Velkommen til Motimate - vi er meget glade for at kunne præsentere dig for vores platform og håber, at din organisation vil høste alle fordelene ved at være kunde hos Motimate 🎉.

For at sikre, at du er klar til succes og får mest muligt ud af din organisationskonto (eller"MotiSpace", som vi kalder den), har vi lavet denne onboarding-guide til dig. Her gennemgår vi nogle af de vigtige indstillinger, funktioner, muligheder og andre overvejelser, du skal være opmærksom på for at skræddersy dit MotiSpace til din virksomhed.

Før injektion

Tilpas dit MotiSpace med logo og temafarve

Få dine brugere til at føle sig hjemme fra starten! Se her, hvordan du nemt kan uploade din organisations logo og vælge brandfarve til dit MotiSpace.

Funktioner

Tjek de valgfrie funktioner, der er tilgængelige på din konto, og aktiver og konfigurer dem, du ønsker at bruge. Læs mere om dette her.

 

Invitationer

Tilpas skabelonerne til invitationer og kursuspåmindelser, som sendes ud til dine brugere - vi anbefaler, at du er særlig opmærksom på invitationsmeddelelserne, før du begynder at invitere dine brugere til dit MotiSpace, så du kan give dine brugere den bedst mulige introduktion til dit nye læringsværktøj. Det kan være en god idé at informere dine brugere om, at Motimate er en mobile first-platform via mobilappen, men brugerne kan også logge ind via en webbrowser, hvis de foretrækker det. Appen hedder Motimate og kan findes i Apple App Store og i Google Play. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du tilpasser dine invitationer, her.

Administratorer og redaktører

Alle brugere vil have en brugerrolle som dikterer, hvilke tilladelser de skal have i platformen, samt en grupperolle for hver gruppe, de er medlem af. Du kan læse mere om disse roller her.

Du bør overveje, hvilke brugere i din organisation du vil have som organisationsadministratorer ("Org. Admins"), og hvem du vil have til at oprette kurser, som får en af redaktørrollerne. Vi anbefaler, at kun en håndfuld brugere oprettes som Org. Administratorer i dit MotiSpace, da disse brugere vil have adgang til alle indstillinger - og vi ved alle, at flere personer med adgang er lig med større risiko for problemer. 

Brugere og grupper 

Det første indhold, du skal bruge i dit MotiSpace, er dine brugere og grupper. Grupper i Motimate bruges primært til at opdele din brugerbase i mindre segmenter, som normalt skal tage de samme kurser, for at kunne tildele relevant træning til de forskellige brugere i virksomheden (f.eks. vil et kursus om den korrekte proces for indgivelse af skatterapporter blive tildelt alle brugere i gruppen "Finans").

 

Dit gruppetræ (eller hierarki) vil have flere niveauer, der starter på niveau 1, som repræsenterer hele organisationen, og forgrener sig nedad, for eksempel gennem forskellige afdelinger, til det laveste niveau, som typisk vil være individuelle teams eller måske dine forskellige butikker. Kurser, der er tildelt en "overordnet gruppe", vil også automatisk blive tildelt alle brugere i grupperne på niveauerne under (f.eks. vil et kursus, der er tildelt niveau 3-gruppen "Finance", også blive tildelt niveau 4-grupperne "Accounting", "Auditing" og "Tax"). Du vælger selv, hvor mange niveauer dit gruppetræ skal have. Din gruppestruktur kan være baseret på butikker på forskellige steder eller blot følge din organisations teamstruktur. Du bør overveje, hvilken type gruppehierarki der vil give mest mening for din organisation, og hvordan du planlægger at udrulle dine kurser, før du begynder at importere noget. Du kan læse mere om dette her.

 

Bemærk, at du ud over grupper også kan tildele brugere Positions, som du selv opretter. Disse kan bruges til at tildele træning endnu mere specifikt. Du kan f.eks. vælge at tildele et kursus til brugere i en gruppe (en bestemt butik eller et bestemt team), men kun til dem, der har stillingen "Team Leader". Læs mere om stillinger her.

