Welkom bij Motimate - we stellen je graag voor aan ons platform en hopen dat jouw organisatie alle voordelen zal plukken van een Motimate-klant 🎉

Om ervoor te zorgen dat je klaar bent voor succes en het meeste haalt uit je organisatie account (of"MotiSpace" zoals wij het noemen), hebben we deze onboarding gids voor je gemaakt. Hier nemen we een aantal belangrijke instellingen, functies, opties en andere overwegingen met je door waar je je bewust van moet zijn om je MotiSpace aan te passen aan jouw bedrijf.

Aan de slag

Pas je MotiSpace aan met logo en themakleur

Zorg dat je gebruikers zich meteen thuis voelen! Ontdek hier hoe je eenvoudig het logo van je organisatie kunt uploaden en de merkkleur voor je MotiSpace kunt selecteren.

Functies

Bekijk de optionele functies die beschikbaar zijn in je account en activeer en configureer de functies waarvan je gebruik wilt maken. Lees er hier meer over.

 

Uitnodigingen

Pas de uitnodigings- en cursusherinneringse-mailsjablonen aan die naar je gebruikers worden gestuurd - we raden je aan om speciale aandacht te besteden aan de uitnodigingsberichten voordat je je gebruikers gaat uitnodigen voor je MotiSpace, zodat je je gebruikers de best mogelijke introductie tot je nieuwe leermiddel kunt geven. Misschien wil je je gebruikers informeren dat Motimate een mobile first platform is via de mobiele app, maar gebruikers kunnen ook inloggen via een webbrowser als ze dat liever doen. De app heet Motimate en is te vinden in de Apple App Store en in Google Play. Meer informatie over het aanpassen van je uitnodigingen vind je hier.

Beheerders en redacteuren

Alle gebruikers hebben een gebruikersrol die bepaalt welke rechten ze hebben in het platform, en een groepsrol voor elke groep waar ze lid van zijn. Je kunt hier meer lezen over deze functies.

Je moet nadenken over welke gebruikers in je organisatie je wilt hebben als Organisatiebeheerders ("Org. Admins"), en wie je cursussen wil laten maken, die krijgen één van de Editor rollen. We raden aan om slechts een handvol gebruikers in te stellen als Org. Admins in je MotiSpace, aangezien deze gebruikers toegang hebben tot alle instellingen - en we weten allemaal dat meer mensen met toegang gelijk staat aan een hoger risico op problemen. 

Gebruikers en groepen 

De eerste inhoud die je nodig hebt in je MotiSpace zijn je gebruikers en groepen. Groepen in Motimate worden voornamelijk gebruikt om je gebruikersbestand op te delen in kleinere segmenten die meestal dezelfde cursussen moeten volgen, zodat relevante training kan worden toegewezen aan de verschillende gebruikers in het bedrijf (bijvoorbeeld een cursus over het juiste proces voor het indienen van belastingaangiften zal worden toegewezen aan alle gebruikers in de groep "Financiën").

 

Je groepsboom (of hiërarchie) zal verschillende niveaus hebben, beginnend bij niveau 1, dat de hele organisatie vertegenwoordigt, en vertakkingen naar beneden, bijvoorbeeld via verschillende afdelingen, naar het laagste niveau dat meestal individuele teams of misschien je verschillende winkels zullen zijn. Cursussen die worden toegewezen aan een "bovenliggende groep" worden automatisch ook toegewezen aan alle gebruikers in de groepen op de niveaus eronder (bv. een cursus die wordt toegewezen aan de niveau 3-groep "Financiën" wordt ook toegewezen aan de niveau 4-groepen "Boekhouding", "Auditing" en "Belastingen"). Je kiest zelf hoeveel niveaus je groepsboom krijgt. Je groepsstructuur kan gebaseerd zijn op winkels op verschillende locaties of gewoon de teamstructuur van je organisatie volgen. Je moet nadenken over welk type groepshiërarchie zinvoller is voor jouw organisatie en hoe je van plan bent je trainingen uit te rollen voordat je iets gaat importeren. Je kunt er hier meer over lezen.

 

Merk op dat je naast groepen ook gebruikers Posities kunt toewijzen, die je zelf aanmaakt. Deze kunnen worden gebruikt om training nog specifieker toe te wijzen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een cursus toe te wijzen aan gebruikers in een groep (een specifieke winkel of team), maar alleen aan degenen die de functie "Teamleider" hebben. Lees hier meer over Posities.

