Bienvenue chez Motimate - nous sommes très heureux de vous présenter notre plateforme, et nous espérons que votre organisation bénéficiera de tous les avantages d'être un client Motimate 🎉.

Afin de vous assurer que vous êtes prêt à réussir et à tirer le meilleur parti de votre compte d'organisation (ou"MotiSpace" comme nous l'appelons), nous avons créé ce guide d'accueil pour vous. Nous vous présentons ici quelques-uns des paramètres, fonctions, options et autres considérations importants dont vous devez tenir compte pour adapter votre Espace Moti à votre activité.

Présentation

Personnalisez votre MotiSpace avec votre logo et la couleur du thème

Faites en sorte que vos utilisateurs se sentent chez eux dès le départ ! Cliquez ici pour découvrir comment vous pouvez facilement télécharger le logo de votre organisation et sélectionner la couleur de votre MotiSpace.

Fonctionnalités

Vérifiez les fonctions optionnelles disponibles dans votre compte, puis activez et configurez celles que vous souhaitez utiliser. Pour en savoir plus, cliquez ici.

 

Invitations

Personnalisez les modèles de courriels d'invitation et de rappel de cours envoyés à vos utilisateurs - nous vous recommandons d'accorder une attention particulière aux messages d'invitation avant d' inviter vos utilisateurs à votre Espace Moti, afin de leur offrir la meilleure introduction possible à votre nouvel outil d'apprentissage. Vous pouvez informer vos utilisateurs que Motimate est une plateforme mobile via l'application mobile, mais que les utilisateurs peuvent également se connecter via un navigateur web s'ils le préfèrent. L'application s'appelle Motimate et peut être trouvée dans l'Apple App Store et sur Google Play. Pour plus d'informations sur la manière de personnaliser vos invitations, cliquez ici.

Administrateurs et éditeurs

Tous les utilisateurs auront un rôle d'utilisateur qui détermine les autorisations dont ils disposent dans la plate-forme, ainsi qu'un rôle de groupe pour chaque groupe dont il est membre. Pour en savoir plus sur ces rôles , cliquez ici.

Vous devez réfléchir aux utilisateurs de votre organisation que vous souhaitez avoir comme administrateurs d'organisation ("Org. Admins"), et qui vous voulez créer des cours, qui obtiendront l'un des rôles d'éditeur. Nous recommandons que seule une poignée d'utilisateurs soit configurée en tant qu'Org. Les administrateurs de votre espace MotiSpace, étant donné que ces utilisateurs auront accès à tous les paramètres - et nous savons tous qu'un plus grand nombre de personnes ayant accès à l'espace MotiSpace est synonyme d'un plus grand risque de problèmes. 

Utilisateurs et groupes 

Le premier contenu dont vous avez besoin dans votre Espace Moti est celui des utilisateurs et des groupes. Les groupes dans Motimate sont principalement utilisés pour diviser votre base d'utilisateurs en segments plus petits qui devront généralement suivre les mêmes cours, afin d'assigner une formation pertinente aux différents utilisateurs de l'entreprise (par exemple, un cours sur le processus correct de dépôt des déclarations fiscales sera assigné à tous les utilisateurs du groupe "Finance").

 

L'arborescence de votre groupe (ou hiérarchie) comportera plusieurs niveaux, en commençant par le niveau 1, qui représente l'ensemble de l'organisation, et en descendant, par exemple à travers les différents départements, jusqu'au niveau le plus bas, qui correspondra généralement à des équipes individuelles ou peut-être à vos différents magasins. Les cours attribués à un "groupe parent" seront automatiquement attribués à tous les utilisateurs des groupes des niveaux inférieurs (par exemple, un cours attribué au groupe de niveau 3 "Finance" sera également attribué aux groupes de niveau 4 "Comptabilité", "Audit" et "Fiscalité"). Vous choisissez le nombre de niveaux de votre arbre de groupe. La structure de votre groupe peut être basée sur des magasins situés dans des endroits différents, ou simplement suivre la structure de l'équipe de votre organisation. Avant de commencer à importer quoi que ce soit, réfléchissez au type de hiérarchie de groupe qui conviendrait le mieux à votre organisation et à la manière dont vous envisagez de déployer vos cours de formation. Pour en savoir plus , cliquez ici.

