Chào mừng đến với Motimate - chúng tôi rất vui mừng được giới thiệu đến bạn nền tảng của chúng tôi, và hy vọng tổ chức của bạn sẽ tận hưởng tất cả lợi ích khi trở thành khách hàng của Motimate 🎉

Để đảm bảo bạn có thể tận dụng tối đa tài khoản tổ chức của mình (hoặc "MotiSpace" như chúng tôi gọi), chúng tôi đã tạo ra hướng dẫn này để giúp bạn bắt đầu. Ở đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua một số cài đặt, tính năng, tùy chọn và các yếu tố khác mà bạn cần lưu ý để tùy chỉnh MotiSpace phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Bắt đầu

Tùy chỉnh MotiSpace của bạn với logo và màu chủ đề.

Hãy khiến người dùng cảm thấy thoải mái ngay từ những giây phút đầu tiên! Hãy truy cập vào đây để tìm hiểu cách bạn có thể dễ dàng tải lên logo của tổ chức và chọn màu thương hiệu cho MotiSpace của mình.

Đặc trưng

Hãy xem qua các tính năng tùy chọn có sẵn trong tài khoản của bạn và kích hoạt cũng như cấu hình những tính năng mà bạn muốn sử dụng. Đọc thêm về điều này tại đây.

 

Thiệp mời

Tùy chỉnh các mẫu email mời tham gia và nhắc nhở khóa học được gửi đến người dùng của bạn - chúng tôi khuyên bạn nên chú ý đặc biệt đến nội dung tin nhắn mời trước khi bắt đầu mời người dùng tham gia MotiSpace của bạn, để có thể cung cấp cho họ trải nghiệm giới thiệu tốt nhất về công cụ học tập mới của bạn. Bạn có thể thông báo cho người dùng rằng Motimate là một nền tảng ưu tiên thiết bị di động thông qua ứng dụng di động, nhưng người dùng cũng có thể đăng nhập qua trình duyệt web nếu họ muốn. Ứng dụng có tên là Motimate và có thể tải xuống từ Apple App Store và trong Google Play. Thông tin chi tiết về cách tùy chỉnh thiệp mời của bạn có thể được tìm thấy tại đây.

Quản trị viên và Biên tập viên

Tất cả người dùng sẽ có một vai trò người dùng quy định các quyền hạn mà họ sẽ có trên nền tảng, cũng như một vai trò nhóm cho mỗi nhóm mà họ là thành viên. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các vị trí này tại đây.

Bạn nên xem xét những người dùng nào trong tổ chức của mình mà bạn muốn chỉ định làm Quản trị viên Tổ chức ("). Quản trị viên"), và những người bạn muốn tạo khóa học, những người này sẽ được gán một trong các vai trò Biên tập viên. Chúng tôi khuyến nghị chỉ nên thiết lập một số ít người dùng làm thành viên của Tổ chức. Quản trị viên trong MotiSpace của bạn, vì những người dùng này sẽ có quyền truy cập vào tất cả các cài đặt - và chúng ta đều biết rằng càng nhiều người có quyền truy cập thì rủi ro xảy ra vấn đề càng cao. 

Người dùng và nhóm 

Nội dung đầu tiên bạn cần trong MotiSpace là người dùng và nhóm của bạn. Các nhóm trong Motimate chủ yếu được sử dụng để chia cơ sở người dùng thành các phân đoạn nhỏ hơn, thường sẽ cần tham gia cùng một khóa học, nhằm phân bổ đào tạo phù hợp cho các người dùng khác nhau trong doanh nghiệp (ví dụ: một khóa học về quy trình đúng đắn để nộp báo cáo thuế sẽ được phân bổ cho tất cả người dùng trong nhóm "Finance").

