Velkommen til Motimate - vi er veldig glade for å kunne introdusere deg til vår plattform, og håper din organisasjon vil høste alle fordelene av å være kunde hos Motimate 🎉.

For å sikre at du er klar for suksess og får mest mulig ut av organisasjonskontoen din (eller"MotiSpace", som vi kaller den), har vi laget denne introduksjonsveiledningen for deg. Her går vi gjennom noen av de viktigste innstillingene, funksjonene, alternativene og andre forhold du bør være oppmerksom på for å skreddersy MotiSpace til din virksomhet.

Komme i gang

Tilpass MotiSpace med logo og temafarge

Få brukerne til å føle seg hjemme fra første stund! Gå hit for å finne ut hvordan du enkelt kan laste opp organisasjonens logo og velge merkefarge for MotiSpace.

Funksjoner

Sjekk ut de valgfrie funksjonene som er tilgjengelige i kontoen din, og aktiver og konfigurer de du ønsker å benytte deg av. Les mer om dette her.

 

Invitasjoner

Tilpass malene for invitasjons- og kurspåminnelser som sendes ut til brukerne dine - vi anbefaler at du er spesielt oppmerksom på invitasjonsmeldingene før du begynner å invitere brukerne til MotiSpace, slik at du kan gi brukerne en best mulig introduksjon til det nye læringsverktøyet. Det kan være lurt å informere brukerne om at Motimate er en mobilbasert plattform via mobilappen, men brukerne kan også logge inn via en nettleser hvis de foretrekker det. Appen heter Motimate og finnes i Apple App Store og i Google Play. Mer informasjon om hvordan du kan tilpasse invitasjonene dine, finner du her.

Administratorer og redaktører

Alle brukere vil ha en brukerrolle som dikterer hvilke rettigheter de skal ha i plattformen, samt en grupperolle for hver gruppe de er medlem av. Du kan lese mer om disse rollene her.

Du bør tenke over hvilke brukere i organisasjonen du ønsker å ha som organisasjonsadministratorer ("Org. Admins"), og hvem du vil skal opprette kurs, som vil få en av redaktørrollene. Vi anbefaler at kun et fåtall brukere settes opp som Org. Administratorer i MotiSpace, siden disse brukerne vil ha tilgang til alle innstillinger - og vi vet alle at flere personer med tilgang betyr større risiko for problemer. 

Brukere og grupper 

Det første innholdet du trenger i MotiSpace, er brukerne og gruppene dine. Grupper i Motimate brukes først og fremst til å dele inn brukerbasen i mindre segmenter som vanligvis må ta de samme kursene, slik at man kan tildele relevant opplæring til de ulike brukerne i virksomheten (f.eks. vil et kurs om riktig prosess for innlevering av skatterapportering bli tildelt alle brukerne i gruppen "Økonomi").

 

Gruppetreet (eller hierarkiet) vil ha flere nivåer, fra nivå 1, som representerer hele organisasjonen, og som forgrener seg nedover, for eksempel gjennom ulike avdelinger, til det laveste nivået, som typisk vil være individuelle team eller kanskje de ulike butikkene. Emner som er tilordnet en "overordnet gruppe", vil også automatisk bli tilordnet alle brukere i gruppene på nivåene under (f.eks. vil et emne som er tilordnet nivå 3-gruppen "Økonomi", også bli tilordnet nivå 4-gruppene "Regnskap", "Revisjon" og "Skatt"). Du velger selv hvor mange nivåer gruppetreet ditt skal ha. Gruppestrukturen kan være basert på butikker på ulike steder, eller rett og slett følge organisasjonens teamstruktur. Før du begynner å importere noe, bør du tenke gjennom hvilken type gruppehierarki som er mest hensiktsmessig for organisasjonen din, og hvordan du planlegger å rulle ut kursene dine. Du kan lese mer om dette her.

 

Merk at du i tillegg til grupper også kan tildele brukere Posisjoner, som du oppretter selv. Disse kan brukes til å tildele opplæring enda mer spesifikt. Du kan for eksempel velge å tildele et kurs til brukere i en gruppe (en bestemt butikk eller et bestemt team), men bare til dem som har stillingen "Teamleder". Les mer om stillinger her.

