Ласкаво просимо до Motimate - ми дуже раді познайомити вас з нашою платформою і сподіваємося, що ваша організація отримає всі переваги, ставши клієнтом Motimate 🎉.

Для того, щоб переконатися, що ви налаштовані на успіх, і отримати максимальну віддачу від вашого облікового запису організації (або"MotiSpace", як ми його називаємо), ми створили для вас цей посібник з адаптації. Тут ми розповімо вам про деякі важливі налаштування, функції, опції та інші міркування, про які вам слід знати, щоб адаптувати MotiSpace до вашого бізнесу.

Початок роботи

Налаштуйте свій MotiSpace за допомогою логотипу та кольору теми

Зробіть так, щоб ваші користувачі відчували себе як вдома з самого початку! Перейдіть сюди, щоб дізнатися, як легко завантажити логотип вашої організації та вибрати фірмовий колір для вашого MotiSpace.

Особливості

Ознайомтеся з додатковими функціями, доступними у вашому обліковому записі, і ввімкніть та налаштуйте ті, які ви хочете використовувати. Більше про це читайте тут.

 

Запрошення

Налаштуйте шаблони запрошень та нагадувань про курс, які надсилаються вашим користувачам - ми рекомендуємо вам звернути особливу увагу на повідомлення-запрошення, перш ніж ви почнете запрошувати користувачів до вашого MotiSpace, щоб ви могли якнайкраще познайомити їх з вашим новим навчальним інструментом. Можливо, ви захочете повідомити своїм користувачам, що Motimate - це насамперед мобільна платформа, через мобільний додаток, але користувачі також можуть увійти через веб-браузер, якщо бажають. Додаток називається Motimate і його можна знайти в Apple App Store та в Google Play. Більше інформації про те, як налаштувати запрошення, можна знайти тут.

Адміністратори та редактори

Всі користувачі матимуть роль користувача яка визначає, які дозволи вони матимуть на платформі, а також роль групи для кожної групи, членами якої вони є. Більше про ці ролі ви можете прочитати тут.

Вам слід подумати про те, яких користувачів у вашій організації ви хочете призначити адміністраторами організації ("Org. Адміни"), а також хто буде створювати курси, які отримають одну з ролей редактора. Ми рекомендуємо, щоб лише невелика кількість користувачів була налаштована як Org. Адміністратори у вашому MotiSpace, оскільки ці користувачі матимуть доступ до всіх налаштувань - а ми всі знаємо, що чим більше людей мають доступ, тим вищий ризик виникнення проблем. 

Користувачі та групи 

Перший вміст, який вам потрібен у вашому MotiSpace, - це ваші користувачі та групи. Групи в Motimate в першу чергу використовуються для поділу вашої бази користувачів на менші сегменти, які зазвичай повинні проходити однакові курси, щоб призначити відповідне навчання для різних користувачів у бізнесі (наприклад, курс про правильний процес заповнення податкової звітності буде призначений для всіх користувачів групи "Фінанси").

 

Ваше дерево груп (або ієрархія) матиме кілька рівнів, починаючи з рівня 1, який представляє всю організацію, і розгалужуючись вниз, наприклад, через різні відділи, до найнижчого рівня, який, як правило, буде окремими командами або, можливо, різними магазинами. Курси, призначені до "батьківської групи", також будуть автоматично призначені всім користувачам у групах нижчих рівнів (наприклад, курс, призначений до групи рівня 3 "Фінанси", буде також призначений до груп рівня 4 "Бухгалтерський облік", "Аудит" і "Податки"). Ви самі обираєте, скільки рівнів матиме ваше дерево груп. Структура вашої групи може базуватися на магазинах, розташованих у різних місцях, або просто відповідати структурі команди вашої організації. Перш ніж почати імпортувати щось, вам слід подумати про те, який тип ієрархії груп буде більш доцільним для вашої організації, і як ви плануєте впроваджувати свої навчальні курси. Більше про це ви можете прочитати тут.

