Yêu cầu xác minh tên miền: Cách xác minh và quản lý tên miền của bạn (hướng dẫn dành cho chủ sở hữu tổ chức)

Tìm hiểu cách xác minh tên miền và quản lý tên miền đó cho tổ chức của bạn. Hướng dẫn từng bước này giúp chủ sở hữu xác minh tên miền và xử lý các yêu cầu tham gia tổ chức của người dùng mới.

☝️ Nếu bạn là người dùng và muốn tham gia vào tên miền đã được tổ chức của bạn đăng ký, hãy làm theo hướng dẫn này.

Phím tắt:

1. Cách xác minh tên miền của bạn
2. Cách quản lý yêu cầu tham gia tổ chức của người dùng mới
3. Câu hỏi thường gặp

Cách xác minh tên miền của bạn

Để bảo vệ tổ chức của bạn và ngăn chặn truy cập trái phép, việc xác nhận quyền sở hữu tên miền là điều cần thiết.

Nếu bạn là chủ sở hữu, hãy liên hệ với Quản lý Tài khoản của bạn và cung cấp danh sách các tên miền mà tổ chức của bạn sở hữu. Quá trình xác minh có thể mất tới 72 giờ. Khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được email xác nhận.

Sau khi tên miền của bạn được đăng ký và xác minh thành công, bất kỳ người dùng nào cố gắng đăng ký hoặc đăng nhập bằng tên miền đó sẽ được yêu cầu chọn một trong hai tùy chọn: yêu cầu gia nhập tổ chức của bạn hoặc thay đổi địa chỉ email sang địa chỉ cá nhân. 

Cả Chủ sở hữu và Quản trị viên đều có thể chấp thuận hoặc từ chối các yêu cầu này, giúp bạn hoàn toàn kiểm soát việc ai được cấp quyền truy cập vào tổ chức của mình.

Cách quản lý yêu cầu tham gia tổ chức của người dùng mới

Khi một nhân viên gửi yêu cầu tham gia tổ chức của bạn, bạn có toàn quyền kiểm soát những ai được phép truy cập. Bạn có thể chấp thuận hoặc từ chối từng yêu cầu.

Để quản lý các yêu cầu này:

1. Truy cập hộp thư đến tên miền của bạn và tìm email từ Kahoot!.
    
2. Nhấp vào và đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu cần thiết.
   
   
    
3. Sau đó mở phần “Yêu cầu thành viên” để mở rộng tất cả các yêu cầu tham gia đang chờ xử lý.
   
    
4. Từ đây, bạn có thể chấp thuận hoặc từ chối từng yêu cầu một.
   

Câu hỏi thường gặp

1. Xác minh tên miền là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Xác minh tên miền là quá trình xác minh quyền sở hữu tên miền email của tổ chức của bạn. Nó giúp ngăn chặn truy cập trái phép, tăng cường bảo mật và cho phép quản lý tập trung các tài khoản người dùng được liên kết với tên miền đó.

2. Khi cả SSO+SCIM và Domain claim đều được thiết lập, điều gì sẽ xảy ra?
Khi SSO+SCIM được kích hoạt, chỉ có một cách duy nhất để tham gia tổ chức: thông qua SCIM (cung cấp người dùng tự động). Điều này có nghĩa là người dùng không thể yêu cầu tham gia tổ chức một cách thủ công.

Nếu tính năng cấp quyền SCIM cũng được thiết lập, người dùng cố gắng đăng ký bằng địa chỉ email thuộc tên miền đã đăng ký sẽ nhận được thông báo cho biết họ không thể tự mình sử dụng địa chỉ email đó để tham gia tổ chức. Thay vào đó, họ cần được quản trị viên tổ chức thêm vào thông qua SCIM.

3. Trải nghiệm xác nhận quyền sở hữu tên miền đối với người dùng diễn ra như thế nào?
Quy trình này áp dụng cho tất cả các loại tài khoản. Có hai trường hợp:

Đối với người dùng mới, việc đăng ký bằng tên miền đã được xác nhận quyền sở hữu sẽ kích hoạt một thông báo về việc xác nhận quyền sở hữu tên miền. Thông thường, họ có thể gửi yêu cầu gia nhập, nhưng tùy chọn này không khả dụng đối với các tổ chức sử dụng SSO+SCIM. Họ có thể chọn đăng ký bằng một địa chỉ email khác nếu không muốn gia nhập tổ chức.

4. Quản trị viên sẽ được thông báo như thế nào và họ cần làm gì?
Nếu cho phép gửi yêu cầu tham gia, các quản trị viên sẽ nhận được một email cho mỗi yêu cầu. Họ có thể quản lý các yêu cầu thông qua phần "Quản lý thành viên" bằng cách chấp nhận hoặc từ chối chúng. Nếu không có hành động nào được thực hiện trong vòng bảy ngày, yêu cầu sẽ hết hiệu lực và người dùng sẽ nhận được thông báo.