 

Cây tổ chức (hoặc cấu trúc phân cấp) của nhóm bạn sẽ có nhiều cấp độ, bắt đầu từ cấp độ 1 đại diện cho toàn bộ tổ chức, và phân nhánh xuống, ví dụ qua các bộ phận khác nhau, đến cấp độ thấp nhất thường là các đội nhóm riêng lẻ hoặc có thể là các cửa hàng khác nhau của bạn. Các khóa học được gán cho một "nhóm cha" cũng sẽ tự động được gán cho tất cả người dùng trong các nhóm ở các cấp độ dưới (ví dụ: một khóa học được gán cho nhóm cấp 3 "Tài chính" cũng sẽ được gán cho các nhóm cấp 4 "Kế toán", "Kiểm toán" và "Thuế"). Bạn có thể chọn số lượng cấp độ mà cây nhóm của bạn sẽ có. Cấu trúc nhóm của bạn có thể dựa trên các cửa hàng ở các địa điểm khác nhau, hoặc đơn giản là tuân theo cấu trúc đội ngũ của tổ chức. Bạn nên xem xét kỹ loại cấu trúc tổ chức nào phù hợp nhất với tổ chức của mình và cách bạn dự định triển khai các khóa đào tạo trước khi bắt đầu nhập bất kỳ dữ liệu nào. Bạn có thể đọc thêm về điều này tại đây.

 

Lưu ý rằng ngoài các nhóm, bạn cũng có thể gán cho người dùng các Vị trí mà bạn tự tạo. Những công cụ này có thể được sử dụng để phân công đào tạo một cách cụ thể hơn. Ví dụ: Bạn có thể chọn gán một khóa học cho người dùng trong một nhóm (một cửa hàng cụ thể hoặc một đội), nhưng chỉ áp dụng cho những người giữ vị trí "Trưởng nhóm". Đọc thêm về các vị trí tại đây.

Khi bạn đã quyết định cách tổ chức các nhóm của mình, bạn nên bắt đầu xem xét cách bạn muốn nhập người dùng. 

📥

Nhập dữ liệu của bạn

Mặc dù tất nhiên bạn có thể tạo người dùng đơn lẻ thông qua giao diện người dùng (UI) của nền tảng (hướng dẫn tại đây), nhưng khi mới bắt đầu sử dụng Motimate và thiết lập tài khoản, bạn có thể cần một cách để tạo nhiều người dùng mới cùng một lúc. Chúng tôi cung cấp nhiều lựa chọn khác nhau tại đây, để bạn có thể chọn lựa phương án phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Lưu ý rằng không phải tất cả các tính năng đều có sẵn cho tất cả các tùy chọn:

• Tải lên hàng loạt:
  Tất cả người dùng của bạn có thể được lưu vào một tệp CSV, sau đó được tải lên hệ thống theo hình thức tải lên hàng loạt. Bạn có thể gán người dùng vào các nhóm và cấp cho họ vai trò nhóm, nhưng tất cả người dùng sẽ được gán vai trò người dùng thông thường. Điều này có nghĩa là những người dùng cần có vai trò khác sẽ cần được cập nhật sau khi nhập dữ liệu (xem hướng dẫn tại đây).
   
• Tích hợp:
  Bạn có thể muốn thiết lập tích hợp giữa Motimate và hệ thống HR của mình, để có thể nhập, đồng bộ hóa và quản lý tất cả người dùng, thậm chí cả cấu trúc tổ chức nội bộ của bạn (nếu muốn), trực tiếp từ hệ thống của chính bạn. Các phương pháp tích hợp sau đây có sẵn:
  • API (được khuyến nghị)
    Đây là tùy chọn linh hoạt nhất của chúng tôi, cho phép bạn tự động hóa hầu hết các tác vụ quản trị thông qua API, để mọi thay đổi bạn thực hiện đối với người dùng trong hệ thống HR của mình cũng được phản ánh trong Motimate (xem hướng dẫn tại đây).
     
  • SCIM (chỉ nhập người dùng và nhóm)
    Tích hợp SCIM cho phép bạn nhập và cập nhật người dùng và nhóm, nhưng ít linh hoạt hơn và có một số tác vụ nhập cần được xử lý thủ công, chẳng hạn như thiết lập vai trò cho nhóm và người dùng (xem hướng dẫn tại đây).
     
