Välkommen till Motimate - vi är mycket glada över att få presentera dig för vår plattform och hoppas att din organisation kommer att dra nytta av alla fördelar med att vara kund hos Motimate 🎉

För att säkerställa att du är förberedd för framgång och får ut mesta möjliga av ditt organisationskonto (eller"MotiSpace" som vi kallar det) har vi skapat den här introduktionsguiden för dig. Här går vi igenom några av de viktiga inställningar, funktioner, alternativ och andra överväganden som du bör känna till för att skräddarsy ditt MotiSpace till din verksamhet.

Komma igång

Anpassa ditt MotiSpace med logotyp och temafärg

Få dina användare att känna sig som hemma redan från början! Gå hit för att ta reda på hur du enkelt kan ladda upp din organisations logotyp och välja varumärkesfärg för ditt MotiSpace.

Funktioner

Kolla in de valfria funktioner som finns tillgängliga i ditt konto och aktivera och konfigurera dem du vill använda. Läs mer om detta här.

 

Inbjudningar

Anpassa e-postmallarna för inbjudan och kurspåminnelse som skickas ut till dina användare - vi rekommenderar att du ägnar särskild uppmärksamhet åt inbjudningsmeddelandena innan du börjar bjuda in dina användare till ditt MotiSpace, så att du kan ge dina användare den bästa möjliga introduktionen till ditt nya inlärningsverktyg. Du kanske vill informera dina användare om att Motimate är en "mobile first"-plattform via mobilappen, men användarna kan också logga in via en webbläsare om de föredrar det. Appen heter Motimate och finns tillgänglig i Apple App Store och i Google Play. Mer information om hur du skräddarsyr dina inbjudningar finns här.

Administratörer och redaktörer

Alla användare kommer att ha en användarroll som dikterar vilka behörigheter de kommer att ha i plattformen, samt en grupproll för varje grupp som de är medlemmar i. Du kan läsa mer om dessa roller här.

Du bör fundera på vilka användare i din organisation som du vill ha som organisationsadministratörer ("Org. Admins"), och vem du vill ska skapa kurser, som kommer att få en av Editor-rollerna. Vi rekommenderar att endast ett fåtal användare konfigureras som Org. Administratörer i ditt MotiSpace, eftersom dessa användare kommer att ha tillgång till alla inställningar - och vi vet alla att fler personer med tillgång innebär högre risk för problem. 

Användare och grupper 

Det första innehållet du behöver i ditt MotiSpace är dina användare och grupper. Grupper i Motimate används främst för att dela upp din användarbas i mindre segment som vanligtvis kommer att behöva gå samma kurser, för att tilldela relevant utbildning till de olika användarna i verksamheten (t.ex. en kurs om den korrekta processen för att lämna in skattedeklarationer kommer att tilldelas alla användare i gruppen "Finance").

 

Ditt gruppträd (eller din hierarki) kommer att ha flera nivåer, med början på nivå 1 som representerar hela organisationen och förgrenar sig nedåt, till exempel genom olika avdelningar, till den lägsta nivån som vanligtvis är enskilda team eller kanske dina olika butiker. Kurser som tilldelas en "överordnad grupp" kommer också automatiskt att tilldelas alla användare i grupperna på nivåerna under (t.ex. en kurs som tilldelas nivå 3-gruppen "Ekonomi" kommer också att tilldelas nivå 4-grupperna "Redovisning", "Revision" och "Skatt"). Du väljer själv hur många nivåer ditt gruppträd ska ha. Din gruppstruktur kan baseras på butiker på olika platser eller helt enkelt följa din organisations teamstruktur. Innan du börjar importera något bör du fundera på vilken typ av grupphierarki som skulle vara mest lämplig för din organisation och hur du planerar att rulla ut dina utbildningar. Du kan läsa mer om detta här.