 

Зверніть увагу, що крім груп, ви також можете призначати користувачам посади, які ви створюєте самостійно. Вони можуть бути використані, щоб призначити навчання ще більш конкретно. Наприклад, ви можете призначити курс користувачам групи (певного магазину або команди), але тільки тим, хто займає посаду "Керівник команди". Більше про посади читайте тут.

Після того, як ви вирішили, як ви хочете організувати свої групи, ви повинні почати думати про те, як ви хочете імпортувати користувачів. 

📥

Імпорт ваших даних

Звичайно, можна створювати окремих користувачів за допомогою інтерфейсу платформи(інструкція тут), але, швидше за все, вам знадобиться спосіб створювати багато нових користувачів одночасно, якщо ви новачок у Motimate і створюєте обліковий запис. Ми пропонуємо різні варіанти, щоб ви могли вибрати той, який найкраще підходить для вашого бізнесу. Зверніть увагу, що не всі можливості доступні для всіх варіантів:

• Масове завантаження:
  Всіх ваших користувачів можна помістити в CSV-файл, а потім завантажити в систему масово. Ви можете призначити користувачів до груп і надати їм групові ролі, але всі користувачі отримають роль "звичайний користувач", тобто тим, хто повинен мати іншу роль, потрібно буде оновити її після імпорту(див. інструкцію тут).
   
• Інтеграції:
  Ви можете налаштувати інтеграцію між Motimate і вашою HR-системою, щоб ви могли імпортувати, синхронізувати і підтримувати всіх ваших користувачів і навіть внутрішню організаційну структуру, якщо хочете, безпосередньо з ваших власних систем. Доступні наступні методи інтеграції:
  • API (рекомендовано)
    Це наш найгнучкіший варіант, де ви зможете автоматизувати більшість дій адміністратора через API, так що все, що ви робите з користувачем у вашій HR-системі, також відображатиметься в Motimate(див. інструкцію тут).
     
  • SCIM (тільки імпорт користувачів і груп)
    Інтеграція SCIM дозволяє імпортувати та оновлювати користувачів і групи, але є менш гнучкою, і деякі дії з імпорту потрібно виконувати вручну, наприклад, встановлення ролей груп і користувачів(див. інструкцію тут).
     
  • sFTP (імпорт тільки для користувачів)
    Це так само, як і варіант імпорту CSV, тільки це автоматизований імпорт, коли ви щодня надаєте CSV-файл на наші сервери, відображаючи будь-які зміни у ваших користувачах, і він завантажується вночі і застосовує будь-які зміни до ваших користувачів(див. інструкцію тут).

🪄

Створення курсів та контенту

Тепер перейдемо до найцікавішої частини - створення ваших навчальних курсів, які ми любимо називати"Мотіс"!

Тут у нас є ціла низка різноманітних інструментів і блоків контенту, які чекають на вас, щоб ви могли проявити творчість і створити цікавий та захоплюючий навчальний досвід для ваших співробітників.

Знайдіть наш посібник про те, як створити свій перший Motis тут. Дотримуйтесь посилань на статті внизу цієї сторінки, щоб пройти весь процес від створення вашого Moti до його публікації та розгортання для ваших користувачів. 

Ми рекомендуємо вам мати принаймні 5 курсів, готових для ваших користувачів на момент запуску, а якщо вам потрібна допомога в поповненні бібліотеки навчальних курсів, просто поговоріть з вашим менеджером по роботі з клієнтами, який буде радий запропонувати вам додатковий готовий контент, який ви можете отримати в своє розпорядження, з широкого спектру предметів.

Ви також можете об'єднувати свої курси в Пакети, щоб легко призначити колекцію пов'язаних курсів, або створювати Навчальні Шляхи, де користувачі подорожують деякими з ваших курсів у визначеному порядку, щоб надати їм саме той досвід, який ви бажаєте отримати.