Når du har besluttet, hvordan du vil organisere dine grupper, skal du begynde at overveje, hvordan du vil importere dine brugere. 

📥

Import af dine data

Det er selvfølgelig muligt at oprette enkelte brugere via platformens brugergrænseflade(vejledning her), men du vil sandsynligvis få brug for en måde at oprette mange nye brugere på én gang, når du er helt ny i Motimate og skal sætte kontoen op. Vi tilbyder en række muligheder her, så du kan vælge den, der passer bedst til din virksomhed. Bemærk, at ikke alle funktioner er tilgængelige for alle indstillinger:

• Bulk Upload:
  Alle dine brugere kan sættes ind i en CSV-fil og derefter uploades til systemet i bulk. Du kan tildele brugere til grupper og give dem en grupperolle, men alle brugere får en "normal bruger"-brugerrolle, hvilket betyder, at de, der burde have en anden rolle, skal opdateres efter importen(se vejledning her).
   
• Integrationer:
  Du vil måske gerne oprette en integration mellem Motimate og dit HR-system, så du kan importere, synkronisere og vedligeholde alle dine brugere og endda din interne organisationsstruktur, hvis du ønsker det, direkte fra dine egne systemer. Følgende integrationsmetoder er tilgængelige:
  • API (anbefales)
    Dette er vores mest fleksible løsning, hvor du kan automatisere de fleste administratorhandlinger via API, så alt, hvad du gør ved en bruger i dit HR-system, også afspejles i Motimate(se vejledning her).
     
  • SCIM (kun bruger- og gruppeimport)
    En SCIM-integration giver dig mulighed for at importere og opdatere dine brugere og grupper, men den er mindre fleksibel, og der er nogle importhandlinger, der skal håndteres manuelt, f.eks. indstilling af gruppe- og brugerroller(se vejledning her).
     
  • sFTP (kun brugerimport)
    Dette er ligesom CSV-importmuligheden, men det er en automatiseret import, hvor du gør CSV-filen tilgængelig for vores servere hver dag, hvilket afspejler eventuelle ændringer i dine brugere, og dette bliver uploadet i løbet af natten og implementerer eventuelle ændringer i dine brugere(se vejledning her).

🪄

Opret dine kurser og dit indhold

Nu til den sjove del - at skabe dine læringskurser, som vi kalder"Motis"!

Her har vi en række forskellige værktøjer og indholdsblokke, som venter på, at du bliver kreativ og skaber engagerende og fantastiske læringsoplevelser for dine medarbejdere.

Find vores guide til, hvordan du opretter din første Motis her. Følg de linkede artikler nederst på denne side for at blive guidet gennem hele processen, fra du opretter din Moti, til den er publiceret og udrullet til dine brugere. 

Vi anbefaler, at du har mindst 5 kurser klar til dine brugere, når du går i luften - og hvis du gerne vil have hjælp til at udvide dit bibliotek af læringskurser, skal du bare tale med din Customer Success Manager, som gerne vil foreslå yderligere færdiglavet indhold, som du kan få fat i, inden for en lang række emner.

Du kan også kombinere dine kurser i pakker for nemt at kunne tildele en samling af relaterede kurser, eller du kan oprette læringsstier, hvor brugerne tages med på en rejse gennem nogle af dine kurser i en bestemt rækkefølge for at give dem præcis den oplevelse, du ønsker, de skal have.


 

💌
Undgå, at e-mails havner i uønsket post/spam

E-mails sendt fra Motimate til dine brugere (f.eks. invitationer og påmindelser) vil blive sendt fra følgende domæner:

• motimateapp.com
• motimate.app

Generelt vil nedenstående e-mailadresse være den, der bruges:

• no-reply@motimateapp.com

Vi anbefaler kraftigt, at du whitelister disse domæner i din e-mail-løsning for at sikre, at de ikke ender i spam. Rapporter dette til IT-chefen/afdelingen/leverandøren i god tid. Det er afgørende for implementeringen, at e-mails fra Motimate bliver modtaget af dine brugere.