  • sFTP (chỉ nhập dữ liệu người dùng)
    Tính năng này tương tự như tùy chọn nhập CSV, nhưng là quá trình nhập tự động. Bạn chỉ cần cung cấp tệp CSV cho máy chủ của chúng tôi hàng ngày, phản ánh bất kỳ thay đổi nào đối với người dùng của bạn, và tệp này sẽ được tải lên vào ban đêm để áp dụng các thay đổi đó cho người dùng của bạn (xem hướng dẫn tại đây).

🪄

Tạo các khóa học và nội dung của bạn

Bây giờ đến phần thú vị - tạo các khóa học học tập của bạn, mà chúng tôi thường gọi là "Motis"!

Dưới đây là bộ sưu tập các công cụ và khối nội dung đa dạng, sẵn sàng để bạn thỏa sức sáng tạo và tạo ra những trải nghiệm học tập hấp dẫn và tuyệt vời cho nhân viên của mình.

Tìm hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo Motis đầu tiên của bạn tại đây. Hãy theo dõi các bài viết được liên kết ở cuối trang này để được hướng dẫn chi tiết qua toàn bộ quy trình, từ việc tạo Moti của bạn cho đến khi nó được xuất bản và triển khai cho người dùng của bạn. 

Chúng tôi khuyến nghị bạn nên chuẩn bị ít nhất 5 khóa học sẵn sàng cho người dùng khi chính thức ra mắt. Nếu bạn cần hỗ trợ để bổ sung vào thư viện khóa học của mình, hãy liên hệ với Quản lý Thành công Khách hàng của bạn. Họ sẽ rất vui lòng đề xuất các nội dung đã được chuẩn bị sẵn mà bạn có thể sử dụng, bao gồm nhiều chủ đề đa dạng.

Bạn cũng có thể gộp các khóa học thành các gói (Packages) để dễ dàng gán một bộ sưu tập các khóa học liên quan, hoặc bạn có thể tạo các lộ trình học tập (Learning Paths) nơi người dùng sẽ được dẫn dắt qua một số khóa học của bạn theo thứ tự cố định để mang lại cho họ chính xác trải nghiệm mà bạn mong muốn.


 

💌
Tránh để email bị chuyển vào thư rác/spam

Các email được gửi từ Motimate đến người dùng của bạn (chẳng hạn như lời mời và lời nhắc nhở) sẽ được gửi từ các tên miền sau:

• motimateapp.com
• motimate.app

Thông thường, địa chỉ email dưới đây sẽ được sử dụng:

• no-reply@motimateapp.com

Chúng tôi khuyến nghị mạnh mẽ rằng bạn nên thêm các tên miền này vào danh sách trắng trong giải pháp email của mình để đảm bảo chúng không bị đưa vào thư rác. Hãy báo cáo điều này cho quản lý IT/phòng IT/nhà cung cấp kịp thời. Điều quan trọng là các email từ Motimate phải được người dùng của bạn nhận được.

🚀

Sắp đến lúc ra mắt!

Trước khi bắt đầu, chúng tôi đã tạo ra danh sách kiểm tra dưới đây để giúp bạn đảm bảo mọi thứ đã được chuẩn bị sẵn sàng cho một khởi đầu thành công!

Nhập dữ liệu người dùng và đăng nhập

• ✅ Tất cả người dùng đã được thêm vào hệ thống chưa?
• ✅ Tất cả các nhóm cần thiết đã được tạo chưa?
• ✅ Người dùng có được phân vào các nhóm đúng không?
• ✅ Bạn đã xác nhận rằng bảng xếp hạng đang hoạt động như mong đợi chưa?

Vai trò và Trách nhiệm

• ✅ Có rõ ràng ai là Quản trị viên Tổ chức (Org Admins) và ai chịu trách nhiệm phê duyệt và đăng tải các khóa học không?
• ✅ Các vai trò của Biên tập viên, Biên tập viên chính và Người sáng tạo nội dung có được xác định rõ ràng không?
• ✅ Đã có quy trình làm việc được thiết lập cho việc giao tiếp nội bộ giữa các Biên tập viên, Biên tập viên chính và Quản trị viên tổ chức liên quan đến việc tạo và xuất bản khóa học chưa?