 

Observera att du förutom grupper även kan tilldela användare positioner, som du själv skapar. Dessa kan användas för att tilldela utbildning ännu mer specifikt. Du kan t.ex. välja att tilldela en kurs till användare i en grupp (en viss butik eller ett visst team), men bara till dem som har positionen "Team Leader". Läs mer om positioner här.

När du har bestämt dig för hur du vill organisera dina grupper bör du börja fundera på hur du vill importera dina användare. 

📥

Importera dina data

Även om det naturligtvis är möjligt att skapa enskilda användare via plattformens användargränssnitt(guide här), kommer du sannolikt att behöva ett sätt att skapa många nya användare på en gång när du är helt ny på Motimate och ställer in kontot. Vi erbjuder en rad olika alternativ här, så att du kan välja det som bäst passar din verksamhet. Observera att alla funktioner inte är tillgängliga för alla alternativ:

• Bulk Upload:
  Alla dina användare kan läggas in i en CSV-fil och sedan laddas upp till systemet i bulk. Du kan tilldela användare till grupper och ge dem en grupproll, men alla användare får en användarroll som "normalanvändare", vilket innebär att de som borde ha en annan roll måste uppdateras efter importen(se guiden här).
   
• Integrationer:
  Du kanske vill skapa en integration mellan Motimate och ditt HR-system, så att du kan importera, synkronisera och underhålla alla dina användare, och till och med din interna organisationsstruktur om du vill, direkt från dina egna system. Följande integrationsmetoder finns tillgängliga:
  • API (rekommenderas)
    Detta är vårt mest flexibla alternativ, där du kommer att kunna automatisera de flesta administrativa åtgärder via API, så att allt du gör med en användare i ditt HR-system också återspeglas i Motimate(se guide här).
     
  • SCIM (endast import av användare och grupper)
    Med en SCIM-integration kan du importera och uppdatera dina användare och grupper, men den är mindre flexibel och det finns vissa importåtgärder som måste hanteras manuellt, t.ex. inställning av grupp- och användarroller(se guiden här).
     
  • sFTP (endast användarimport)
    Detta är precis som alternativet CSV-import, men det är en automatiserad import där du gör CSV-filen tillgänglig för våra servrar varje dag, vilket återspeglar eventuella ändringar av dina användare, och detta laddas upp under natten och implementerar eventuella ändringar av dina användare(se guide här).

🪄

Skapa dina kurser och ditt innehåll

Nu över till den roliga delen - att skapa dina kurser, som vi kallar"Motis"!

Här har vi en rad olika verktyg och innehållsblock som väntar på att du ska bli kreativ och skapa engagerande och fantastiska inlärningsupplevelser för dina medarbetare.

Här hittar du vår guide till hur du skapar din första Motis. Följ de länkade artiklarna längst ned på denna sida för att få vägledning genom hela processen från att skapa din Moti tills den publiceras och rullas ut till dina användare. 

Vi rekommenderar att du har minst 5 kurser redo för dina användare när du går live - och om du vill ha hjälp med att lägga till ditt bibliotek med utbildningskurser är det bara att prata med din Customer Success Manager som gärna föreslår ytterligare färdigt innehåll som du kan få tag på, inom ett stort antal ämnen.

Du kan också kombinera dina kurser i paket för att enkelt kunna tilldela en samling relaterade kurser, eller så kan du skapa Learning Paths där användarna tas med på en resa genom några av dina kurser i en bestämd ordning för att ge dem exakt den upplevelse du vill att de ska ha.


 

💌
Undvik att e-postmeddelanden hamnar i skräppost/spam

E-postmeddelanden som skickas från Motimate till dina användare (t.ex. inbjudningar och påminnelser) skickas från följande domäner:

• motimateapp.com
• motimate.app

I allmänhet kommer den e-postadress som anges nedan att användas:

• no-reply@motimateapp.com

Vi rekommenderar starkt att du vitlistar dessa domäner i din e-postlösning för att säkerställa att de inte hamnar i skräpposten. Rapportera detta till IT-chefen/avdelningen/leverantören i god tid. Det är avgörande för implementeringen att e-postmeddelanden från Motimate tas emot av dina användare.

