Motimate: Hoe maak je een CSV-bestand klaar voor upload door gebruikers?

CSV-bestanden kunnen worden gebruikt om gebruikersprofielen te uploaden naar Motimate en om groepen en posities aan te maken en toe te wijzen.

Overzicht

Een van de belangrijkste aspecten van het aan de slag gaan met Motimate is het registreren van gebruikers in het systeem, met de juiste functies en in de juiste groepen. Je kunt je eerste gebruiker uploaden door een CSV-spreadsheet in te vullen en deze te sturen naar support@motimateapp.com. Het bestand moet worden verzonden als een beveiligde link en niet als bijlage bij de e-mail. 

Je kunt dan eenvoudig gebruikers beheren in je MotiSpace account.

Als je de gebruikers rechtstreeks wilt uploaden en de gebruikersgegevens regelmatig in bulk wilt bijwerken, kun je dit doen met behulp van een sFTP-bestandsoverdracht. Je kunt daar hier meer over lezen (link naar artikel). 

Dit kan worden geautomatiseerd door je IT-team. We kunnen deze automatisering ook voor je opzetten (dit is een betaalde service, neem contact op met support@motimateapp.com voor meer informatie).

Dit artikel legt uit welke informatie we nodig hebben in de spreadsheet om Gebruikers, Posities en Groepen aan te maken in Motimate. 

De voorwaarden om in te kunnen loggen en Motimate services te kunnen gebruiken zijn:

1. De werknemer is een gebruiker in Motimate
2. De gebruiker behoort tot een bepaalde groep op basis van de afdeling en de rol van de werknemer.

De gebruikersaccounts van de werknemers moeten worden geïmporteerd in Motimate voordat ze kunnen inloggen in Motimate.

 

Je kunt hier een videogids bekijken over hoe je de CSV-spreadsheet invult:

Specificaties bestandsinhoud

Het CSV-bestand bevat alle vereiste gebruikers- en groepslidmaatschapsinformatie voor alle medewerkers die toegang krijgen tot Motimate. 

Wanneer Motimate het nieuwe bestand ontvangt, verlenen we toegang op basis van de informatie in het nieuwe bestand. Als er een nieuwe gebruikersaccount wordt toegevoegd, wordt deze toegevoegd aan Motimate. Motimate zal ook bestaande gebruikersinformatie en de groepslidmaatschappen van de gebruiker bijwerken volgens het bestand. 

Deze importmethode kan worden gecombineerd met handmatig accountbeheer. Gebruikers en groepen die zijn geïmporteerd worden gemarkeerd als geïmporteerd in je MotiSpace instellingen. Houd er rekening mee dat wanneer we het bestand handmatig voor je importeren, gebruikers niet uit Motimate worden verwijderd als ze uit het bestand zijn verwijderd. Als je er echter voor kiest om gebruikers via SFTP te importeren, worden gebruikers gedeactiveerd in Motimate als ze uit het bestand zijn verwijderd. 

Het CSV-bestand heeft een aantal verplichte kolommen die moeten worden opgenomen voor een succesvolle import. Je kunt hier een CSV-structuur en een voorbeeld in Excel-formaat downloaden:

Hier staat een uitleg over hoe je de spreadsheet moet invullen: Download dit voorbeeld CSV-bestand(of bekijk het in Google Sheets)

 

NB! Houd er rekening mee dat het veld 'employee_id' geen spaties accepteert.

Gebruikersinformatie:



Gebruikersposities:




Gebruikersgroepen:

Na het importeren van dit CSV-voorbeeld ziet het er zo uit in Motimate bij het toewijzen van trainingen: