten är annorlunda än standard (sftp 22, https 443) måste detta anges.

• Fältavgränsare: Den typ av avgränsare som används, vanligtvis antingen semikolon eller kommatecken , eller ; - men kan vara en annan.

• Kodning: vanligtvis antingen utf8 eller latin1 - standard är utf8

• Filen är utan rubrikrad: I CSV har du normalt en första rad med kolumnnamn definierade. Om det inte finns någon definitionsrad i filen måste denna kryssruta vara markerad.

• Autentiseringsuppgifter (användarnamn, lösenord, lösenfras, privat nyckel):

• Om protokollet är https, alltid användarnamn och lösenord

• Om protokollet är sftp kan det vara användarnamn och lösenord, eller användarnamn och privat nyckel, eller användarnamn och privat nyckel och lösenfras, eller användarnamn och lösenord och privat nyckel och lösenfras.

Fyll i informationen för din installation --> Klicka på Spara längst ner --> Klicka på Test

Du bör nu kunna se ett grönt bekräftelsemeddelande som talar om att du är ansluten och ett exempel på dina data från CSV-filen.

Steg 4: Mappa CSV-data till kontakter i Actimo

Det är viktigt att vi ser till att rätt data mappas till rätt fält på kontakter i Actimo. Detta gör att du kan gruppera alla anställda i en viss butik, region, funktion etc. automatiskt med hjälp av smarta grupper.

Gå till Admin uppe i högra hörnet --> Klicka på Integration --> Scrolla ner och klicka på Ad Custom Field.

Målet här är att se till att dina anställdas uppgifter infogas korrekt i kontaktfälten i Actimo. Detta görs genom att skapa ett fält för dina kolumnrubriker och sedan mappa det till rätt fält i Actimo. 

Klicka + Add Custom Field --> Skriv samma namn som rubriken i CSV --> Spara --> Mappa till fältet i Actimo.

Sedan är det bara att se till att du mappar alla CSV-kolumner i din CSV till ett fält i Actimo enligt steg 1 i den här guiden.

Slutligen kan du välja vilken arbetsyta du vill att dina data ska infogas i. Vi rekommenderar att du importerar till din primära arbetsyta och bara kör med en på ditt konto om du inte har ett särskilt behov av fler. Kontakta gärna vår support om det behövs.

Klicka på Spara när du är klar med mappningen av dina data.

Steg 5: Synkronisera till Actimo

När du är klar med alla stegen ovan är det bara att starta integrationen.

Gå till Admin uppe i högra hörnet --> Klicka på Integration --> Klicka på Sync Now

Du kommer att märka att alla dina anställda kommer att läggas till i Kontakter i Actimo. Du kommer att kunna se uppgifterna genom att klicka på kontakter. Det bör se ut ungefär så här.

Följande chiffer stöds sFTP kan använda:

Chacha20-poly1305@openssh.com,

aes128-ctr,

aes192-ctr,

aes256-ctr,

aes128- gcm@openssh.com,

aes256-gcm@openssh.com

Vänligen skriv till vår support för IP-vitlistning vid behov på support@actimo.com eller prata med din integrationsspecialist om en sådan har tilldelats ditt ärende.

Taggar: anpassad, fält, kontakter, integration, SFTP, CSV, URI, Ciphers