🚀

Snart dags för lansering!

Innan du startar har vi skapat nedanstående checklista för att hjälpa dig att se till att allt är klart för en lyckad start!

Import och inloggning av användare

• ✅ Har alla användare lagts till i systemet?
• ✅ Har alla nödvändiga grupper skapats?
• ✅ Är användarna tilldelade rätt grupper?
• ✅ Har du bekräftat att topplistorna fungerar som förväntat?

Roller och ansvarsområden

• ✅ Är det tydligt vem som är Org Admins och vem som ansvarar för att godkänna och publicera kurser?
• ✅ Är rollerna för redaktörer, chefredaktörer och innehållsskapare tydligt definierade?
• ✅ Har ett arbetsflöde upprättats för intern kommunikation mellan redaktörer, chefredaktörer och org-administratörer när det gäller skapande och publicering av kurser?

Kurser (Motis)

• ✅ Finns minst fem kurser publicerade i appen för att säkerställa att användarna inte loggar in på en tom plattform?
• ✅ Har du testat att kurserna visas i appen och fungerar som förväntat?
• ✅ Finns det en publiceringsplan för månaderna efter lanseringen för att upprätthålla ett stadigt flöde av nya kurser?

Inställning av support

• ✅ Har det bestämts vem som ska hantera första linjens support i ditt företag?
• ✅ Ska användare kontakta Org Admins direkt, eller kommer en dedikerad support-e-postadress att tillhandahållas?

Notera: Ditt företag hanterar första linjens support. Motimate tillhandahåller andra linjens support via support@motimateapp.com.

Kontoinställningar

• ✅ Har du planerat ett kort samtal med Motimate för att gå igenom kontoinställningar och ta itu med eventuella frågor? (Rekommenderas senast en vecka före lansering.)

Inbjudningar

• ✅ Har du skrivit texten för inbjudningar till användare via SMS eller e-post? (Kontakta Motimate om du är osäker på vilken kanal du ska använda).
• ✅ Har inbjudningstexten skickats till Motimate för att inkluderas i ditt konto? (Skicka in detta minst en vecka före lanseringen.)
• ✅ Har en testinbjudan skickats till en utsedd användare inom ditt företag för att bekräfta funktionaliteten?

Starta

• ✅ Har användarna informerats om den kommande lanseringen? (Vet de vad de kan förvänta sig?)
• ✅ Vilken typ av lansering kommer du att ha? (Tyst avfyrning? Händelse?)
• ✅ Kommer inbjudningar att skickas till alla användare samtidigt, eller kommer utrullningen att ske gradvis, grupp för grupp?
• ✅ Har du meddelat Motimate datum och tid för lanseringen? (Ge minst en veckas förvarning.)
• ✅ Är du beredd att hantera potentiella supportförfrågningar under de första dagarna efter lanseringen? (t.ex. användare som inte får inbjudningar eller har problem med inloggningen).

Uppföljning efter lanseringen

• ✅ Finns det en plan för att följa upp användare som inte har loggat in?

Tips: Motimate kan hjälpa till med att skicka påminnelseinbjudningar till inaktiva användare. Kontakta oss vid behov.

Håll dig uppdaterad

• 📰 Prenumerera på vårt nyhetsbrev för produktnyheter, uppdateringar och inbjudningar till Meet-ups.
• 💬 Du kan hitta svar på de flesta av dina frågor i vårt hjälpcenter.
• ❓ Om du behöver något annat, är din Customer Success Managereller Support (support@motimateapp.com) bara ett meddelande bort!

✨ Nu är du redo - gå ut och njut av ditt MotiSpace till max! 🎉

- Kärlek från Motimate-teamet 💚