Bienvenido a Motimate - estamos muy contentos de presentarte nuestra plataforma, y esperamos que tu organización obtenga todos los beneficios de ser cliente de Motimate 🎉.

Para asegurarnos de que estás preparado para el éxito y de que sacas el máximo partido a tu cuenta de organización (o"MotiSpace", como la llamamos nosotros), hemos creado para ti esta guía de incorporación. Aquí te explicaremos algunos de los ajustes, funciones, opciones y otras consideraciones importantes que debes tener en cuenta para adaptar tu MotiSpace a tu negocio.

Cómo empezar

Personaliza tu MotiSpace con el logotipo y el color del tema

¡Haz que tus usuarios se sientan como en casa desde el primer momento! Ve aquí para saber cómo puedes subir fácilmente el logotipo de tu organización y seleccionar el color de la marca para tu MotiSpace.

Funciones

Comprueba las funciones opcionales disponibles en tu cuenta, y activa y configura las que desees utilizar. Lee más sobre esto aquí.

 

Invitaciones

Personaliza las plantillas de correo electrónico de invitación y recordatorio del curso que se envía a tus usuarios - te recomendamos que prestes especial atención a los mensajes de invitación antes de empezar a invitar a tus usuarios a tu MotiSpace, para que puedas dar a tus usuarios la mejor introducción posible a tu nueva herramienta de aprendizaje. Podrías informar a tus usuarios de que Motimate es una plataforma mobile first a través de la aplicación móvil, pero los usuarios también pueden iniciar sesión a través de un navegador web si lo prefieren. La aplicación se llama Motimate y se puede encontrar en la App Store de Apple y en Google Play. Puedes encontrar más información sobre cómo personalizar tus invitaciones aquí.

Administradores y editores

Todos los usuarios tendrán un rol de usuario que dictará qué permisos tendrán en la plataforma, así como un rol de grupo para cada grupo al que pertenezcan. Puedes leer más sobre estas funciones aquí.

Debes pensar qué usuarios de tu organización quieres tener como Administradores de Organización ("Org. Admins"), y quién quieres que cree los cursos, que obtendrá uno de los roles de Editor. Recomendamos que sólo un puñado de usuarios se configuren como Org. Administradores en tu MotiSpace, ya que estos usuarios tendrán acceso a todos los ajustes - y todos sabemos que más gente con acceso equivale a mayor riesgo de problemas. 

Usuarios y grupos 

El primer contenido que necesitas en tu MotiSpace son tus usuarios y grupos. Los grupos en Motimate se utilizan principalmente para dividir tu base de usuarios en segmentos más pequeños que normalmente tendrán que realizar los mismos cursos, con el fin de asignar la formación pertinente a los diferentes usuarios de la empresa (por ejemplo, un curso sobre el proceso correcto de presentación de informes fiscales se asignará a todos los usuarios del grupo "Finanzas").

 

Tu árbol de grupos (o jerarquía) tendrá varios niveles, empezando por el nivel 1, que representa a toda la organización, y ramificándose hacia abajo, por ejemplo a través de diferentes departamentos, hasta el nivel más bajo, que normalmente serán equipos individuales o quizás tus diferentes tiendas. Los cursos asignados a un "grupo padre" también se asignarán automáticamente a todos los usuarios de los grupos de los niveles inferiores (por ejemplo, un curso asignado al grupo de nivel 3 "Finanzas" también se asignará a los grupos de nivel 4 "Contabilidad", "Auditoría" e "Impuestos"). Tú eliges cuántos niveles tendrá tu árbol de grupo. La estructura de tu grupo puede basarse en tiendas de distintas ubicaciones, o simplemente seguir la estructura de equipos de tu organización. Deberías pensar qué tipo de jerarquía de grupo tendría más sentido para tu organización y cómo piensas desplegar tus cursos de formación antes de empezar a importar nada. Puedes leer más sobre esto aquí.

 

Ten en cuenta que, además de grupos, también puedes asignar a los usuarios Posiciones, que tú mismo creas. Pueden utilizarse para asignar la formación de forma aún más específica. Por ejemplo, puedes elegir asignar un curso a los usuarios de un grupo (una tienda o equipo concretos), pero sólo a los que tengan el cargo de "Jefe de equipo". Lee más sobre los puestos aquí.