 

Notez qu'en plus des groupes, vous pouvez également attribuer aux utilisateurs des postes, que vous créez vous-même. Ceux-ci peuvent être utilisés pour attribuer la formation de manière encore plus spécifique. Par exemple, vous pouvez choisir d'attribuer un cours aux utilisateurs d'un groupe (un magasin ou une équipe spécifique), mais uniquement à ceux qui occupent le poste de "chef d'équipe". Pour en savoir plus sur les postes , cliquez ici.

Une fois que vous avez décidé de la manière dont vous souhaitez organiser vos groupes, vous devez commencer à réfléchir à la manière dont vous souhaitez importer vos utilisateurs. 

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Importer vos données

Bien qu'il soit possible de créer des utilisateurs individuels via l'interface utilisateur de la plateforme(guide ici), vous aurez probablement besoin d'un moyen de créer un grand nombre de nouveaux utilisateurs en une seule fois lorsque vous débutez avec Motimate et que vous configurez votre compte. Nous vous proposons ici une série d'options, afin que vous puissiez choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise. Notez que toutes les capacités ne sont pas disponibles pour toutes les options :

• Téléchargement en masse :
  Tous vos utilisateurs peuvent être enregistrés dans un fichier CSV, puis téléchargés en masse dans le système. Vous pouvez assigner des utilisateurs à des groupes et leur donner un rôle de groupe, mais tous les utilisateurs recevront un rôle d'utilisateur "normal", ce qui signifie que ceux qui devraient avoir un autre rôle devront être mis à jour après l'importation(voir le guide ici).
   
• Intégrations :
  Vous souhaiterez peut-être mettre en place une intégration entre Motimate et votre système RH, afin de pouvoir importer, synchroniser et maintenir tous vos utilisateurs, et même votre structure organisationnelle interne si vous le souhaitez, directement à partir de vos propres systèmes. Les méthodes d'intégration suivantes sont disponibles :
  • API (recommandé)
    Il s'agit de notre option la plus flexible, qui vous permettra d'automatiser la plupart des actions administratives via l'API, de sorte que tout ce que vous faites à un utilisateur dans votre système RH se reflète également dans Motimate(voir le guide ici).
     
  • SCIM (importation d'utilisateurs et de groupes uniquement)
    Une intégration SCIM vous permet d'importer et de mettre à jour vos utilisateurs et vos groupes, mais elle est moins flexible et certaines actions d'importation doivent être gérées manuellement, comme la définition des rôles des groupes et des utilisateurs(voir le guide ici).
     
  • sFTP (importation d'utilisateurs uniquement)
    Cette option est identique à l'importation CSV, sauf qu'il s'agit d'une importation automatisée dans laquelle vous mettez le fichier CSV à la disposition de nos serveurs chaque jour, en tenant compte des modifications apportées à vos utilisateurs, et ce fichier est téléchargé pendant la nuit et met en œuvre les modifications apportées à vos utilisateurs(voir le guide ici).

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Créer vos cours et votre contenu

Passons maintenant à la partie la plus amusante : la création de vos cours d'apprentissage, que nous appelons volontiers"Motis" !

Nous vous proposons ici toute une série d'outils et de blocs de contenu qui vous permettront de faire preuve de créativité et de créer des expériences d'apprentissage attrayantes et impressionnantes pour vos employés.

Vous trouverez ici notre guide sur la création de votre premier Motis. Suivez les articles liés au bas de cette page afin d'être guidé tout au long du processus, depuis la création de votre Moti jusqu'à sa publication et son déploiement auprès de vos utilisateurs. 

Nous vous recommandons d'avoir au moins 5 cours prêts pour vos utilisateurs au moment de la mise en ligne - et si vous avez besoin d'aide pour enrichir votre bibliothèque de cours d'apprentissage, il vous suffit de parler à votre Customer Success Manager qui se fera un plaisir de vous suggérer d'autres contenus préfabriqués sur lesquels vous pouvez mettre la main, dans un grand nombre de sujets.

Vous pouvez également combiner vos cours en paquets afin d'assigner facilement une collection de cours connexes, ou vous pouvez créer des parcours d'apprentissage où les utilisateurs sont emmenés dans un voyage à travers certains de vos cours dans un ordre déterminé afin de leur donner exactement l'expérience que vous voulez qu'ils aient.