Khóa học (Motis)

• ✅ Có ít nhất năm khóa học được đăng tải trên ứng dụng để đảm bảo người dùng không đăng nhập vào một nền tảng trống rỗng?
• ✅ Bạn đã kiểm tra xem các khóa học có hiển thị trong ứng dụng và hoạt động đúng như mong đợi chưa?
• ✅ Có kế hoạch xuất bản nào được triển khai cho các tháng sau khi ra mắt để duy trì dòng chảy đều đặn của các khóa học mới không?

Hỗ trợ cài đặt

• ✅ Đã quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật cấp 1 trong công ty của bạn chưa?
• ✅ Người dùng nên liên hệ trực tiếp với Quản trị viên Tổ chức hay sẽ có một địa chỉ email hỗ trợ chuyên dụng được cung cấp?

Lưu ý: Công ty của bạn chịu trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật cấp 1. Motimate cung cấp hỗ trợ cấp hai thông qua support@motimateapp.com.

Cài đặt tài khoản

• ✅ Bạn đã lên lịch một cuộc gọi ngắn với Motimate để xem xét cài đặt tài khoản và giải đáp bất kỳ câu hỏi nào chưa? (Được khuyến nghị thực hiện không muộn hơn một tuần trước khi ra mắt.)

Thiệp mời

• ✅ Bạn đã soạn thảo nội dung cho các lời mời gửi đến người dùng qua tin nhắn SMS hoặc email chưa? (Liên hệ với Motimate nếu bạn không chắc chắn nên sử dụng kênh nào.)
• ✅ Văn bản lời mời đã được gửi đến Motimate để được thêm vào tài khoản của bạn chưa? (Nộp hồ sơ này ít nhất một tuần trước khi ra mắt.)
• ✅ Liệu đã gửi lời mời tham gia thử nghiệm cho người dùng được chỉ định trong công ty của bạn để xác nhận tính năng chưa?

Ra mắt

• ✅ Người dùng đã được thông báo về việc ra mắt sắp tới chưa? (Họ có biết mình sẽ phải đối mặt với điều gì không?)
• ✅ Bạn sẽ tổ chức loại sự kiện ra mắt nào? (Phát hành im lặng?) Sự kiện?)
• ✅ Liệu các lời mời sẽ được gửi đến tất cả người dùng cùng lúc, hay việc triển khai sẽ được thực hiện dần dần, theo từng nhóm?
• ✅ Bạn đã thông báo ngày và giờ ra mắt cho Motimate chưa? (Thông báo ít nhất một tuần trước.)
• ✅ Bạn đã sẵn sàng để xử lý các yêu cầu hỗ trợ tiềm năng trong những ngày đầu sau khi ra mắt chưa? (Ví dụ: người dùng không nhận được lời mời hoặc gặp vấn đề khi đăng nhập.)

Theo dõi sau khi ra mắt

• ✅ Có kế hoạch nào để theo dõi và liên hệ với những người dùng chưa đăng nhập không?

Mẹo: Motimate có thể hỗ trợ gửi lời mời nhắc nhở đến người dùng không hoạt động. Liên hệ với chúng tôi nếu cần thiết.

Luôn cập nhật thông tin

• 📰 Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để cập nhật thông tin sản phẩm, tin tức mới nhất và lời mời tham gia các buổi gặp gỡ.
• 💬 Bạn có thể tìm thấy câu trả lời cho hầu hết các câu hỏi của mình trong Trung tâm Hỗ trợ của chúng tôi .
• ❓ Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, Quản lý Thành công Khách hàng hoặc Bộ phận Hỗ trợ (support@motimateapp.com) luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn chỉ với một tin nhắn!

✨ Bây giờ bạn đã sẵn sàng - hãy ra ngoài và tận hưởng MotiSpace của mình một cách trọn vẹn nhất! 🎉

- Tình yêu từ đội ngũ Motimate 💚