5. Tôi có thể tải lên danh sách người dùng đã được phê duyệt trước không?
Đúng vậy, bạn có thể mời người dùng trực tiếp hoặc tải lên danh sách người dùng vào tổ chức mà không cần chờ yêu cầu gia nhập.

6. Nếu yêu cầu gia nhập bị từ chối thì sẽ ra sao?
Người dùng nhận được một email từ chối theo mẫu chuẩn. Không thể thêm ghi chú tùy chỉnh.

Nếu tài khoản của người dùng mới bị từ chối, họ sẽ cần sử dụng một địa chỉ email khác chưa được đăng ký để đăng ký.
Nếu tài khoản của người dùng hiện tại bị từ chối, họ sẽ không thể tiếp tục sử dụng địa chỉ email đó và phải thay đổi địa chỉ email để có thể truy cập lại tài khoản của mình.

7. Người dùng sẽ nhận được những thông báo nào khi yêu cầu được chấp nhận hoặc từ chối?
Tất cả các thông báo đều được gửi qua email và giống nhau đối với tất cả các tài khoản người dùng, bất kể loại tài khoản nào.

8. Tài khoản người dùng sẽ ra sao trong thời gian chờ phê duyệt?
Tài khoảncủa người dùng mới sẽ không được tạo cho đến khi quản trị viên chấp nhận yêu cầu tham gia của họ.

Người dùng hiện tại phải đợi cho đến khi quản trị viên xem xét yêu cầu của họ.
Người dùng có thể hủy yêu cầu đăng ký thành viên hoặc thay đổi địa chỉ email bất cứ lúc nào trong quá trình xét duyệt.

9. Nội dung của những người dùng hiện tại tham gia sẽ ra sao?
Chỉ nội dung trong không gian làm việc riêng tư của người dùng (như Kahoots) mới có thể bị ảnh hưởng. Có hai tình huống có thể xảy ra:

• Nội dung được lưu trữ trong không gian làm việc riêng tư của người dùng.
• Nội dung được chuyển vào không gian làm việc chung của tổ chức.
  Trước khi người dùng tham gia, họ sẽ được thông báo về những gì sẽ xảy ra với nội dung của họ.

Nếu người dùng thuộc một tổ chức khác, nội dung của họ tại đó sẽ không bị thay đổi.

10. Nếu giáo viên và học sinh sử dụng cùng một tên miền email thì sao?
Khi một tên miền được đăng ký, tất cả người dùng có địa chỉ email thuộc tên miền đó, bao gồm cả giáo viên và học sinh, phải là thành viên của tổ chức đăng ký tên miền đó.

11. Tôi có thể xóa hoặc hủy xác minh một tên miền sau khi nó đã được xác minh không?
Đúng vậy, bạn có thể xóa một tên miền đã được xác minh bằng cách liên hệ với Người quản lý tài khoản của bạn hoặc Kahoot! đội ngũ hỗ trợ.

12. Tôi nên làm gì nếu việc xác nhận quyền sở hữu tên miền không thành công?
Hãy kiểm tra lại thông tin tên miền đã gửi và liên hệ với Người quản lý tài khoản của bạn hoặc Kahoot! liên hệ với đội ngũ hỗ trợ để được giúp đỡ.

13. Một tên miền có thể được đăng ký bởi nhiều tổ chức không?
Hiện tại, mỗi tên miền chỉ có thể được một tổ chức đăng ký sở hữu tại một thời điểm để tránh xung đột và đảm bảo an ninh.

14. Nếu ai đó cố gắng đăng ký bằng một tên miền đã được đăng ký nhưng không phải là nhân viên thì sẽ xảy ra chuyện gì?
Họ sẽ được yêu cầu chuyển sang sử dụng địa chỉ email cá nhân hoặc sẽ bị chặn truy cập vào hệ thống của tổ chức cho đến khi được phê duyệt.

15. Tôi nên làm gì nếu vô tình từ chối một yêu cầu?
Người dùng sẽ cần gửi lại yêu cầu của mình. 

16. Tại sao tôi không nhận được thông báo qua email về các yêu cầu tham gia?
Hãy kiểm tra thư mục thư rác hoặc thư không mong muốn, kiểm tra lại cài đặt thông báo và đảm bảo địa chỉ email của bạn đã được đăng ký chính xác trong tài khoản quản trị của tổ chức.

💡 Bạn thấy điều này hữu ích? Đăng ký kênh YouTube của chúng tôi để nhận thêm mẹo và Kahoot! Hướng dẫn!