Når du har bestemt deg for hvordan du vil organisere gruppene dine, bør du begynne å tenke på hvordan du vil importere brukerne dine. 

📥

Importerer dataene dine

Selv om det selvfølgelig er mulig å opprette enkeltbrukere via plattformens brukergrensesnitt (se veiledning her), er det sannsynlig at du trenger en måte å opprette mange nye brukere på en gang når du er helt ny i Motimate og skal sette opp kontoen. Vi tilbyr en rekke alternativer her, slik at du kan velge det som passer best for din virksomhet. Merk at ikke alle funksjoner er tilgjengelige for alle alternativer:

• Masseopplasting:
  Alle brukerne dine kan legges inn i en CSV-fil, og deretter lastes opp til systemet i bulk. Du kan tilordne brukere til grupper og gi dem en grupperolle, men alle brukere vil få en "vanlig bruker"-brukerrolle, noe som betyr at de som burde ha en annen rolle, må oppdateres etter import(se veiledning her).
   
• Integrasjoner:
  Det kan være lurt å sette opp en integrasjon mellom Motimate og HR-systemet ditt, slik at du kan importere, synkronisere og vedlikeholde alle brukerne dine, og til og med den interne organisasjonsstrukturen hvis du ønsker det, direkte fra dine egne systemer. Følgende integrasjonsmetoder er tilgjengelige:
  • API (anbefalt)
    Dette er vårt mest fleksible alternativ, der du vil kunne automatisere de fleste administratorhandlinger via API, slik at alt du gjør med en bruker i HR-systemet ditt, også gjenspeiles i Motimate(se veiledning her).
     
  • SCIM (kun bruker- og gruppeimport)
    Med en SCIM-integrasjon kan du importere og oppdatere brukere og grupper, men den er mindre fleksibel, og det er noen importhandlinger som må håndteres manuelt, for eksempel å angi gruppe- og brukerroller(se veiledning her).
     
  • sFTP (kun brukerimport)
    Dette er akkurat som CSV-importalternativet, bortsett fra at det er en automatisert import der du gjør CSV-filen tilgjengelig for serverne våre hver dag, som gjenspeiler eventuelle endringer i brukerne dine, og denne lastes opp i løpet av natten og implementerer eventuelle endringer i brukerne dine(se veiledning her).

🪄

Opprett kurs og innhold

Nå går vi over til den morsomme delen - å lage læringskursene dine, som vi liker å kalle"Motis"!

Her har vi en rekke ulike verktøy og innholdsblokker som venter på at du skal bli kreativ og skape engasjerende og fantastiske læringsopplevelser for dine ansatte.

Her finner du vår guide til hvordan du lager din første Motis. Følg de lenkede artiklene nederst på denne siden for å bli guidet gjennom hele prosessen fra du oppretter Moti til den publiseres og rulles ut til brukerne dine. 

Vi anbefaler at du har minst fem kurs klare for brukerne dine når du går live - og hvis du vil ha hjelp til å utvide kursbiblioteket ditt, er det bare å snakke med Customer Success Manager, som gjerne vil foreslå ytterligere ferdiglaget innhold som du kan få tak i, og som spenner over et stort antall emner.

Du kan også kombinere kursene dine i pakker for enkelt å tildele en samling relaterte kurs, eller du kan opprette læringsstier der brukerne blir tatt med på en reise gjennom noen av kursene dine i en bestemt rekkefølge for å gi dem akkurat den opplevelsen du vil at de skal ha.


 

💌
Unngå at e-poster havner i søppelpost/spam

E-poster som sendes fra Motimate til brukerne dine (for eksempel invitasjoner og påminnelser) vil bli sendt fra følgende domener:

• motimateapp.com
• motimate.app

Vanligvis vil e-postadressen nedenfor være den som brukes:

• no-reply@motimateapp.com

Vi anbefaler på det sterkeste at du hvitelister disse domenene i e-postløsningen din for å sikre at de ikke havner i søppelposten. Rapporter dette til IT-ansvarlig/avdelingen/leverandøren i god tid. Det er avgjørende for implementeringen at e-post fra Motimate blir mottatt av brukerne.