 

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Éviter que les courriels ne se retrouvent dans le courrier indésirable/spam

Les e-mails envoyés par Motimate à vos utilisateurs (tels que les invitations et les rappels) seront envoyés à partir des domaines suivants :

• motimateapp.com
• motimate.app

En général, c'est l'adresse électronique ci-dessous qui sera utilisée :

• no-reply@motimateapp.com

Nous vous recommandons vivement de mettre ces domaines sur liste blanche dans votre solution de messagerie afin de vous assurer qu'ils n'aboutissent pas dans le spam. Signalez cette situation au responsable informatique, au service ou au fournisseur en temps utile. Il est essentiel pour la mise en œuvre que les courriels de Motimate soient reçus par vos utilisateurs.

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Bientôt le lancement !

Avant de vous lancer, nous avons créé la liste de contrôle ci-dessous pour vous aider à vous assurer que tout est prêt pour un démarrage réussi !

Importation et connexion des utilisateurs

• Tous les utilisateurs ont-ils été ajoutés au système ?
• Tous les groupes nécessaires ont-ils été créés ?
• Les utilisateurs sont-ils affectés aux bons groupes ?
• Avez-vous confirmé que les classements fonctionnent comme prévu ?

Rôles et responsabilités

• ✅ Est-il clair qui sont les administrateurs de l'organisation et qui est responsable de l'approbation et de la publication des cours ?
• Les rôles des rédacteurs, des rédacteurs en chef et des créateurs de contenu sont-ils clairement définis ?
• Un flux de travail a-t-il été établi pour la communication interne entre les rédacteurs, les rédacteurs en chef et les administrateurs d'org concernant la création et la publication des cours ?

Cours (Motis)

• Au moins cinq cours sont-ils publiés dans l'application afin que les utilisateurs ne se connectent pas à une plateforme vide ?
• Avez-vous vérifié que les cours apparaissent dans l'application et qu'ils fonctionnent comme prévu ?
• ✅ Existe-t-il un plan de publication pour les mois suivant le lancement afin de maintenir un flux régulier de nouveaux cours ?

Soutien à la mise en place

• ✅ A-t-on décidé qui s'occupera de l'assistance de première ligne dans votre entreprise ?
• ✅ Les utilisateurs doivent-ils contacter directement les administrateurs de l'organe, ou une adresse électronique d'assistance dédiée sera-t-elle fournie ?

Note : Votre entreprise gère le support de première ligne. Motimate fournit une assistance de deuxième ligne via support@motimateapp.com.

Paramètres du compte

• Avez-vous programmé un bref appel avec Motimate pour revoir les paramètres du compte et répondre à d'éventuelles questions ? (Recommandé au plus tard une semaine avant le lancement).

Invitations

• ✅ Avez-vous rédigé le texte des invitations adressées aux utilisateurs par SMS ou par courrier électronique ? (Contactez Motimate si vous n'êtes pas sûr du canal à utiliser).
• ✅ Le texte de l'invitation a-t-il été envoyé à Motimate pour être inclus dans votre compte ? (à envoyer au moins une semaine avant le lancement).
• ✅ Une invitation à tester a-t-elle été envoyée à un utilisateur désigné au sein de votre entreprise pour confirmer la fonctionnalité ?

Lancement

• Les utilisateurs ont-ils été informés du lancement à venir ? (Savent-ils à quoi s'attendre ?)
• ✅ Quel type de lancement allez-vous effectuer ? (Lancement silencieux ? Événement ?)
• Les invitations seront-elles envoyées à tous les utilisateurs simultanément, ou le déploiement sera-t-il progressif, groupe par groupe ?
• Avez-vous communiqué la date et l'heure du lancement à Motimate ? (Prévenir au moins une semaine à l'avance).
• ✅ Êtes-vous prêt à gérer les demandes d'assistance potentielles dans les premiers jours suivant le lancement ? (par exemple, des utilisateurs qui ne reçoivent pas d'invitations ou qui rencontrent des problèmes de connexion).

Suivi après le lancement

• Existe-t-il un plan de suivi des utilisateurs qui ne se sont pas connectés ?

Conseil : Motimate peut aider à envoyer des invitations de rappel aux utilisateurs inactifs. Contactez-nous si nécessaire.

Rester dans le coup

• 📰 Abonnez-vous à notre newsletter pour recevoir des informations sur les produits, des mises à jour et des invitations à des Meet-ups.
• 💬 Vous trouverez des réponses à la plupart de vos questions dans notre Centre d'aide.
• ❓ Si vous avez besoin de quoi que ce soit d'autre, votre Customer Success Manager ou Support (support@motimateapp.com) est à portée de message !

✨ Vous êtes maintenant prêt - sortez et profitez au maximum de votre Espace Moti ! 🎉

- Amour de l'équipe Motimate 💚