Cuando hayas decidido cómo quieres organizar tus grupos, debes empezar a considerar cómo quieres importar tus usuarios. 

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Importar tus datos

Aunque, por supuesto, es posible crear usuarios individuales a través de la interfaz de usuario de la plataforma(guía aquí), es probable que necesites una forma de crear muchos usuarios nuevos a la vez cuando eres nuevo en Motimate y estás configurando la cuenta. Aquí te ofrecemos varias opciones, para que puedas elegir la que mejor se adapte a tu negocio. Ten en cuenta que no todas las capacidades están disponibles para todas las opciones:

• Carga masiva:
  Todos tus usuarios se pueden poner en un archivo CSV, y luego ser cargados en el sistema de forma masiva. Puedes asignar usuarios a grupos y darles un rol de grupo, pero todos los usuarios obtendrán un rol de usuario "usuario normal", lo que significa que aquellos que deberían tener otro rol tendrán que actualizarse tras la importación(consulta la guía aquí).
   
• Integraciones:
  Puede que quieras establecer una integración entre Motimate y tu sistema de RRHH, para que puedas importar, sincronizar y mantener todos tus usuarios, e incluso tu estructura organizativa interna si lo deseas, directamente desde tus propios sistemas. Existen los siguientes métodos de integración:
  • API (recomendado)
    Esta es nuestra opción más flexible, en la que podrás automatizar la mayoría de las acciones de administración vía API, de forma que cualquier cosa que hagas a un usuario en tu sistema de RRHH también se refleje en Motimate(ver guía aquí).
     
  • SCIM (sólo importación de usuarios y grupos)
    Una integración SCIM te permite importar y actualizar tus usuarios y grupos, pero es menos flexible y hay algunas acciones de importación que deben gestionarse manualmente, como la configuración de los roles de grupos y usuarios(consulta la guía aquí).
     
  • sFTP (sólo importación de usuarios)
    Es igual que la opción de importación CSV, sólo que se trata de una importación automatizada en la que pones el archivo CSV a disposición de nuestros servidores cada día, reflejando cualquier cambio en tus usuarios, y éste se carga durante la noche e implementa cualquier cambio en tus usuarios(consulta la guía aquí).

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Crear tus cursos y contenidos

Ahora pasemos a la parte divertida: ¡crear tus cursos de aprendizaje, que nos gusta llamar"Motis"!

Aquí tenemos una serie de herramientas y bloques de contenido diferentes esperando a que seas creativo y crees experiencias de aprendizaje atractivas e impresionantes para tus empleados.

Encuentra aquí nuestra guía sobre cómo crear tus primeros Motis. Sigue los artículos enlazados que se encuentran al final de esta página para que te guíen a través de todo el proceso, desde la creación de tu Moti hasta su publicación y puesta a disposición de tus usuarios. 

Te recomendamos que tengas al menos 5 cursos listos para tus usuarios cuando te pongas en marcha, y si quieres que te ayudemos a ampliar tu biblioteca de cursos de aprendizaje, habla con tu Gestor de Éxito de Clientes, que estará encantado de sugerirte contenidos prefabricados adicionales que puedes poner a tu disposición y que abarcan un gran número de temas.

También puedes combinar tus cursos en Paquetes para asignar fácilmente una colección de cursos relacionados, o puedes crear Rutas de Aprendizaje en las que los usuarios recorran algunos de tus cursos en un orden determinado para darles exactamente la experiencia que quieres que tengan.


 

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Evita que los correos electrónicos acaben en el correo basura/spam

Los correos electrónicos enviados desde Motimate a tus usuarios (como invitaciones y recordatorios) se enviarán desde los siguientes dominios:

• motimateapp.com
• motimate.app

En general, se utilizará la dirección de correo electrónico que figura a continuación:

• no-reply@motimateapp.com

Te recomendamos encarecidamente que incluyas estos dominios en la lista blanca de tu solución de correo electrónico para asegurarte de que no acaban en el spam. Comunícalo a tiempo al responsable/departamento/proveedor informático. Es crítico para la implementación que los e-mails de Motimate sean recibidos por tus usuarios.