🚀

Snart er det tid til at lancere!

Før du går i gang, har vi lavet nedenstående tjekliste for at hjælpe dig med at sikre, at alt er klar til en vellykket start!

Brugerimport og login

• ✅ Er alle brugere blevet tilføjet til systemet?
• ✅ Er alle nødvendige grupper oprettet?
• ✅ Er brugerne tildelt de rigtige grupper?
• ✅ Har du bekræftet, at ranglisterne fungerer som forventet?

Roller og ansvarsområder

• ✅ Er det klart, hvem der er org-administratorer, og hvem der er ansvarlig for at godkende og udgive kurser?
• ✅ Er redaktørernes, chefredaktørernes og indholdsskabernes roller klart defineret?
• ✅ Er der etableret en arbejdsgang for intern kommunikation mellem redaktører, chefredaktører og organisationsadministratorer vedrørende oprettelse og udgivelse af kurser?

Kurser (Motis)

• ✅ Er der offentliggjort mindst fem kurser i appen for at sikre, at brugerne ikke logger ind på en tom platform?
• ✅ Har du testet, at kurserne vises i appen og fungerer som forventet?
• ✅ Er der en udgivelsesplan på plads for månederne efter lanceringen for at opretholde en jævn strøm af nye kurser?

Opsætning af support

• ✅ Er det blevet besluttet, hvem der skal håndtere førstelinjesupport i din virksomhed?
• ✅ Skal brugerne kontakte org-administratorerne direkte, eller vil der blive oprettet en dedikeret support-e-mailadresse?

Bemærk: Din virksomhed administrerer førstelinjesupport. Motimate leverer second-line support via support@motimateapp.com.

Kontoindstillinger

• ✅ Har du planlagt et kort opkald med Motimate for at gennemgå kontoindstillinger og besvare eventuelle spørgsmål? (Anbefales senest en uge før lanceringen).

Invitationer

• ✅ Har du udarbejdet teksten til invitationer til brugere via SMS eller e-mail? (Kontakt Motimate, hvis du er i tvivl om, hvilken kanal du skal bruge).
• ✅ Er invitationsteksten blevet sendt til Motimate for at blive inkluderet i din konto? (Indsend dette mindst en uge før lanceringen).
• ✅ Er der sendt en testinvitation til en udpeget bruger i din virksomhed for at bekræfte funktionaliteten?

Lancering

• ✅ Er brugerne blevet informeret om den kommende lancering? (Ved de, hvad de kan forvente?)
• ✅ Hvilken type lancering vil du have? (Lydløs lancering? Begivenhed?)
• ✅ Vil invitationer blive sendt til alle brugere på samme tid, eller vil udrulningen ske gradvist, gruppe for gruppe?
• ✅ Har du kommunikeret lanceringsdatoen og -tidspunktet til Motimate? (Giv mindst en uges varsel.)
• ✅ Er du forberedt på at håndtere potentielle supportanmodninger i de første dage efter lanceringen? (f.eks. brugere, der ikke modtager invitationer eller har problemer med at logge ind).

Opfølgning efter lancering

• ✅ Er der en plan for at følge op på brugere, der ikke har logget ind?

Tip: Motimate kan hjælpe med at sende påmindelsesinvitationer til inaktive brugere. Kontakt os, hvis det er nødvendigt.

Hold dig opdateret

• 📰 Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få produktnyheder, opdateringer og invitationer til Meet-ups.
• 💬 Du kan finde svar på de fleste af dine spørgsmål i vores Help Center.
• ❓ Hvis du har brug for noget andet, er din Customer Success Manager eller support (support@motimateapp.com)kun en besked væk!

✨ Nu er du klar - gå ud og nyd dit MotiSpace i fulde drag! 🎉

- Kærlig hilsen fra Motimate-teamet 💚.