Заявка на домен: як перевірити свої домени та керувати ними (посібник для власників організацій)

Дізнайтеся, як перевірити домен і керувати ним для організації. Цей покроковий посібник допомагає власникам перевіряти домени та обробляти запити на приєднання до організації новими користувачами.

☝️ Якщо ви користувач і хочете приєднатися до заявленого домену вашої організації, дотримуйтесь цього посібника.

Комбінації:

1. Як перевірити ваш домен
2. Як керувати заявками про приєднання до організації новими користувачами
3. ЧАП

Як перевірити ваш домен

Щоб захистити свою організацію та запобігти несанкціонованому доступу, важливо заявити про свій домен.

Якщо ви є власником, зв'яжіться зі своїм акаунт-менеджером і надайте список доменів, якими володіє ваша організація. Процес перевірки може зайняти до 72 годин. Після цього ви отримаєте лист із підтвердженням на електронну пошту.

Після того, як ваш домен буде успішно заявлений і перевірений, будь-який користувач, який спробує зареєструватися або увійти за допомогою цього домену, отримає запит або на вступ до вашої організації, або на зміну електронної пошти на особисту. 

І Власник, і Адміністратор можуть затверджувати або відхиляти ці запити, надаючи вам повний контроль над тим, хто отримує доступ до вашої організації.

Як керувати заявками про приєднання до організації новими користувачами

Коли працівник повідомляє прохання про вступ до своєї організації, ви контролюєте щось, хто отримає доступ. Ви можете схвалити або відхилити кожен запит.

Керувати цими запитами:

1. Перейдіть до вашої поштової скриньки та знайдіть електронну адресу з Кахуута!.
    
2. Натисніть і увійдіть до свого облікового запису, якщо потрібно.
   
   
    
3. Потім відкрийте розділ "Запити про членство для розширення всіх запитів на приєднання.
   
    
4. Звідси ви можете затвердити або відхиляти кожен запит за одним.
   

ЧАП

1. Що таке верифікація доменів і чому вона важлива?
Верифікація домену - це процес підтвердження права власності на поштовий домен вашої організації. Це допомагає запобігти несанкціонованому доступу, підвищує безпеку та дозволяє централізовано керувати обліковими записами користувачів, прив'язаними до цього домену.

2. Що відбувається, коли налаштовані SSO+SCIM і доменна вимога?
Коли активна функція SSO+SCIM, існує лише один спосіб приєднатися до організації: через SCIM (автоматизоване забезпечення користувачів). Це означає, що користувачі не можуть подати запит на приєднання до організації вручну.

Якщо також налаштовано надання SCIM, користувачі, які намагатимуться зареєструватися за допомогою адреси електронної пошти із заявленого домену, побачать повідомлення про те, що вони не можуть використовувати цю адресу для самостійного вступу в організацію. Натомість їх має додавати адміністратор організації через SCIM.

3. Як виглядає процес подання заявки на домен для користувачів?
Потік однаковий для всіх типів рахунків. Існує два сценарії:

Для нових користувачів реєстрація із заявленим доменом спричинить появу повідомлення про заявку на домен. Зазвичай вони можуть надіслати запит на членство, але ця опція недоступна для організацій, які використовують SSO+SCIM. Якщо вони не хочуть приєднуватися до організації, вони можуть зареєструватися на іншу адресу електронної пошти.

4. Як адміністратори отримують сповіщення і що їм потрібно робити?
Якщо запити на членство дозволені, адміністратори отримують електронний лист на кожен запит. Вони можуть керувати запитами через розділ "Керування учасниками", приймаючи або відхиляючи їх. Якщо протягом семи днів не буде вжито жодних заходів, термін дії запиту закінчується, і користувач отримує відповідне повідомлення.

5. Чи можу я завантажити список попередньо затверджених користувачів?
Так, ви можете запросити користувачів безпосередньо або завантажити список користувачів в організацію, не чекаючи запитів на членство.

6. Що станеться, якщо вам відмовлять у членстві?
Користувач отримує стандартний лист з відмовою. Неможливо додати власну примітку.

Якщо новому користувачеві відмовлено в реєстрації, йому доведеться використовувати іншу, незатребувану адресу електронної пошти для реєстрації.
Якщо існуючому користувачеві відмовлено, він не зможе продовжувати використовувати свою електронну пошту і повинен буде змінити її, щоб знову отримати доступ до свого облікового запису.

7. Які сповіщення отримують користувачі про прийняття або відмову?
Всі сповіщення надсилаються електронною поштою і є однаковими для всіх облікових записів незалежно від типу.

8. Що відбувається з акаунтами користувачів під час очікування схвалення?
Облікові записинових користувачів не створюються доти, доки адміністратор не прийме їхній запит на членство.

Існуючі користувачі повинні почекати, поки адміністратор розгляне їхній запит.
Користувачі можуть скасувати заявку на членство або змінити адресу електронної пошти в будь-який момент під час процесу затвердження.

9. Що станеться з контентом для існуючих користувачів, які приєднаються?
Це може вплинути лише на вміст у приватному робочому просторі користувача (наприклад, Kahoots). Може статися дві ситуації:

• Вміст залишається в особистому робочому просторі користувача.
• Вміст переміщується до спільного робочого простору організації.
  Перед тим, як користувач приєднається, він отримує повідомлення про те, що станеться з його контентом.

Якщо користувач належить до іншої організації, його вміст там залишається незмінним.

10. Що робити, якщо викладачі та студенти використовують один і той самий домен електронної пошти?
Коли заявляється домен, всі користувачі з електронними адресами в цьому домені, включаючи викладачів і студентів, повинні бути членами організації, яка заявляє домен.

11. Чи можу я видалити або скасувати верифікацію домену після його перевірки?
Так, ви можете видалити підтверджений домен, звернувшись до свого акаунт-менеджера або до Kahoot! команда підтримки.

12. Що робити, якщо заявка на домен не пройшла?
Перевірте надану інформацію про домен і зв'яжіться зі своїм менеджером або Kahoot! команду підтримки за допомогою.

13. Чи може на домен претендувати більше однієї організації?
Наразі на домен може претендувати лише одна організація одночасно, щоб запобігти конфліктам та забезпечити безпеку.

14. Що станеться, якщо хтось спробує зареєструватися з заявленим доменом, але не є його співробітником?
Їм буде запропоновано перейти на особисту електронну пошту або ж доступ до організації буде заблоковано до затвердження.

15. Що робити, якщо я випадково відхилив запит?
Користувачеві потрібно буде повторно надіслати свій запит. 

16. Чому я не отримую сповіщення на електронну пошту щодо запитів на приєднання?
Перевірте папки "Спам" і "Небажана кореспонденція", перевірте налаштування сповіщень і переконайтеся, що ваша адреса електронної пошти правильно зареєстрована в акаунті адміністратора організації.

💡 Знайшли це корисним? Підписуйтесь на наш Youtube-канал, щоб отримати більше порад та Kahoot! уроки!