Als je hebt besloten hoe je je groepen wilt organiseren, moet je gaan nadenken over hoe je je gebruikers wilt importeren. 

📥

Je gegevens importeren

Hoewel het natuurlijk mogelijk is om afzonderlijke gebruikers aan te maken via de UI van het platform(handleiding hier), heb je waarschijnlijk een manier nodig om veel nieuwe gebruikers in één keer aan te maken als je helemaal nieuw bent bij Motimate en het opzetten van het account. We bieden hier verschillende opties, zodat je de optie kunt kiezen die het beste bij jouw bedrijf past. Merk op dat niet alle mogelijkheden beschikbaar zijn voor alle opties:

• Bulk Upload:
  Al je gebruikers kunnen in een CSV-bestand worden gezet en vervolgens in bulk naar het systeem worden geüpload. Je kunt gebruikers toewijzen aan groepen en ze een groepsrol geven, maar alle gebruikers krijgen een 'normale gebruiker' gebruikersrol, wat betekent dat degenen die een andere rol zouden moeten hebben, moeten worden bijgewerkt na het importeren(zie de handleiding hier).
   
• Integraties:
  Misschien wilt u een integratie opzetten tussen Motimate en uw HR-systeem, zodat u al uw gebruikers, en zelfs uw interne organisatiestructuur als u dat wilt, rechtstreeks vanuit uw eigen systemen kunt importeren, synchroniseren en onderhouden. De volgende integratiemethoden zijn beschikbaar:
  • API (aanbevolen)
    Dit is onze meest flexibele optie, waarbij je de meeste adminacties kunt automatiseren via API, zodat alles wat je doet met een gebruiker in je HR-systeem ook wordt weergegeven in Motimate(zie handleiding hier).
     
  • SCIM (alleen importeren van gebruikers en groepen)
    Met een SCIM-integratie kunt u uw gebruikers en groepen importeren en bijwerken, maar deze is minder flexibel en sommige importacties moeten handmatig worden uitgevoerd, zoals het instellen van groeps- en gebruikersrollen(zie de handleiding hier).
     
  • sFTP (alleen gebruikersimport)
    Dit is net als de CSV importoptie, alleen is het een geautomatiseerde import waarbij je het CSV-bestand elke dag beschikbaar maakt voor onze servers, met eventuele wijzigingen in je gebruikers, en dit wordt 's nachts geüpload en implementeert eventuele wijzigingen in je gebruikers(zie handleiding hier).

🪄

Cursussen en inhoud maken

Nu komt het leuke gedeelte - het maken van je cursussen, die we graag"Motis" noemen!

Hier hebben we een reeks verschillende tools en contentblokken waarmee je creatief aan de slag kunt om boeiende en geweldige leerervaringen voor je werknemers te creëren.

Hier vind je onze handleiding voor het maken van je eerste Motis. Volg de gelinkte artikelen onderaan deze pagina om door het hele proces geleid te worden, van het maken van je Moti tot het publiceren en uitrollen ervan naar je gebruikers. 

We raden je aan om minstens 5 cursussen klaar te hebben staan voor je gebruikers wanneer je live gaat - en als je hulp nodig hebt om je bibliotheek met cursussen aan te vullen, praat dan met je Customer Success Manager die je graag aanvullende kant-en-klare content voorstelt, variërend van een groot aantal onderwerpen.

Je kunt je cursussen ook combineren in pakketten om gemakkelijk een verzameling gerelateerde cursussen toe te wijzen, of je kunt leerpaden maken waarbij gebruikers worden meegenomen op een reis door een aantal van je cursussen in een vaste volgorde om ze precies die ervaring te geven die jij wilt.


 

Vermijden dat e-mails in junkmail/spam terechtkomen

E-mails die Motimate verstuurt naar je gebruikers (zoals uitnodigingen en herinneringen) worden verstuurd vanaf de volgende domeinen:

• motimateapp.com
• motimate.app

Over het algemeen wordt het onderstaande e-mailadres gebruikt:

• no-reply@motimateapp.com

We raden je sterk aan om deze domeinen te whitelisten in je e-mailoplossing om ervoor te zorgen dat ze niet in spam terechtkomen. Meld dit tijdig bij de IT-manager/afdeling/leverancier. Het is cruciaal voor de implementatie dat e-mails van Motimate worden ontvangen door uw gebruikers.