 

💌
Уникайте потрапляння електронних листів до небажаної пошти/спаму

Електронні листи, що надсилаються з Motimate вашим користувачам (наприклад, запрошення та нагадування), будуть відправлятися з наступних доменів:

• motimateapp.com
• motimate.app

Як правило, буде використовуватися адреса електронної пошти, вказана нижче:

• no-reply@motimateapp.com

Ми наполегливо рекомендуємо внести ці домени до білого списку у вашому поштовому рішенні, щоб вони не потрапляли до спаму. Своєчасно повідомте про це ІТ-менеджера/відділ/постачальника. Для реалізації дуже важливо, щоб ваші користувачі отримували електронні листи від Motimate.

🚀

Незабаром запуск!

Перед запуском ми створили контрольний список, який допоможе вам переконатися, що все налаштовано для успішного старту!

Імпорт та вхід до системи

• ✅ Чи всі користувачі додані до системи?
• ✅ Чи створені всі необхідні групи?
• ✅ Чи призначені користувачі до правильних груп?
• ✅ Чи підтвердили ви, що лідерборди функціонують належним чином?

Ролі та обов'язки

• ✅ Чи зрозуміло, хто є адміністраторами організації та хто відповідає за затвердження та публікацію курсів?
• Чи чітко визначені ролі редакторів, головних редакторів та творців контенту?
• Чи налагоджено робочий процес для внутрішньої комунікації між редакторами, головними редакторами та адміністраторами організації щодо створення та публікації курсів?

Курси (Motis)

• ✅ Чи опубліковано в додатку щонайменше п'ять курсів, щоб користувачі не заходили на порожню платформу?
• ✅ Чи перевірили ви, що курси з'являються в додатку і функціонують належним чином?
• ✅ Чи існує план публікацій на місяці після запуску, щоб підтримувати постійний потік нових курсів?

Підтримка Налаштування

• ✅ Чи вирішено, хто буде займатися підтримкою першої лінії у вашій компанії?
• ✅ Чи повинні користувачі звертатися безпосередньо до адміністраторів організації, чи буде надана спеціальна адреса електронної пошти підтримки?

Примітка: Ваша компанія керує підтримкою першої лінії. Motimate надає підтримку другої лінії через support@motimateapp.com.

Налаштування облікового запису

• ✅ Чи запланували ви короткий дзвінок з Motimate, щоб переглянути налаштування облікового запису та вирішити будь-які питання? (Рекомендується не пізніше, ніж за тиждень до запуску).

Запрошення

• ✅ Чи підготували ви текст для запрошень користувачам через SMS або електронну пошту? (Зверніться до Motimate, якщо ви не впевнені, який канал використовувати).
• ✅ Чи було надіслано текст запрошення в Motimate для включення у ваш акаунт? (Надішліть це принаймні за тиждень до запуску).
• ✅ Чи було надіслано запрошення на тестування призначеному користувачеві у вашій компанії для підтвердження функціональності?

Запуск

• ✅ Чи поінформували користувачів про майбутній запуск? (Чи знають вони, чого очікувати?)
• ✅ Який тип запуску буде у вас? (Безшумний запуск? Подія?)
• ✅ Запрошення будуть надіслані всім користувачам одночасно, чи розгортання буде поступовим, група за групою?
• ✅ Чи повідомили ви Motimate про дату та час запуску? (Надайте повідомлення щонайменше за тиждень).
• Чи готові ви обробляти потенційні запити на підтримку в перші дні після запуску? (наприклад, користувачі не отримують запрошення або мають проблеми зі входом).

Подальші дії після запуску

• ✅ Чи є план відстеження користувачів, які не увійшли в систему?

Порада: Motimate може допомогти з надсиланням нагадувань неактивним користувачам. Зв'яжіться з нами, якщо потрібно.

Залишайтеся в курсі подій

• 📰 Підпишіться на нашу розсилку, щоб отримувати новини про продукти, оновлення та запрошення на зустрічі.
• 💬 Ви можете знайти відповіді на більшість своїх запитань у нашому довідковому центрі.
• Якщо вам знадобиться щось ще, ваш менеджер зобслуговування клієнтів або служба підтримки (support@motimateapp.com) завжди на відстані одного повідомлення!

Тепер все готово - виходьте і насолоджуйтеся своїм MotiSpace на повну! 🎉

- З любов'ю від команди Motimate 💚