🚀

Snart er det tid for lansering!

Før du starter opp, har vi laget sjekklisten nedenfor for å hjelpe deg med å sikre at alt er klart for en vellykket start!

Brukerimport og innlogging

• ✅ Har alle brukere blitt lagt til i systemet?
• ✅ Er alle nødvendige grupper opprettet?
• ✅ Er brukerne tilordnet de riktige gruppene?
• ✅ Har du bekreftet at ledertavlene fungerer som forventet?

Roller og ansvarsområder

• ✅ Er det klart hvem som er Org Admins og hvem som er ansvarlig for godkjenning og publisering av kurs?
• ✅ Er rollene til redaktørene, sjefredaktørene og innholdsskaperne klart definert?
• ✅ Er det etablert en arbeidsflyt for intern kommunikasjon mellom redaktører, sjefredaktører og organisasjonsadministratorer når det gjelder oppretting og publisering av emner?

Kurs (Motis)

• ✅ Er minst fem kurs publisert i appen for å sikre at brukerne ikke logger inn på en tom plattform?
• ✅ Har du testet at kursene vises i appen og fungerer som forventet?
• ✅ Finnes det en publiseringsplan for månedene etter lanseringen for å opprettholde en jevn strøm av nye kurs?

Oppsett av støtte

• ✅ Er det bestemt hvem som skal ta seg av førstelinjesupport i bedriften?
• ✅ Skal brukerne kontakte org-administratorene direkte, eller vil det bli opprettet en egen e-postadresse for kundestøtte?

Merk: Bedriften din administrerer førstelinjesupport. Motimate tilbyr andrelinjesupport via support@motimateapp.com.

Kontoinnstillinger

• ✅ Har du planlagt en kort samtale med Motimate for å gå gjennom kontoinnstillingene og ta opp eventuelle spørsmål? (Anbefales senest en uke før lansering).

Invitasjoner

• ✅ Har du utarbeidet teksten for invitasjoner til brukere via SMS eller e-post? (Kontakt Motimate hvis du er usikker på hvilken kanal du skal bruke).
• ✅ Har invitasjonsteksten blitt sendt til Motimate for inkludering i kontoen din? (Send inn dette minst én uke før lansering).
• ✅ Har en testinvitasjon blitt sendt til en utpekt bruker i bedriften for å bekrefte funksjonaliteten?

Lansering

• ✅ Har brukerne blitt informert om den kommende lanseringen? (Vet de hva de kan forvente?)
• ✅ Hvilken type lansering vil du ha? (Lydløs lansering? Event?)
• ✅ Vil invitasjoner bli sendt til alle brukere samtidig, eller vil utrullingen skje gradvis, gruppe for gruppe?
• ✅ Har du kommunisert lanseringsdato og -tidspunkt til Motimate? (Gi minst én ukes varsel.)
• ✅ Er du forberedt på å håndtere potensielle supportforespørsler i løpet av de første dagene etter lanseringen? (f.eks. brukere som ikke mottar invitasjoner eller opplever problemer med pålogging).

Oppfølging etter lansering

• ✅ Finnes det en plan for å følge opp brukere som ikke har logget inn?

Tips: Motimate kan hjelpe deg med å sende påminnelsesinvitasjoner til inaktive brukere. Kontakt oss ved behov.

Hold deg oppdatert

• 📰 Abonner på nyhetsbrevet vårt for produktnyheter, oppdateringer og invitasjoner til Meet-ups.
• 💬 Du kan finne svar på de fleste spørsmålene dine i hjelpesenteret vårt.
• ❓ Hvis du trenger noe annet, er Customer Success Manager eller kundestøtte (support@motimateapp.com) bareen melding unna!

✨ Nå er du klar - gå ut og nyt MotiSpace til det fulle! 🎉

- Hilsen fra Motimate-teamet 💚