🚀

Binnenkort tijd om te lanceren!

Voordat je van start gaat, hebben we de onderstaande checklist gemaakt om ervoor te zorgen dat alles klaar is voor een succesvolle start!

Importeren en aanmelden van gebruikers

• Zijn alle gebruikers toegevoegd aan het systeem?
• Zijn alle benodigde groepen aangemaakt?
• Zijn gebruikers toegewezen aan de juiste groepen?
• ✅ Heb je bevestigd dat de leaderboards werken zoals verwacht?

Rollen en verantwoordelijkheden

• ✅ Is het duidelijk wie de Org Admins zijn en wie verantwoordelijk is voor het goedkeuren en publiceren van cursussen?
• Zijn de rollen van redacteuren, hoofdredacteuren en contentmakers duidelijk gedefinieerd?
• ✅ Is er een workflow opgesteld voor interne communicatie tussen redacteuren, hoofdredacteuren en org-admins over het maken en publiceren van cursussen?

Cursussen (Motis)

• ✅ Zijn er minstens vijf cursussen gepubliceerd in de app om ervoor te zorgen dat gebruikers niet inloggen op een leeg platform?
• ✅ Heb je getest of cursussen worden weergegeven in de app en werken zoals verwacht?
• ✅ Is er een publicatieplan voor de maanden na de lancering om een gestage stroom van nieuwe cursussen te behouden?

Ondersteuning instellen

• ✅ Is er besloten wie de eerstelijnsondersteuning in uw bedrijf voor zijn rekening neemt?
• ✅ Moeten gebruikers rechtstreeks contact opnemen met Org Admins of wordt er een speciaal e-mailadres voor ondersteuning beschikbaar gesteld?

Opmerking: Je bedrijf beheert de eerstelijnsondersteuning. Motimate biedt tweedelijnsondersteuning via support@motimateapp.com.

Accountinstellingen

• ✅ Heb je een kort gesprek met Motimate gepland om de accountinstellingen door te nemen en eventuele vragen te beantwoorden? (Aanbevolen uiterlijk een week voor de lancering).

Uitnodigingen

• ✅ Heb je de tekst opgesteld voor uitnodigingen naar gebruikers via sms of e-mail? (Neem contact op met Motimate als je niet zeker weet welk kanaal je moet gebruiken).
• ✅ Is de uitnodigingstekst naar Motimate gestuurd voor opname in je account? (Dien dit ten minste één week voor de lancering in).
• ✅ Is er een testuitnodiging gestuurd naar een aangewezen gebruiker binnen uw bedrijf om de functionaliteit te bevestigen?

Lancering

• ✅ Zijn gebruikers geïnformeerd over de aanstaande lancering? (Weten ze wat ze kunnen verwachten?)
• Welk type lancering krijg je? (Stille lancering? Gebeurtenis?)
• ✅ Worden de uitnodigingen naar alle gebruikers tegelijk gestuurd of gebeurt dit geleidelijk, groep voor groep?
• ✅ Heb je de lanceerdatum en -tijd doorgegeven aan Motimate? (Doe dit minstens een week van tevoren.)
• ✅ Bent u voorbereid op mogelijke ondersteuningsverzoeken tijdens de eerste dagen na de lancering? (Gebruikers ontvangen bijvoorbeeld geen uitnodigingen of hebben aanmeldingsproblemen).

Follow-up na de lancering

• ✅ Is er een plan voor het opvolgen van gebruikers die zich niet hebben aangemeld?

Tip: Motimate kan helpen bij het versturen van herinneringsuitnodigingen naar inactieve gebruikers. Neem indien nodig contact met ons op.

Blijf op de hoogte

• 📰 Abonneer je op onze nieuwsbrief voor productnieuws, updates en uitnodigingen voor Meet-ups.
• U kunt antwoorden op de meeste van uw vragen vinden in ons Helpcentrum.
• ❓ Als je nog iets nodig hebt, is je Customer Success Manager of Support (support@motimateapp.com) slechts een bericht van je verwijderd!

✨ Je bent nu helemaal klaar - ga erop uit en geniet optimaal van je MotiSpace! 🎉

- Liefs van het Motimate team 💚