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¡Pronto será el momento de lanzarse!

Antes de lanzarte, hemos creado la siguiente lista de comprobación para ayudarte a asegurarte de que todo está preparado para un comienzo con éxito.

Importación de usuarios e inicio de sesión

• ✅ ¿Se han añadido todos los usuarios al sistema?
• ✅ ¿Se han creado todos los grupos necesarios?
• ✅ ¿Están los usuarios asignados a los grupos correctos?
• ✅ ¿Has confirmado que las tablas de clasificación funcionan como se espera?

Funciones y responsabilidades

• ✅ ¿Está claro quiénes son los Org Admins y quién es responsable de aprobar y publicar los cursos?
• ✅ ¿Están claramente definidas las funciones de los editores, jefes de redacción y creadores de contenidos?
• ✅ ¿Se ha establecido un flujo de trabajo para la comunicación interna entre editores, jefes de redacción y administradores de organización en relación con la creación y publicación de cursos?

Cursos (Motis)

• ✅ ¿Se publican al menos cinco cursos en la aplicación para garantizar que los usuarios no acceden a una plataforma vacía?
• ✅ ¿Has comprobado que los cursos aparecen en la aplicación y funcionan como se espera?
• ✅ ¿Existe un plan de publicación para los meses siguientes al lanzamiento con el fin de mantener un flujo constante de nuevos cursos?

Configuración del soporte

• ✅ ¿Se ha decidido quién se encargará de la asistencia de primera línea en tu empresa?
• ✅ ¿Deben los usuarios ponerse en contacto directamente con los Org Admins, o se proporcionará una dirección de correo electrónico de soporte dedicada?

Nota: Tu empresa gestiona el soporte de primera línea. Motimate proporciona soporte de segunda línea a través de support@motimateapp.com.

Configuración de la cuenta

• ✅ ¿Has programado una breve llamada con Motimate para revisar la configuración de la cuenta y resolver cualquier duda? (Recomendado a más tardar una semana antes del lanzamiento).

Invitaciones

• ✅ ¿Has redactado el texto de las invitaciones a los usuarios por SMS o correo electrónico? (Ponte en contacto con Motimate si no estás seguro de qué canal utilizar).
• ✅ ¿Se ha enviado el texto de invitación a Motimate para que lo incluya en tu cuenta? (Envíalo al menos una semana antes del lanzamiento).
• ✅ ¿Se ha enviado una invitación de prueba a un usuario designado de tu empresa para confirmar la funcionalidad?

Lanza

• ✅ ¿Se ha informado a los usuarios sobre el próximo lanzamiento? (¿Saben lo que les espera?)
• ✅ ¿Qué tipo de lanzamiento tendrás? (¿Lanzamiento silencioso? Evento?)
• ✅ ¿Se enviarán invitaciones a todos los usuarios simultáneamente, o el despliegue será gradual, grupo por grupo?
• ✅ ¿Has comunicado la fecha y hora de lanzamiento a Motimate? (Avisa con al menos una semana de antelación).
• ✅ ¿Estás preparado para gestionar posibles solicitudes de apoyo durante los primeros días tras el lanzamiento? (por ejemplo, usuarios que no reciben invitaciones o experimentan problemas de inicio de sesión).

Seguimiento posterior al lanzamiento

• ✅ ¿Hay algún plan para hacer un seguimiento de los usuarios que no se han conectado?

Consejo: Motimate puede ayudarte a enviar invitaciones recordatorias a los usuarios inactivos. Ponte en contacto con nosotros si lo necesitas.

Mantente informado

• 📰 Suscríbete a nuestro boletín para recibir noticias sobre productos, actualizaciones e invitaciones a Meet-ups.
• 💬 Puedes encontrar respuestas a la mayoría de tus preguntas en nuestro Centro de Ayuda.
• ❓ Si necesitas algo más, ¡tu Gestor de Éxito de Clientes o el Servicio de Asistencia (support@motimateapp.com) están a sólo un mensaje de distancia!

✨ Ya lo tienes todo listo: ¡sal y disfruta al máximo de tu MotiSpace! 🎉

- Con cariño del equipo Motimate 💚